Chia sẻ của một bạn sinh viên:
“Em gia nhập công ty với vai trò là một Quản trị viên tập sự, ban đầu em có định hướng thiên về Marketing. Nhưng chỉ trong vòng 3 tháng ở vị trí Thu mua, em đã hoàn toàn bị choáng hợp với một vị trí có thể coi là “xương sống” của công ty, nơi mà các quyết định và các bản hợp đồng thành công có thể quyết định kết quả hoạt động của một tập đoàn lớn. Mỗi ngày đều rất thú vị với rất nhiều thử thách khách nhau”.
Vậy ngành thu mua là gì và phòng mua hàng đóng vai trò gì, có giá trị như thế nào đối với chuỗi cung ứng? Cùng VILAS tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Thu mua là gì?
Thu mua là một chức năng trong chuỗi cung ứng, đề cập đến hoạt động thu thập hàng hóa hay dịch vụ cho doanh nghiệp đáp ứng những tiêu chí như: tối ưu chi phí, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng,… Quá trình này bao gồm việc chuẩn bị và xem xét nhu cầu cũng như việc tiếp nhận và thanh toán. Nó thường liên quan đến:
- Lập kế hoạch mua;
- Xác định các tiêu chuẩn;
- Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp;
- Phân tích giá trị;
- Tài chính;
- Đàm phán giá cả;
- Mua hàng;
- Quản lý hợp đồng cung cấp;
- Kiểm soát hàng tồn kho;
- Thanh toán và các chức năng khác có liên quan.
Quy trình thu mua thường là một phần của chiến lược công ty, bởi vì khả năng thu mua nguyên vật liệu sẽ quyết định sự thành bại của các hoạt động khác. Một doanh nghiệp không thể tồn tại nếu giá thu mua đầu vào cao hơn lợi nhuận bán ra, làm cho việc bán sản phẩm trở nên phi thực tế.
Vì sao thu mua lại quan trọng?
Procurement hay thu mua là một quy trình quan trọng trong một chuỗi cung ứng, vì nó đóng vai trò là yếu tố đầu vào đảm bảo các hoạt động tiếp theo của chuỗi được diễn ra. Theo các chuyên gia chuỗi cung ứng, chi phí dành cho hoạt động thu mua chiếm khoảng 70% chi phí toàn doanh nghiệp. Do đó, hoạt động Procurement hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được một khoản chi phí đáng kể ngay từ giai đoạn đầu vào của chuỗi cung ứng.
Tối ưu chi phí được xem là một khía cạnh then chốt của một chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, quan trọng hơn hết là yếu tố về mặt chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà nhà cung ứng mang lại. Bên cạnh đó là những lợi ích theo sau khi có được mạng lưới nhà cung cấp đáng tin cậy như tối ưu thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.
Ví dụ: Khi doanh nghiệp cần mua một phần mềm phụ vụ cho hoạt động Marketing, việc chọn đúng nhà cung cấp ngoài việc giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí với chất lượng sản phẩm phù hợp, nó còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tránh lãng phí thời gian và nguồn lực vào các các hoạt động với các nhà cung ứng không đủ tiêu chí.
THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM
Công việc cụ thể
- Làm việc trực tiếp với phòng Kế hoạch và Sản xuất, để lập kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua.
- Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, và quản lý quá trình lựa chọn.
- Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
- Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
- Theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí.
- Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.
- Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý.
- Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
- Xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả.
- Góp phần củng cố, giảm chi phí từ các nhà cung cấp địa phương.
Kỹ năng của một chuyên viên thu mua
Đứng dưới danh nghĩa là một người làm trong lĩnh vực thu mua, bạn phải chứng minh một loạt các kỹ năng quan trọng, bao gồm: “năng khiếu” kinh doanh, quản lý tài chính, khả năng giao tiếp và đàm phán, có hiểu biết về thị trường quốc tế, có sáng tạo và luôn đổi mới.
Trong môi trường thu mua chiến lược ngày nay, các cá nhân thành công nhất phải biết kết hợp kỹ năng thu mua truyền thống với kỹ năng quản lý tốt các mối quan hệ – kỹ năng nghe, hiểu biết, giao tiếp và đồng cảm.
THAM KHẢO: MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP ĐƯỢC THỰC HIỆN DƯỚI NHỮNG HÌNH THỨC NÀO?
Kỹ năng mua sắm truyền thống, chẳng hạn như quản lý tài chính, quản lý hợp đồng, giảm chi phí và đàm phán cơ bản sẽ luôn là nền tảng cho quá trình thu mua.
Các mối quan hệ hiện tại với các đối tác (nhà cung cấp) ngày nay tương đối bình đẳng. Người mua và nhà cung cấp làm việc với nhau ngay từ khi bắt đầu đàm phán để chia sẻ thông tin, đào tạo, hỗ trợ, đầu vào kỹ thuật và ý tưởng để làm giảm tổng chi phí. Đồng thời người mua cũng cần phải làm việc chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo nhu cầu của họ được đáp ứng và tối ưu hóa quá trình này.
Tại sao bạn nên cân nhắc lựa chọn nghề thu mua?
Là một người mua, bạn đang ở trong một vị trí cực kỳ quan trọng trong công ty. Nhưng vì người mua thường xuyên hoạt động đằng sau hậu trường, nhiều người không nhận thức thu mua như là một lựa chọn nghề nghiệp. Người thu mua hàng đang được săn đón mạnh mẽ trên toàn thế giới và có thể đạt được vị trí rất cao trong công ty. Cho dù đó là tìm nguồn cung ứng hàng hóa từ các nhà cung cấp địa phương hoặc hoạt động trên chuỗi cung ứng toàn cầu, thu mua dịch vụ và nguồn nhân lực cần thiết với giá hợp lý, đặc biệt là trong môi trường kinh tế khó khăn hiện nay, có thể quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp.
Nhìn chung, một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển hoạt động sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận. Điểm mấu chốt của chuyên viên thu mua là họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp.
Tạm kết:
Hiện nay, nghề thu mua dần dần trở nên rất “hot” tại Việt Nam, nhất là với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, khoảng cách của người thu mua và nhà cung cấp trở nên gần hơn bao giờ hết. Đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức to lớn cho các bạn mới chập chững bước vào nghề. Nhưng với kiến thức về chuỗi cung ứng trong tay, nó sẽ trở thành một công cụ cực kì hữu ích giúp bạn vượt qua những khó khăn này.
TheoCips
