TÓM TẮT
Với vị trí là người trung gian cung cấp dịch vụ vận chuyển cho khách hàng, Sales Forwarder là người làm việc trực tiếp với Sales hãng tàu. Để thoả thuận được một bản hợp đồng vận chuyển thuận ý cả đôi bên, phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng đàm phán và thương lượng của Sales Forwarder. Và hơn hết, dù quyết định book tàu hay ko, Sales Forwarder cũng cần giữ một mối quan hệ thân hữu với Sales hãng tàu. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế từ các Sale Forwarder “Làm sao để giữ mối quan hệ tốt đẹp với Sales hãng tàu”
1. CHỦ ĐỘNG XIN CONTACT CÁ NHÂN
Việc xin Contact từ hãng tàu là việc cơ bản để Sales Forwarder xây dựng quan hệ lâu dài với Sales hãng tàu. Điều này sẽ thuận tiện hơn cho việc trao đổi, cung cấp thông tin. Bạn nên đề xuất những buổi gặp mặt, có thể để trao đổi chi tiết về hợp đồng, hay chỉ đơn giản là những buổi gặp mặt xã giao nhằm thắt chặt mối quan hệ, tạo điều kiện thuận lợi cho những thỏa thuận tiếp theo.
Trước khi liên hệ xin giá cước từ Sales hãng tàu, Sales Forwarder cần chuẩn bị những thông tin cơ bản về hàng hóa để quá trình trao đổi diễn ra nhanh chóng hơn. Việc chủ động, sẽ tránh tình trạng báo sai thông tin, dẫn đến những rủi ro sau này. Những thông tin cơ bản Sales Forwarder cần chuẩn bị đó là:
- POL (Port of Loading): cảng đóng, xếp hàng
- POD (Port of Discharge): Cảng dỡ hàng
- Commodity: Mô tả loại hàng hoá
- Weight: Book bao nhiêu Container. Khối lượng hàng hoá trên một Container (xxx tons/ Cont 20 or xxx tons/Cont 40)
- ETD: Thời gian dự kiến xuất hàng
- ETA: Thời gian dự kiến hàng đến (nếu có deadline từ khách hàng yêu cầu)
- Giá trị lô hàng (nếu mua bảo hiểm)
- MSDS nếu là hàng nguy hiểm (Dangerous Goods)
2. Chủ động khai báo các thông tin liên quan đến lô hàng
3. BÁO TARGET RATE NGAY KHI XIN GIÁ HOẶC SAU KHI CÓ GIÁ
“Target rate” có thể được hiểu là mức giá đã được ấn định từ phía Sales Forwarder. Nếu mức giá hãng tàu đưa ra vượt giá ấn định, Sales Forwarding có thể đề cập đến Target gate của mình. Việc này có thể làm trước hoặc sau khi đã nhận được báo giá. Target rate có thể được Sales hãng tàu chấp nhận hoặc ngược lại, phụ thuộc một phần vào khả năng thương lượng và đàm phán của Sales Forwarding.
Khi đã nhận được báo giá từ Sales hãng tàu, dù không đồng ý với mức giá đó, bạn vẫn nên phản hồi, không nên im lặng, vì có thể bạn cần phải xin cước cho những chuyến hàng sau. Nếu được báo giá qua Mail hay tin nhắn điện thoại, bạn cần hồi đáp bằng một lời cảm ơn, kèm theo lời chúc một ngày làm việc tốt lành. Việc này giúp Sales Forwarder tạo được thiện cảm với các Sales hãng tàu. Từ đó, những lần xin báo giá sau cũng trở nên dễ dàng hơn.
4. FEEDBACK SAU KHI NHẬN BÁO GIÁ
5. HẠN CHẾ CANCEL SAU KHI ĐÃ BOOK
Chẳng một hãng tàu nào sẽ cảm thấy vui khi đang chuẩn bị các bước tiếp theo cho việc vận chuyển hàng hóa lại nghe tin “sét đánh” là Sales Forwarder Cancel. Dù biết sẽ có những trường hợp bất đắc dĩ xảy ra, có thể việc Cancel đến từ phía doanh nghiệp cần vận chuyển hàng hóa. Nhưng Sales Forwarder cần hạn chế tối đa vấn đề này. Vì nó có thể ảnh hưởng đến uy tín và mối quan hệ của cả 2 bên.
Sales Forwarder cần hạn chế việc Cancel sau khi Book tàu bằng một số cách như: Làm rõ các điều khoản về quyền lợi và trách nhiệm với hãng tài cũng như khách hàng của mình
Các Sales Forwarder nên lập ra một danh sách nhóm các hãng tàu quen thuộc và lên chiến lược xây dựng quan hệ lâu dài với họ. Điều này mang đến nhiều lợi ích cho cả Forwarder và cho cả hãng tàu. Khi mối quan hệ vững chắc sẽ dễ dàng hơn cho việc thương lượng về giá cả. Ngược lại, có thể giúp hãng tàu có được nhiều khách hàng hơn trong bối cảnh cạnh tranh giữa nhiều hãng tàu.
6. ưu tiên làm việc với các hãng tàu quen
7. thanh toán đúng hạn
Để có một mối quan hệ hợp tác tốt, tín dụng là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Việc thanh toán chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến uy tín của công ty Forwarder, hơn hết sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình giao nhận hàng hàng. Điều này còn phụ thuộc vào cách mà Sales Forwarder làm việc với khách hàng của mình.
TẠM KẾT
Dù là bất kỳ lĩnh vực nào, việc kết nối và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan là điều vô cùng cần thiết. Là một Sales Forwarder, ngoài làm việc với khách hàng, bạn còn phải thương lượng và đàm phán với hãng tàu để mang lại một thỏa thuận tốt nhất cho cả 3. Có thể nói, kỹ năng xây dựng và củng cố các mối quan hệ là vô cùng quan trọng. Chúng tôi mong rằng những kinh nghiệm trên đây có thể giúp sự nghiệp Sales Forwarding của bạn trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.
Chương trình đào tạo
Chuyên viên dịch vụ Logistics – Logistics Services Executive
“Nắm bắt toàn diện kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành hiệu quả hoạt động Logistics”
Hội thảo ASCC 23: Supply Chain Competency Frameworks
“Strategize Meta Competencies for Your Career.”
