Recap SCSS No.3: Quản trị vận hành chuỗi cung ứng và quản lý chất lượng
Tối Thứ 7 ngày 2/10/2021 vừa rồi, VILAS đã tổ chức thành công số thứ 3 thuộc chuỗi Supply Chain Seminar 2021 với chuyên đề Supply Chain Operations and Quality Management. Sự thành công của buổi webinar này đến từ chính sự nhiệt tình và chuyên nghiệp của các vị diễn giả là:
- Mr. Quang Lê Trọng Bằng, Head of Supply Chain | Cargill Vietnam
- Mr. Lê Như Minh, East Asia Area Cluster Logistics Planning Manager | BAT – British American Tobacco
- Mr. Trần Hải Hà, Quality Manager | BAT – British American Tobacco.
Nội dung của buổi webinar gồm 2 phần chính:
- Supply Chain Operation Management
- Quality Management
Và sau đây là các nội dung nổi bật.
Phần 1: Supply Chain Operations Management
Để có thể đưa ra những chiến lược thích nghi và thay đổi, đồng thời kiểm soát được chất lượng sản phẩm & dịch vụ, nhà quản lý phải có một lăng kính toàn diện về quản lý vận hành.
Vậy đâu là mục tiêu của quản lý vận hành chuỗi cung ứng?
Những yếu tố chủ chốt được coi là các mục tiêu lớn khi quản trị vận hành chính là chất lượng sản phẩm/dịch vụ, thời gian đáp ứng, mức độ đáp ứng nhu cầu, độ nhanh nhạy, và tối ưu chi phí.
Ở trong chuỗi giá trị, quy trình quản lý vận hành được xem là những quy trình cơ bản, bao gồm:
- Planning
- Manage customer orders and reverse logistics
- Manage procurement
- Produce products
- Manage distribution
Tất cả những quy trình quản lý vận hành trên đều là quá trình chuyển đổi nguyên vật liệu và nguồn lực đầu vào thành sản phẩm/dịch vụ đầu ra. Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ đầu ra sẽ được đánh giá bởi khách hàng.
Lấy bối cảnh đại dịch COVID, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với 5 vấn đề, đó là:
Ý thức được những hạn chế của Chuỗi cung ứng và thách thức từ bối cảnh COVID-19
Những hạn chế này đến từ sự thiếu nhất quán của các thông tư, nghị định từ chính phủ đến địa phương và sự thiếu đồng bộ, tính rườm rà của các thủ tục pháp lý; đến từ việc thiếu phương tiện và thiết bị nâng cao hiệu suất ở các cảng. Cũng như tính tự động hóa chưa cao của chuỗi cung ứng và các cơ quan, ban ngành ở Việt Nam. Cuối cùng là về con người. Nhân sự trong ngành chưa chủ động và nhanh nhạy trong việc nắm bắt thông tin và ứng phó với các tình huống khẩn cấp bằng những kế hoạch dự phòng.
Kế hoạch thích ứng đa dạng và linh hoạt
Những yếu tố vĩ mô là điều không thể thay đổi một sớm một chiều. Vì vậy để ứng phó với những hạn chế của Chuỗi cung ứng và giới hạn của đại dịch, nhà quản lý và nhân sự cần có những thay đổi linh hoạt về mặt nguồn lực nội bộ. Theo đó, việc lên kế hoạch và họp phải được thực hiện thường xuyên hơn, có nhiều dự đoán và giải pháp dự phòng ngắn hạn hơn dựa vào thông tin liên tục về tình hình dịch bệnh và hành động của nhà nước.
Cập nhật thông tin và cấu trúc mạng lưới
Các nhà quản lý và nhân sự vận hành phải không ngừng cập nhật thông tin và cấu trúc lại mạng lưới kết nối để xây dựng một kế hoạch giảm thiểu rủi ro (mitigation plan) linh hoạt.
Đàm phán với đối tác
Khi có được thông tin và kế hoạch, việc các nhà quản lý đàm phán và thuyết phục các đối tác chiến lược thích ứng với việc thay đổi để đôi bên cùng có lợi trong tình cảnh hiện tại là vô cùng quan trọng.
Ổn định chuỗi cung ứng và tối ưu chi phí
Doanh nghiệp phải làm gì để từng bước giải quyết 5 vấn đề trên?
Doanh nghiệp phải thay đổi hành vi, thích ứng thông qua quy trình mới, tăng tính linh hoạt và sự hỗ trợ, xây dựng kế hoạch giảm thiểu rủi ro và tối ưu nguồn lực, xây dựng mạng lưới liên kết và giao tiếp hiệu quả, và nâng cao tính hiệu quả của giảm thiểu rủi ro cũng như xây dựng tổ chức bền vững.
Vai trò của quản lý vận hành là vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong giai đoạn Thế Giới phải trải qua đại dịch COVID và gặp phải nhiều biến động khác. Trong suốt giai đoạn cả nước lockdown, các doanh nghiệp buộc phải tuân thủ theo các chỉ thị và quy định của chính phủ. Việc tuân thủ này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đa phần các doanh nghiệp đều vướng phải những bất cập bởi tác nhân bên ngoài và tác nhân bên trong, khiến việc quản lý vận hành trở nên phức tạp, khó kiểm soát và rối ren hơn bao giờ hết.
Các tác nhân bên trong có thể kể đến là nguồn vốn của doanh nghiệp, sức khỏe của nhân sự, hệ thống và quy trình vận hành. Và các tác nhân bên ngoài chính là các đối tác, chỉ thị và quy định từ nhà nước, mạng lưới vận chuyển, và hệ thống thông tin. Với phương pháp giải quyết như đã nêu, các nhà quản lý có thể giúp cho doanh nghiệp duy trì sự phát triển và tránh những rủi ro nặng nề, đảm bảo 4 trên 5 mục tiêu của vận hành chuỗi cung ứng là: thời gian đáp ứng, mức độ đáp ứng nhu cầu, độ nhanh nhạy, và tối ưu chi phí.
Phần 2: Quality Management
Quản trị chất lượng vô cùng quan trọng vì tính ảnh hưởng lớn của chất lượng đến chuỗi cung ứng, khách hàng, nguồn cung, chi phí, hình ảnh của thương hiệu và vị thế công ty. Do đó, việc đánh giá rủi ro (risk assessment) và kiểm soát chất lượng phải được thực hiện xuyên suốt từ lúc xác định nhu cầu khách hàng đến lúc cung cấp sản phẩm và chăm sóc khách hàng cuối cùng. Quy trình quản trị chất lượng bao gồm:
- Xác định nhu cầu khách hàng, thiết kế của sản phẩm, và sự phát triển của sản phẩm.
- Lựa chọn là cung ứng vật tư và nguyên liệu, xác nhận khả năng của nhà cung ứng, quản trị hiệu quả của nhà cung cấp định kỳ, tái đánh giá các nhà cung cấp định kỳ.
- Kiểm tra chất lượng đầu vào, kiếm soát chất lượng trên dây chuyền sản xuất, kiểm tra thành phẩm.
- Kiểm soát chất lượng lưu trữ và vận chuyển
Kiểm soát chất lượng bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Tuy nhiên kiểm soát chất lượng sẽ không mang đến cho khách hàng sản phẩm tốt nhất mà doanh nghiệp cần phải không ngừng nâng cao chất lượng thông qua vòng tròn PDCA (Plan-Do-Check-Act) để:
- Cung cấp sản phẩm tốt hơn
- Chất lượng hiệu quả hơn
- Tối thiểu sự thiếu hụt chất lượng trong chuỗi cung ứng
- Nâng cao khả năng của nguồn nhân lực
Đơn giản hóa và số hóa quy trình.
Trong doanh nghiệp, việc các nhà quản lý luôn phải cân nhắc đánh đổi giữa chi phí, thời gian và chất lượng là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên để có thể ra quyết định chiến lược thì phải có sự kết nối và hỗ trợ của các phòng ban liên quan nhằm chọn ra phương pháp có chi phí và rủi ro thấp nhất kèm với chất lượng tốt nhất.
VILAS đã nhận được rất nhiều góp ý tích cực và sự yêu thích, quan tâm của các anh, chị tham dự. Mọi đóng góp của anh, chị đều rất giá trị với chặng đường phát triển các buổi chuyên đề SCSS của VILAS. Mong rằng anh, chị sẽ tiếp tục có được những trải nghiệm tuyệt vời và kiến thức hữu ích khi đồng hành cùng VILAS trong thời gian tới.
Anh, chị hãy theo dõi fanpage VILAS – Supply Chain for Professionals để nắm bắt những thông tin mới nhất về các sự kiện sắp tới của VILAS nhé!
Email program@vilas.edu.vn
Facebook group Cộng đồng Logistics & Supply Chain Việt Nam