Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ được mua với giá trị tốt nhất có thể cho doanh nghiệp. Quản lý danh mục hàng hóa trong mua hàng liên quan đến việc nhóm các hàng hóa và dịch vụ tương tự thành các danh mục và quản lý chúng như một đơn vị duy nhất, với mục đích tối đa hóa giá trị và tối ưu chi phí mua hàng cho doanh nghiệp.
Trong bài viết dưới đây, VILAS sẽ đề cập đến khái niệm quản lý danh mục mua hàng và đưa ra các mẹo thiết thực để xác định và quản lý danh mục mua sắm một cách hiệu quả.
Quản lý danh mục mua hàng là gì?
Quản lý danh mục mua hàng là một cách tiếp cận chiến lược để mua hàng cho doanh nghiệp liên quan đến việc nhóm các hàng hóa và dịch vụ tương tự thành các danh mục và quản lý chúng như một đơn vị duy nhất. Bằng cách nhóm các mặt hàng tương tự lại với nhau, các nhà mua hàng có thể phát triển một chiến lược mua hàng phù hợp cho từng nhóm sản phẩm cần mua, đặc biệt là triển khai kế hoạch đàm phán để được các thỏa thuận tốt hơn với nhà cung cấp, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả của chuỗi cung ứng.
Lập kế hoạch danh mục liên quan đến việc phát triển các chiến lược để quản lý từng danh mục mua hàng một cách hiệu quả, bao gồm: Phân tích danh mục; Lập kế hoạch danh mục; Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp; Phân tích các yếu tố liên quan đến chi phí và giá trị, cũng như các rủi ro và cơ hội liên quan đến từng danh mục. Từ đó đảm bảo rằng doanh nghiệp đang nhận được giá trị tốt nhất có thể từ các nhà cung cấp của mình.
3 Bước cần thực hiện trước khi xác định và quản lý các hạng mục mua sắm một cách hiệu quả, bao gồm:
Hiểu nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong quản lý danh mục mua hàng hiệu quả là hiểu nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này liên quan đến việc hiểu các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua, cũng như ngân sách và thời hạn để hoàn thành việc mua hàng. Từ đó mới có thể triển triển khai được chiến lược quản lý hàng các nhóm hàng hóa và chiến lược mua hàng hiệu quả, bám sát với mục tiêu của doanh nghiệp.
Phân tích các danh mục mua hàng:
Khi các nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp đã được thiết lập, bước tiếp theo là phân tích các danh mục mua hàng để hiểu được các yếu tố chính liên quan đến chi phí và giá trị trong mỗi danh mục. Điều này liên quan đến việc xác định các sản phẩm và dịch vụ chính trong mỗi danh mục, cũng như các nhà cung cấp và cơ cấu giá của họ.
Phân tích danh mục mua hàng gồm 4 bước cơ bản:
1. Xác định danh mục
Bước đầu tiên trong phân tích danh mục là xác định danh mục. Điều này liên quan đến việc xác định các sản phẩm và dịch vụ nằm trong danh mục. Các nhà mua hàng có thể sử dụng nhiều phương pháp như xem xét các danh mục hiện tại và phân tích các báo cáo về quá trình mua hàng để xác định danh mục, để hiểu các sản phẩm và dịch vụ đang được mua, cùng với những nhà cung cấp đang cung cấp chúng.
2. Thu thập dữ liệu
Khi danh mục đã được xác định, bước tiếp theo là thu thập dữ liệu về các sản phẩm và dịch vụ trong danh mục bao gồm: tên hành hóa hoặc dịch vụ, mô tả chi tiết, đơn vị tính, giá, nhà cung cấp, thời gian giao hàng, cấu trúc giá của nhà cung cấp, chiết khấu giá,…
3. Phân tích dữ liệu
Khi dữ liệu đã được thu thập, các nhà mua hàng sẽ được phân tích để xác định các yếu tố chính cấu thành nên chi phí và giá trị trong danh mục. Điều này có thể bao gồm các yếu tố như chiết khấu theo khối lượng, cấu trúc định giá của nhà cung cấp và xu hướng thị trường.
4. Xác định rủi ro và cơ hội
Dựa trên phân tích dữ liệu, các tổ chức có thể xác định rủi ro và cơ hội liên quan đến từng danh mục. Điều này có thể bao gồm các cơ hội tối ưu chi phí, cũng như các rủi ro như gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc thay đổi điều kiện thị trường.
Xây dựng các kế hoạch quản lý danh mục
Dựa trên bảng phân tích các danh mục, các nhà mua hàng có thể phát triển kế hoạch để quản lý từng danh mục một cách hiệu quả. Kế hoạch bao gồm việc xác định nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
Một kế hoạch danh mục rất quan trọng để quản lý danh mục mua hàng hiệu quả, vì chúng cung cấp một lộ trình để quản lý từng danh mục một cách hiệu quả. Dưới đây là 4 bước để tạo kế hoạch danh mục hiệu quả:
1. Đặt mục tiêu
Bước đầu tiên trong việc tạo ra các kế hoạch hạng mục hiệu quả là đặt mục tiêu cho từng hạng mục. Điều này liên quan đến việc xác định các kết quả mong muốn cho từng loại, chẳng hạn như tiết kiệm chi phí, cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp hoặc tăng hiệu quả của chuỗi cung ứng.
2. Xác định nhà cung cấp
Khi các mục tiêu cho từng danh mục đã được thiết lập, bước tiếp theo là xác định các nhà cung cấp tiềm năng cho từng danh mục. Điều này liên quan đến việc tiến hành nghiên cứu về các nhà cung cấp tiềm năng và đánh giá khả năng cũng như cơ cấu giá cả của họ.
3. Đàm phán hợp đồng
Khi đã xác định được các nhà cung cấp tiềm năng, bước tiếp theo là đàm phán hợp đồng với họ. Điều này liên quan đến việc làm việc với các nhà cung cấp để thiết lập giá cả, lịch trình giao hàng và các yêu cầu về chất lượng. Đây là bước quyết định doanh nghiệp có đạt được những giá trị và quyền lợi như mình mong muốn hay không. Chính vì thế, nhà mua hàng cần xây dựng kế hoạch đàm phán mang tính chiến lược, tăng khả năng đạt được một thõa thuận tốt nhất.
4. Phát triển kế hoạch quản lý nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp là một thành phần quan trọng của quản lý danh mục, vì nó cho phép các tổ chức xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp của họ và đảm bảo rằng họ đang nhận được giá trị tốt nhất có thể từ nhà cung cấp của mình. Kế hoạch quản lý nhà cung cấp nên bao gồm các chiến lược xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp, giám sát hoạt động của nhà cung cấp và giải quyết mọi vấn đề phát sinh.
Tạm kết
Quản lý hạng mục mua hàng hiệu quả bao gồm nhiều hoạt động: phân tích hạng mục, lập kế hoạch hạng mục và quản lý quan hệ nhà cung cấp. Bằng cách làm theo các bước được đề cập trong bài viết này, doanh nghiệp có thể xác định và quản lý các danh mục mua hàng một cách hiệu quả, xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp và mang lại giá trị tối đa cho tổ doanh nghiệp của mình.
Chương trình đào tạo
Quản trị Mua hàng – Procurement Management
Tối ưu hóa chi phí và hiệu suất chuỗi cung ứng
Nắm bắt kỹ thuật cân bằng Inventory Levels & Lead Times
Hội thảo SCSS_No.04/23 PLANNING:BALANCING
INVENTORY LEVELS & LEAD TIMES
