Supply Planning - 4 Bước triển khai kế hoạch cung ứng

Lập kế hoạch cung ứng là cách tốt nhất để đáp ứng các yêu cầu được tạo ra từ kế hoạch nhu cầu. Mục tiêu của việc này là cân bằng cung cầu, đồng thời nhằm đạt được các mục tiêu tài chính và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.

Lập kế hoạch cung ứng bao gồm các kế hoạch phân phối từ nhà cung cấp đến nơi sản xuất, kế hoạch sản xuất và mua sắm theo kế hoạch dự báo nhu cầu, xem xét các hạn chế về năng lực và khả năng sẵn có của nguyên vật liệu, mối quan hệ đối tác chiến lược với nhà cung cấp và nhà sản xuất bên thứ ba để giảm thiểu các tác động của biến động nhu cầu, đảm bảo chi phí được giữ ở mức thấp trong khi giá trị được nâng cao cho khách hàng hoặc người dùng cuối.

Kế hoạch cung ứng thường được triển khai theo 4 bước cơ bản sau:

Thu thập dữ liệu đầu vào (Data Collection)

Để triển khai kế hoạch cung ứng, trước hết người lập kế hoạch cần thu thập tất cả thông tin cần thiết cho quá trình phân tích, đánh giá và thiết kế một kế hoạch cung ứng hiệu quả, đúng với kế hoạch dự báo nhu cầu và phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, bao gồm

Demand Data (Dữ liệu nhu cầu)

Đây là những dữ liệu cho thấy nhu cầu sử dụng sản phẩm thực tế của người tiêu dùng được thu thập từ 2 nguồn dữ liệu chính là dự báo nhu cầu và đơn đặt hàng thực tế trong một thời gian nhất định.

Supply Data (Dữ liệu cung ứng)

Bao gồm những dữ liệu về tình trạng hàng tồn kho hiện tại (Inventory), năng lực sản xuất (Manufacturing Capacity) và hoạt động mua hàng (Purchasing). Việc nắm được 3 dữ liệu này giúp Quản lý dòng nguyên liệu đầu vào, hỗ trợ mua hàng hiệu quả, đảm bảo hoạt động sản xuất không bị đình trệ.

Xây dựng Kế hoạch tồn kho (Inventory Planning)

Lập kế hoạch tồn kho đề cập đến việc quản lý hiệu quả các danh mục tồn kho, bao gồm hàng tồn kho đang được lưu trữ, hàng đã đặt nhưng chưa được giao và hàng đang được giao. Từ đó thực hiện việc đặt hàng tồn kho hiệu quả, đảm bảo không dư thừa hay thiếu hàng. Ngoài ra, kế hoạch tồn kho còn cần phải quan tâm đến vòng đời của sản phẩm và thời gian hàng hóa được giữ trong kho, vì sản phẩm sẽ bị giảm giá trị nếu bị lỗi thời hoặc sắp hết hạn, đồng nghĩa với việc các nhà quản lý cần có chính sách dự trữ phù hợp với những mặt hàng này.

Khả năng lập kế hoạch hàng tồn kho được sử dụng để tính toán lượng dự trữ tồn kho an toàn dựa trên sự biến động của nhu cầu và lượng dự trữ có sẵn trong kho. Kế hoạch tồn kho liên quan đến Stock Policy (Chính sách tồn kho) được hiểu là cách một doanh nghiệp sẽ mua và quản lý hiệu quả hoạt động của dự trữ hàng tồn kho, cũng như có kế hoạch sử dụng chúng hiệu quả hơn.

Lên kế hoạch cung ứng (Supply Planning)

Sau khi đã nắm được các thông tin cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế cung ứng dựa trên các các số liệu dự báo nhu cầu và kế hoạch dự trữ hàng tồn kho. Kế hoạch cung ứng sẽ hỗ trợ việc tính toán, cân đối giữa các yêu cầu về nguồn nguyên vật liệu dựa trên các yêu cầu từ khách hàng, mức tồn kho an toàn (Safety Stock), thời gian thực hiện (lead times), lịch trình (Calendar), tính khả dụng (Availability) và các thông số khác.

Supply Plan cho phép các nhà quản lý cân nhắc giữa việc tự sản xuất và phân phối đến khách hàng cuối cùng hay chuyển giao cho các đối tác bên thứ ba. Điều này sẽ được cân đối dựa trên số lượng thành phẩm cần sản xuất và năng lực sản xuất thực tế của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, kế hoạch cung ứng còn để cập đến việc quản lý 2 hạng mục Backlog và Back order, với:

Backlog – số đơn hàng được hoàn thành trước thời hạn giao hàng, vì thế Backlog càng lớn càng tốt cho cả doanh nghiệp và khách hàng của mình
Back order: số đơn hàng bị trễ ngày giao do doanh nghiệp không đủ năng lực cung cấp hoặc quy trình sản xuất bị đình trệ do các nút thắt cổ chai, mục tiêu của doanh nghiệp là giảm Back order xuống 0.

Thực thi kế hoạch và lưu trữ hàng hóa (Execution and Archival)

Sau khi đã hoàn thành kế hoạch cung ứng, người lập kế hoạch phải có nhiệm vụ chia sẻ bản đề xuất kế hoạch với các bộ phận liên quan để đạt được sự đồng thuận và thúc đẩy việc thực thi kế hoạch.

Nhiệm vụ của người lập kế hoạch là thực hiện một số lệnh đặt hàng tự động hoặc thủ công. Các quy tắc đặt hàng sẽ tùy thuộc vào tính chất và nhu cầu cụ thể đối với từng nhóm sản phẩm. Ví dụ: đơn đặt hàng có thể được thực hiện khi hàng hóa đã đạt dưới mức tồn tồn kho an toàn, hoặc đặt hàng theo tính thời vụ của sản phẩm đó.

Ngoài ra, khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, nhà quản lý kế hoạch cung ứng có nhiệm vụ xem xét lại năng lực sản xuất hiện tại bao gồm dòng nguyên liệu và nguồn lực hiện tại để thúc đẩy triển khai kế hoạch sản xuất phù hợp.

Khả năng hoàn thành đơn đặt hàng hiệu quả của một tổ chức phụ thuộc phần lớn vào năng lực quản lý tốt quá trình này thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, thực hành lập lịch hiệu quả và mô hình dự báo chính xác.

Một kế hoạch cung ứng được thực thi cần đáp ứng 4 điều

Liên kết với chiến lược của doanh nghiệp

Quá trình lập kế hoạch cung ứng bắt đầu với chiến lược của doanh nghiệp, do đó, kế hoạch cung ứng nên được xây dựng trên quan điểm đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp về dịch vụ khách hàng, năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm.

VD: doanh nghiệp cần tối ưu diện tích kho, đồng nghĩa với việc, người lập kế hoạch cung ứng cần hiểu rõ tần suất ra vào của từng loại hàng hóa để không giữ quá nhiều tồn kho, gây chiếm diện tích khu vực lưu trữ.

Phân tích rủi ro

Các rủi ro của kế hoạch cung ứng phải được trình bày rõ ràng trong kế hoạch cung ứng, bao gồm việc đánh giá khả năng xảy ra của từng rủi ro được xác định, tác động của nó nếu nó xảy ra, và cả những kế hoạch dự phòng để đối phó với từng loại rủi ro.

Đề xuất kế hoạch tối ưu hóa bổ sung

Trong kế hoạch cung ứng, người lập kế hoạch có thể xem xét và đưa ra một số đề xuất cải tiến chiến lược bổ sung, hướng đến việc giảm chi phí, nâng cao năng lực chuỗi cung ứng, tăng chất lượng dịch vụ khách hàng, hoặc cải tiến chất lượng sản phẩm mà không làm thay đổi đáng kể kế hoạch.

Ví dụ: khi các địa điểm phân phối có vị trí địa lý gần nhau, kế hoạch cung cấp có thể đưa ra đề xuất chọn một địa điểm trong số những địa điểm này làm trung tâm phân phối đến các địa điểm còn lại nhằm cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh nhất hoặc ít tốn kém nhất đến một khu vực nhất.

Đề xuất kế hoạch tối ưu hóa bổ sung

Kế hoạch cho sự phát triển trong tương lai

Kế hoạch cung ứng là một kế hoạch dài hạn, vì vậy nó cần phải đảm bảo tính linh hoạt nhằm đáp ứng các mục tiêu cải tiến liên tục. Người lập kế hoạch nên chuẩn bị một số phương án thay thế mang tính hiệu quả và cải tiến hơn, đề cập chi tiết đến những lợi ích và bản phân tích chi phí liên quan để các nhà quản lý cấp cao có thể xem xét và đưa ra quyết định phù hợp.

Phân tích lợi ích và chi phí cho từng kế hoạch cung ứng dự phòng nên xem xét kế hoạch trong một mốc thời gian cộng với các chi phí liên quan đến việc phát triển các khả năng này trong một khoảng thời gian dự báo mở rộng.

Kế hoạch cho sự phát triển trong tương lai

Tạm kết

Một kế hoạch cung ứng cần đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm cho khách hàng theo đúng kế hoạch dự báo và mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp dựa trên sự cân đối về hàng tồn kho, nguồn lực và năng lực sản xuất của chuỗi cung ứng. Đặc biệt để kế hoạch được thực thi, người lập kế hoạch cần có đủ năng lực quản lý và thúc đẩy các hoạt động theo đúng mục tiêu và tiến trình được đề ra. Quan trọng hơn hết, kế hoạch cung ứng hoàn chỉnh cần phải được triển khai dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp, đề cập đến những những rủi ro có thể xảy ra và đề xuất những phương án mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.

Chương trình Đào tạo Demand & Supply Planning (DSP) cung cấp kiến thức chuyên môn về các nguyên tắc và thực tiễn của việc lập kế hoạch cung – cầu.