Trong bất kỳ dự án thuê ngoài dịch vụ Logistics nào đều cần sự quan tâm, theo sát và làm việc chặt chẽ giữa bên sử dụng và bên cung cấp dịch vụ. Bên sử dụng dịch vụ sẽ cần trình bày trình bày chi tiết yêu cầu của mình trong tài liệu RFP và nhà cung cấp dịch vụ sẽ dựa theo đó để thiết kế một giải pháp phù hợp nhất.
Bài viết dưới đây, VILAS muốn giới thiệu đến bạn tổng quan về một bộ hồ sơ khi doanh nghiệp cần triển khai kế hoạch thuê ngoài các dịch vụ Logistics
Trước khi tiến hành hợp tác thuê ngoài dịch vụ Logistics, doanh nghiệp cần thiết lập bộ tài liệu RFP và yêu cầu nhà cung cấp gửi phản hồi. Trong tài liệu này sẽ đề cập chi tiết đến những yêu cầu về dịch vụ, báo giá, hồ sơ đề xuất giải pháp Logistics, các chính sách, ưu đãi (nếu có),…
Vậy RFP là gì và bao gồm những phần chính nào?
RFP là viết tắt của Request for Proposal, là một tài liệu phác thảo các yêu cầu để làm việc với một doanh nghiệp khác. Tài liệu này được thiết kế nhằm mô tả các yêu cầu của công ty đối với một dịch vụ nhất định mà họ muốn nhận được và chứa thông tin quan trọng về doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đó. Trong hoạt động thuê ngoài các giải pháp Logistics, RFP đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp tìm được một đối tác phù hợp và đáng tin cậy vì nó chứa các thông tin liên quan đến sản phẩm dịch vụ mà họ sẽ được cung cấp.
- Giới thiệu sơ lược về công ty (Covering Letter)
- Hồ sơ công ty, Cơ cấu quản lý và thông tin tài chính theo yêu cầu trong RFP
- Tài liệu thiết kế giải pháp
- Tài liệu và hình ảnh về các dự án tương tự (nếu có)
- Định giá các dịch vụ sẽ được cung cấp
- Điều khoản và Điều kiện của ưu đãi
- Những sai lệch so với những chỉ định hay yêu cầu của RFP và kèm theo lời giải thích
- Bất kỳ thông tin nào khác hỗ trợ thiết kế giải pháp
Trong những thông tin phản hồi trong RFP, mục quan trọng nhất đó chính là bộ tài liệu về thiết kế giải pháp (Solution Design). Tài liệu này sẽ bao gồm những giải pháp được đề xuất dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp. Thông thường, hồ sơ thiết kế giải pháp sẽ được triển khai bởi nhóm phát triển kinh doanh và nhóm thiết kế. Sau khi hoàn thành, bảng thiết kế sẽ được gửi cho các bên liên quan như nhóm vận hành, nhóm quản lý tài chính để phê duyệt trước khi gửi cho khách hàng.
Mô tả tham khảo cho 1 bộ hồ sơ thiết kế giải pháp về
Dịch vụ Kho hàng
Thông tin chung
Chi tiết hóa quy trình kinh doanh, yêu cầu và các giả định dựa trên thông tin mà doanh nghiệp cung cấp trong RFP.
Phân tích hàng tồn kho và phân tích dữ liệu khác và các giả định kết quả được đưa ra trong thiết kế.
Vị trí kho hàng đề xuất
Nhà cung cấp dịch vụ đề xuất địa điểm dựng kho lưu trữ và giải thích chi tiết lý do. Kèm theo đó là bản vẽ cơ sở bao gồm các thông số về diện tích, kết cấu,…
Cơ sở hạ tầng đề xuất
Đề xuất hệ thống Racking và cách bố trí kho, loại hình lưu trữ, các khu vực chức năng trong kho, tổng dung lượng lưu trữ, v.v. bao gồm các chi tiết kỹ thuật của giá đỡ. Tất cả những đề xuất này đều phải đi kèm với lý do.
Ngoài ra nhà cung cấp giải pháp sẽ đưa ra đề xuất cho các thiết bị vận hành và chi tiết về cơ sở hạ tầng trong kho.
Công nghệ thông tin
Về hệ thống công nghệ thông tin, nhà cung cấp sẽ dựa trên nhu cầu của khách hàng cũng như khả năng tài chính của họ để đề xuất việc ứng dụng mới hoặc nâng cao hệ thống kỹ thuật để có thể cải thiện và hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, để quá trình giao tiếp với khách hàng thật sự hiệu quả, đảm bảo không bị sai sót thông tin, nhà cung cấp có thể đề xuất khách hàng thay đổi giao diện tài liệu và các điểm kỹ thuật có liên quan khác, cho phép nhà cung cấp truy cập vào hệ thống dữ liệu của khách hàng. Bên cạnh đó là những đề xuất các thiết bị điện tử như máy dán nhãn và in ấn, máy tính để bàn, máy tính xách tay, v.v. kèm theo các thông số về kỹ thuật.
Quy trình/ Hoạt động
Để các hoạt động trong kho được diễn ra một cách liền mạch, các nhà thiết kế giải pháp cần cung cấp cho khách hàng của mình tổng quan về cơ cấu các hoạt động sẽ diễn ra trong kho hàng. Tài liệu này phải cung cấp cho khách hàng một bức tranh rõ ràng về toàn bộ quy trình. Đồng thời nêu rõ cơ cấu vận hành và quản lý các hoạt động trong kho.
Nguồn nhân lực
Dựa vào yêu cầu cụ thể của từng chức năng trong kho, nhà cung cấp cũng sẽ đề xuất số lượng nhân sự phù hợp, bên cạnh đó là đề xuất tuyển dụng nhân sự quản lý dự án, nhằm mục đích tối ưu nguồn lực và chi phí cho khách hàng. Không những thế, nhà cung cấp dịch vụ Logistics cũng sẽ đề xuất phương án tuyển dụng và quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.
Thông tin khác
Nhà cung cấp dịch vụ cũng sẽ chịu trách nhiệm trong việc triển khai kế hoạch Quản lý An toàn & An ninh cho các hoạt động vận hành kho, cũng như lập kế hoạch khôi phục hiệu suất của kho trong trường hợp bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như thiên tai, cháy nổ, hay sự cố về hệ thống công nghệ thông tin,… Bên cạnh đó là kế hoạch bảo trì các thiết bị, máy móc để đảm bảo không gây gián đoạn các hoạt động trong kho.
Tạm kết
Một giải pháp Logistics toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí, nguồn lực của mình, từ đó mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất. Bằng việc cân tối tình hình tài chính và bối cảnh hiện tại, các doanh nghiệp có thể lựa chọn hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ Logistic để có một giải pháp hoàn chỉnh và tối ưu hơn, hoặc cải thiện hợp tác hiện tại của doanh nghiệp với các đối tác cung ứng dịch vụ.
Tuy nhiên việc quản lý các hoạt động thuê ngoài là không dễ dàng. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch làm việc một cách chặt chẽ và rõ ràng với các nhà cung cấp. Thông qua bài viết này, VILAS mong rằng bạn sẽ nắm được một số điểm quan trọng cần đề cập trong RFP và hồ sơ thiết kế giải pháp Logistics để từ đó có sự chuẩn bị tốt nhất khi quyết định thuê ngoài dịch vụ Logistics cho doanh nghiệp của mình.
Chương trình đào tạo Logistics Solutions Design
“Cùng bạn xây dựng Hệ thống Logistics toàn diện & bền vững”
