fbpx
Procurement Supply Chain Management

6 yếu tố chuyên viên mua hàng thường bỏ qua khi lựa chọn nhà cung cấp

6 yếu tố chuyên viên mua hàng thường bỏ qua khi lựa chọn nhà cung cấp

Các nhà cung cấp được cho là một vũ khí cạnh tranh bí mật của doanh nghiệp. Những lợi ích cạnh tranh mà các nhà cung cấp mang lại được thể hiện ở nhiều yếu tố, từ giá cả và thời gian giao hàng tốt hơn đến tăng cơ hội để xem xét và thực hiện các phương pháp đổi mới. Thế nên, các doanh nghiệp hiện nay đều đang hướng đến việc phát triển các chiến lược cung ứng phù hợp có liên quan trực tiếp đến chiến lược công ty của họ. Tuy nhiên, có những sai lầm mà các nhân sự mua hàng thường gặp phải trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp dẫn đến việc không tìm được nhà cung cấp đáp ứng được hết những kỳ vọng của doanh nghiệp. 

Dưới đây là 6 sai lầm thường gặp trong quá trình chọn lựa nhà cung ứng: 

  • Chỉ quan tâm về giá 

Mặc dù chi phí là yếu tố cần phải tối ưu trong bất kỳ hoạt động chuỗi cung ứng, đặc biệt ở mắt xích mua hàng. Tuy nhiên, chọn được nhà cung cấp rẻ nhất không phải là lựa chọn hàng đầu. Và ngược lại, nhà cung cấp với chi phí đắt cũng không chắc chắn sẽ mang đến những lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp

Thay vào đó, những yếu tố quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình đánh giá nhà cung cấp là: chất lượng, tính linh hoạt và trải nghiệm giao hàng,…. Khi đặt đủ tiêu chí cho những cho các yếu tố này, doanh nghiệp sẽ xác định được quy trình và giám sát hiệu quả các nhà cung cấp của mình. 

  • Không xem xét tất cả các chi phí (Total Cost Ownership)

Việc chọn mức giá ban đầu thấp nhất hầu như luôn là một công thức dẫn đến các vấn đề – và là sai lầm phổ biến nhất vì nghĩ rằng đây là chi phí duy nhất và cuối cùng mà mình cần phải chi trả. Tuy nhiên, tùy vào đặc điểm hàng hóa và vị trí địa lý giao hàng có thể sẽ phát sinh thêm nhiều chi phí khác như phí vận chuyển, thuế cho từng loại hàng hóa,… Vì thế, cần tìm kiếm thông tin và xem xét chi phí thích hợp trước khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp

  • Bỏ qua lịch sử nhà cung cấp (Supplier History)

Một sai lầm khá phổ biến khác trong đánh giá nhà cung cấp là bỏ qua lịch sử của họ. Điều này có thể dẫn đến việc lựa chọn nhà cung cấp không thể đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp, tệ hơn là gây ra những tổn thất về chi phí và danh tiếng của doanh nghiệp. 

Vì vậy, hãy chắc chắn tham khảo các chuyên gia khác trong khu vực để biết các khuyến nghị về nhà cung cấp. Thực hiện một cuộc khảo sát về những gì các công ty khác nghĩ về công ty cung cấp mà bạn lựa chọn. Điều này sẽ cung cấp một bức tranh sớm và rõ ràng hơn về mối quan hệ cung ứng sẽ như thế nào trong thực tế, cùng với những điểm yếu và vấn đề có thể phát sinh trong quá trình này. Nếu có thể, hãy yêu cầu các nhà cung cấp chia sẻ câu chuyện thành công của họ và nhớ liên hệ với các công ty được đề cập. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng chắc chắn rằng lựa chọn của mình là đúng!

THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM

  • Không phân tích khả năng giao hàng 

Khi gửi báo giá, nhà cung cấp nói rằng họ có thể cung cấp tất cả các mặt hàng bạn cần. Tuy nhiên, điều này có thể không tương ứng với thực tế, Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn được bảo vệ bởi một thỏa thuận, những rắc rối do quy trình không hoàn chỉnh có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của bạn. 

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, điều quan trọng là phải kiểm tra xem liệu nhà cung cấp có thể cung cấp số lượng đã cam kết một cách hiệu quả hay không. Khả năng đáp ứng thời hạn cũng rất quan trọng. Sẽ không có ý nghĩa gì nếu nhà cung cấp cấp có khả năng cung cấp đủ hàng hóa cho doanh nghiệp nhưng lại trễ tiến độ. 

  • Không xem xét nhiều chọn lựa nhà cung cấp 

Một sai lầm phổ biến khác trong hoạt động mua sắm của doanh nghiệp là nóng vội. Điều này khiến các công ty chỉ đánh giá một số nhà cung cấp và sau đó chấp nhận các đề xuất đầu tiên.

Vấn đề lớn khi chỉ đánh giá một vài lựa chọn là khả năng lãng phí cơ hội có được những lợi ích vượt trội từ các nhà cung cấp khác. Nếu công ty của bạn không tận dụng được lợi thế đó, có lẽ đối thủ cạnh tranh sẽ làm như vậy – điều đó có nghĩa là một bất lợi cho doanh nghiệp của bạn.

Vì vậy, để chọn được nhà cung cấp tốt, trước hết cần chọn một mẫu đánh giá lớn. Cách này cũng sẽ ngăn doanh nghiệp tạo ra mối quan hệ phụ thuộc với một nhà cung cấp duy nhất. Luôn ghi nhớ rằng có nhiều cơ hội tìm được các công ty khác với chất lượng và năng lực tương tự với mức giá tối ưu hơn.

 

XEM THÊM: 7 BƯỚC CHO CHIẾN LƯỢC MUA HÀNG TỐI ƯU CHI PHÍ CHO DOANH NGHIỆP 

  • Không chuẩn bị danh sách nhà cung cấp dự phòng

Trong một vài trường hợp, ngay cả khi đã có được một nhà cung cấp tốt, đủ năng lực, đáp ứng tất cả nhu cầu mà doanh nghiệp đề ra. Thế nhưng, không ai chắc chắn rằng điều này sẽ kéo dài mãi. Những tình huống có thể xảy ra từ phía nhà cung cấp, hoặc từ chính doanh nghiệp khi có nhu cầu tìm nguồn hàng mới. Như vậy, nếu không có sẵn danh sách dự phòng cho những tình huống này, có thể doanh nghiệp sẽ đối sẽ phải mất nhiều thời gian và chi phí trong việc tìm kiếm một nhà cung cấp thay thế.

Vì thế, thay vì dành toàn bộ chi phí mua hàng cho một nhà cung cấp, doanh nghiệp có thế chia nhỏ cho một vài nhà cung cấp tiềm năng khác, để luôn có sẵn các lựa chọn khi xảy ra những vấn đề. Và tốt nhất là luôn phải lập sẵn một danh sách dự trù các nhà cung cấp có thể sẽ trở thành đối tác chiến lược trong tương lai.

Tiểu kết:

Lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất là rất quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp. Trong suốt thời gian giao hàng, bạn cũng nên nhớ đánh giá hoạt động của các nhà cung cấp và liệu họ có đáp ứng thời gian giao hàng hay không. Sau đó, bạn có thể phát triển một kế hoạch hành động để sửa chữa mọi vấn đề có thể xảy ra.

Giữ cho dữ liệu nhà cung cấp của bạn luôn được cập nhật, vì điều này sẽ tránh những vấn đề xấu có thể xảy ra  trong tương lai. Ngoài ra, hãy xem xét khả năng sử dụng sự trợ giúp của một phần mềm tự động hóa cụ thể để quản lý các nhà cung cấp của bạn. Với dữ liệu từ các đối tác kinh doanh của bạn được lưu trữ dưới dạng điện tử, sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý các địa chỉ liên hệ và thông tin.

Nguồn: Mercadoe


Supply Chain Seminar Seri

Tham gia Webinar – SCSS No. 3 | Lean Supply Chain để hiểu rõ hơn về những lợi ích, cũng như những khó khăn khi triển khai mô hình Lean trong chuỗi cung ứng. Từ đó, có sự chuẩn bị tốt nhất để khai thác tối đa hiệu quả mà Lean mang lại cho doanh nghiệp của mình bạn nhé!

VILAS