Một chuỗi cung ứng hiệu quả là khi dòng hàng hóa trong chuỗi luôn được lưu chuyển một cách trôi chảy và chuyển đến tay khách hàng vào đúng thời điểm, đúng số lượng và chất lượng, đặc biệt là mọi quy trình đều phải được tối ưu về mặt chi phí, thời gian, cũng như nguồn nhân lực, mang lại tính hiệu quả cho toàn doanh nghiệp. Để làm được điều đó, các nhà quản lý chuỗi cung ứng cần phải giảm tối đa các “nút thắt cổ chai” tại mỗi chức năng, mỗi giai đoạn trong chuỗi.
Nút thắt cổ chai có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào trong chuỗi cung ứng, ngay cả ở những hoạt động nhỏ nhất. Trong bài viết này, VILAS sẽ đề cập đến các nút thắt cổ chai thường xảy ra trong hoạt động kho hàng, bao gồm những điểm nghẽn gây gián đoạn các hoạt động trong kho, dẫn đến sự chậm trễ trong toàn chuỗi cung ứng, và nguyên nhân dẫn đến sự tắc nghẽn này.
Các nút thắt cổ chai trong hoạt động kho hàng thường đề cập đến việc lấy hàng, xử lý và vận chuyển đơn hàng chậm trễ. Sự chậm trễ này thường xuất phát từ 6 nguyên nhân chính sau:
Địa điểm đặt kho hàng
Địa điểm được chọn để đặt kho hàng thường phụ thuộc vào vị trí của các khách hàng và chi phí của chuỗi cung ứng. Khoảng cách từ kho đến khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đế tốc độ giao hàng. Nếu nhận được yêu cầu đặt hàng mà khoảng cách từ kho đến vị trí của khách hàng quá xa sẽ dẫn đến việc giao hàng chậm trễ, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của toàn chuỗi cung ứng.
Vị trí đặt kho hàng phù hợp cần được lựa chọn dựa trên cơ sở vị trí địa lý, các nhà quản lý thường sẽ bắt đầu với việc tính tọa độ trung bình giữa các khách hàng để chọn được khu vực đặt kho tổng và các kho phân phối sao cho tối ưu được quãng đường và thời gian giao hàng, bên cạnh đó mức độ ưu tiên đối với từng khách hàng khác nhau và chi phí thuê kho cũng cần được cân nhắc khi chọn vị trí xây kho.
Thiết kế Layout kho không tối ưu
Một kho hàng được bố trí một cách tối ưu là khi nhà kho đó đảm bảo không tồn tại tiện tích thừa và các tính năng của kho phải được tận dụng tối đa, giúp cho việc lưu trữ và di chuyển diễn ra một cách dễ dàng, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo được sự an toàn cho cả con người và hàng hóa.
Ngược lại, một nhà kho không được tổ chức hoặc bố trí hiệu quả sẽ dẫn đến lãng phí thời gian trong việc di chuyển, chất xếp và lấy hàng, từ đó gây ra sự chậm trễ, ảnh hưởng đến quy trình chung của toàn chuỗi cung ứng.
Việc thiết kế bố cục cho kho hàng cần dựa vào 3 yếu tố chính:
Tính chất hàng hóa
Một nhà kho lưu trữ nhiều loại hàng hóa có khối lượng và tính chất khác nhau, điều này tác động đến việc chọn loại kệ phù hợp để lưu trữ hàng, và với mỗi loại kệ sẽ chiếm diện tích kho khác nhau. Ví dụ đối với mặt hàng tủ lạnh có kích thước cồng kềnh, thường được đặt lên Pallett và chất chồng lên nhau thay vì được đặt trên kệ (Rack) để tối ưu diện tích.Vì thế, các nhà quản lý cần thiết kế bố cục với diện tích tối ưu theo từng đặc điểm của hàng hóa
Ngoài ra, dựa vào tính phổ biến và tần suất lưu chuyển của hàng hóa để thiết kế bố cục phù hợp, đảm bảo các nhân viên lấy hàng và xếp hàng tại các khu vực này không làm ảnh hưởng đến công việc của các nhân sự khác trong kho. Ví dụ: Các sản phẩm thường có nhiều đơn đặt hàng trong tuần sẽ được đặt ở phía trước để tiện cho việc lấy và trữ hàng diễn ra nhanh chóng hơn.
Không gian kho
Một nhà kho cần cung cấp đủ không gian để các hoạt động được thực hiện một cách linh hoạt, mượt mà, không có sự tắt nghẽn xảy ra giữa người và các hàng hóa cồng kềnh, thậm chí là gây ra những tai nạn không đáng có. Không gian phải đủ lớn để các nhân sự không va chạm nhau trong quá trình di chuyển. Mặc khác không gian cần được tối ưu một cách triệt để, đảm bảo không tồn tại diện tích thừa.
Bên cạnh đó, không gian kho hàng cần được thiết kế dựa trên các tính năng của kho, các tính năng liên quan mật thiết với nhau nên được bố trí liền kề để có thể tối ưu về mặt thời gian di chuyển. Ví dụ: Khu vực đóng gói nên được đặt trước khu vực gửi hàng.
Khả năng tiếp cận
Khả năng tiếp cận cũng có thể giảm thiểu số vụ tai nạn trong nhà kho vì nhân viên sẽ không phải chạy xung quanh liên tục để lấy hoặc chất hàng. Do nhà kho thường bận rộn với máy móc hạng nặng hoạt động khắp cơ sở, nên có thể tránh được tai nạn nếu nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận các thiết bị cần sử dụng.
Quy trình tiếp nhận không hiệu quả
Nếu quy trình nhận hàng của bạn không hiệu quả, thì các hoạt động tiếp theo cũng sẽ không diễn ra như kỳ vọng. Khi các sản phẩm nhận được không phải là một phần của đơn đặt hàng hoặc không có đầy đủ giấy tờ, thì rất khó để bảo quản các sản phẩm này trong kho của bạn một cách hợp lý. Nhận sản phẩm bị hỏng hoặc nhận đơn đặt hàng chưa hoàn thành sẽ khiến bạn mất tiền và tạo ra sự hỗn loạn với phần còn lại của hệ thống quản lý kho hàng của bạn.
Các nhà quản lý kho hàng cần một phương pháp kiểm soát chất lượng đáng tin cậy gắn liền với quy trình nhận hàng của mình để đảm bảo rằng mọi đơn đặt hàng và sản phẩm đều được hạch toán đúng cách. Phương pháp QC (Quality Control) sẽ có các danh sách kiểm tra để hoạt động từ đó phải được thỏa mãn trước khi có thể nhận được sản phẩm. Triển khai các phương pháp toàn diện để xử lý sản phẩm bị hỏng hoặc thiếu và sẽ có một nền tảng phần mềm được sử dụng để giúp tất cả nhân sự trong bộ phận tiếp nhận, mua hàng và kiểm soát chất lượng được cập nhật về mọi vấn đề đang được xử lý.
Không triển khai chiến lược lấy hàng
Lấy hàng tại kho đề cập đến quá trình mà các mặt hàng riêng lẻ được chọn từ một cơ sở thực hiện để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng. Đây được coi là một trong những hoạt động tốn kém và sử dụng nhiều lao động nhất đối với các nhà kho.
Các báo cáo trong ngành ước tính rằng việc lấy hàng tại kho chiếm tới 55% chi phí hoạt động của một trung tâm phân phối. Vì việc lấy hàng tại kho ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng, danh tiếng kinh doanh và lợi nhuận, nên việc cải thiện hoạt động này là ưu tiên hàng đầu của các công ty trên toàn thế giới.
Chiến lược lấy hàng phải được lựa chọn dựa trên cách bố trí và đặc điểm của hàng hóa. Việc hiểu được cách sắp xếp bố cục các vị trí trong kho, các nhà quản lý sẽ thiết kế được sơ đồ di chuyển của nhân sự để tối ưu thời gian và quãng đường lấy hàng trong kho.
Vd: Thay vì, lấy hàng hóa 1 bên sau đó quay đầu và tiếp tục lấy hàng bên còn lại, các nhân viên nên lấy hàng theo hình ZigZag như hình minh họa bên dưới để tối ưu thời gian
Kết nối với các nhân sự & chuyên gia Chuỗi cung ứng tại: Cộng đồng Logistics & Supply Chain Việt Nam
Thiếu sự đầu tư về công nghệ
Công nghệ ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng. Một nhà kho không có sự tự động hóa thích hợp sẽ in nhiều phiếu chọn hàng cho cùng một đơn đặt hàng, và chi tiêu quá nhiều cho hàng tồn kho vì nó không thể đếm chính xác những sản phẩm đang được bán vào những thời điểm khác nhau của năm.
Hệ thống mã vạch giúp loại bỏ nhu cầu in nhiều phiếu lấy hàng và hệ thống kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả giúp dễ dàng so sánh các đơn đặt hàng của công ty với danh sách đóng gói giao hàng. Với tự động hóa, nhà kho của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn và cắt giảm các quy trình lãng phí và dư thừa.
Nhân sự thiếu chuyên môn
Quản lý kho hàng là một quá trình phức tạp, đòi hỏi những công cụ phù hợp và những nhân sự có kinh nghiệm. Ngay cả khi công nghệ giúp làm cho chuỗi cung ứng tự động hóa hơn, chúng vẫn phụ thuộc vào sự tham gia của con người. Nếu nhân viên kho hàng được đào tạo không đúng cách, kém hiệu quả hoặc không dễ dàng tiếp cận với các công cụ phù hợp, các bộ phận của quy trình vận chuyển của họ sẽ bị đình trệ và làm chậm toàn bộ hoạt động.
Mặt khác, khi xảy ra sự cố đối với các thiết bị hỗ trợ công nghệ, nếu không được xử lý kịp thời sẽ tạo ra thời gian chết, dẫn đến tắc nghẽn và, tác động tiêu cực đến năng suất trên toàn bộ quy trình. Điều này càng nhấn mạnh vai trò không thể thiếu của các nhân sự có chuyên môn trong việc giảm thiểu các nút thắt cổ chai trong hoạt động kho hàng nói riêng và chuỗi cung ứng nói chung.
Tạm kết:
Nút thắt cổ chai có thể xảy ở bất kỳ giai đoạn nào trong chuỗi cung ứng, đối với giai đoạn vận hành kho, phần lớn nút thắt cổ chai sẽ diễn ra phổ biến ở các giai đoạn lấy hàng, nhận hàng và kiểm soát tồn kho, xuất phát từ việc thiếu chiến lược vận hành, nhân sự chuyên môn và sự hỗ trợ từ các thiết bị công nghệ khiến các công việc hoàn thành không đúng thời gian. Để giảm thiểu các nút thắt cổ chai trong hoạt động kho hàng, các nhà quản lý cần đảm bảo tối ưu được tất cả các hoạt động diễn ra trong kho dù là hoạt động nhỏ nhất.
Từ việc xem xét 6 nguyên nhân gây ra nút thắt cổ chai trong kho hàng đã được VILAS đề cập ở trên bao gồm: vị trí đặt kho, quy trình nhận và lấy hàng, yếu tố nguồn nhân lực và sự hỗ trợ của công nghệ, các doanh nghiệp có thể kịp thời phát hiện và giảm thiểu sự tắt nghẽn trong quá trình vận hành kho hàng của mình.
Chương trình đào tạo Quản trị kho hàng và tồn kho – Warehouse and Inventory Management‘
“Cải tiến vận hành kho hàng thông qua Layout – Process – People – System”
