Lập kế hoạch quản lý hàng tồn kho đôi khi giống như một đề xuất đầy bất lợi. Dù hàng hóa trong kho thừa hay thiếu thì mỗi kịch bản đều có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến danh tiếng, hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhưng bạn có thể đạt được hiệu suất, dự báo và sự luân chuyển hàng tồn kho tối ưu thông qua việc sắp xếp các quá trình, hệ thống và quan trọng nhất chính là: con người.
Dưới đây là những phẩm chất mà một chuyên viên hoạch định hàng tồn kho xuất sắc cần đạt được:
Kỹ năng phân tích định lượng(Quantitative analytical skills)
Không có sự thay thế cho các kỹ năng phân tích và các quá trình tư duy logic, đây là một trong những thành phần chính yếu mà tư duy của một nhà lập kế hoạch cần có. Các nhà hoạch định cần phải có đam mê khi làm việc với số liệu, báo cáo và phân tích dữ liệu.
Hiểu biết về hệ thống (Systems aptitude)
Các nhà hoạch định cũng phải có khả năng hiểu và sử dụng các hệ thống và chương trình hỗ trợ quy trình lập kế hoạch và ra quyết định. Để có thể lập kế hoạch thành công thì phải thông thạo với các hệ thống lập kế hoạch, nhưng cũng cần biết rằng các hệ thống có những hạn chế riêng và không phải lúc nào cũng có thể lý giải các biến cố hoặc xu hướng phát triển không mong đợi.
Kiến thức công nghệ (Technical knowledge)
Người lập kế hoạch khôn ngoan luôn hiểu các định nghĩa và công thức của các chỉ số kiểm kê chính (key inventory metrics). Người lập kế hoạch nên biết ý nghĩa của việc “xoay vòng” hàng tồn kho, cách xác định thời gian cung ứng và lượng hàng tồn kho an toàn (safety stock). Các nhà hoạch định cũng nên hiểu về các yếu tố thống kê và các biến số tạo ra dự báo, nhưng hãy nhận thức được sự sai biệt, rủi ro và mức độ chính xác.
Quan điểm (Perspective)
Những người lập kế hoạch thành công có khả năng tư duy trên phạm vi toàn cầu và mang tính chiến lược, với quan điểm về ngành vượt xa những suy nghĩ về SKU. Các nhà hoạch định phải hiểu được sự bố trí của toàn bộ lượng hàng tồn kho (aggregate inventory positioning) vì có liên quan đến mục tiêu nhập hàng vào kho, mở kho để bán hàng và xoay vòng lượng hàng trong kho. Ngoài ra, cần biết về chiến lược kinh doanh và tính chất quan trọng mà mỗi quyết định của người lên kế hoạch có thể ảnh hưởng đến sự thành bại và lợi nhuận chung của cả tổ chức.
Giao tiếp rõ ràng (Clear communication)
Lập kế hoạch hàng tồn kho tốt đòi hỏi phải truyền đạt trực tiếp và kịp thời các vấn đề liên quan tới tất cả các bên liên quan một cách phù hợp. Không nên viện lý lẽ cho bất cứ sự không chắc chắn hoặc biến cố bất ngờ nào dọc theo lộ trình chuỗi cung ứng. Những người lập kế hoạch vĩ đại cũng có thể ngoại suy ra sự thật ngầm hiểu (insight) từ một khối lượng lớn dữ liệu, tóm tắt nó và truyền đạt các kết quả một cách súc tích.
Tính sở hữu (Ownership)
Các nhà quy hoạch nên đối xử với khu vực trách nhiệm của họ như thể đó là hoạt động kinh doanh hay cửa hàng của chính họ. Mức độ tập trung này đòi hỏi sự siêng năng và cần mẫn để thực hiện những điều cần thiết phục vụ cho mục đích quản lý cửa hàng một cách. Các nhà quy hoạch nên tham gia và có trách nhiệm giải trình cho các mục tiêu chiến lược và kết quả đạt được.
Khả năng tập trung (Focus)
Không phải ai cũng có thể ngồi trước máy tính tám giờ mỗi ngày, tập trung vào số liệu và bảng tính. Các nhà hoạch định phải có kỷ luật và khả năng tập trung vào một loạt các chi tiết khác nhau của SKU. Các kế hoạch/dự báo cấp cao luôn quan trọng, nhưng sự bố trí hàng tồn kho tùy thuộc vào từng cấp độ SKU cũng giúp xác định chi phí phục vụ khách hàng và các chi phí liên quan đến hàng tồn kho.
Sự ưu tiên (Prioritization)
Một điều quan trọng khác đối với các nhà quy hoạch chính là việc duy trì một quan điểm thực tiễn và không bị chôn vùi trong các chi tiết nhỏ của dữ liệu. Quy tắc 80/20 áp dụng cho quản lý SKU, vì thường 80% khối lượng bán hàng được tạo ra bởi 20% SKU. Người lập kế hoạch phải ưu tiên phần lớn khối lượng công việc của mình trước tiên để giải quyết 20% SKU quan trọng có tác động lớn nhất đến doanh nghiệp.
Đánh giá phù hợp (Sound judgement)
Người lập kế hoạch nên có cách tiếp cận thực tế trong việc ra quyết định, sử dụng các khuyến cáo của hệ thống và phân tích định tính để đánh giá các kịch bản rủi ro/lợi ích và đưa ra các quyết định phù hợp với mục tiêu chiến lược.
Các nhà hoạch định cần đánh giá các khuyến nghị do hệ thống tạo ra cho hợp lý để tránh hậu quả không mong muốn và có thể tiếp cận các vấn đề và dữ liệu một cách khách quan để đưa ra các kết luận mặc dù thông tin không rõ ràng.
Khả năng theo đến cùng (Follow-through)
Các nhà quy hoạch phải có sự chủ động cũng như cần mẫn trong việc xử lý các vấn đề một cách triệt để thông qua biện pháp giải quyết phù hợp. Họ cần xây dựng mối quan hệ hợp tác với các đối tác kinh doanh để phối hợp các quy trình hoạt động giúp giải quyết các vấn đề.
Các nhà lập kế hoạch tốt nhất thường nhận thấy rằng: mỗi thành phần của chuỗi cung ứng cần được thực hiện có hiệu quả để đảm bảo lượng hàng vào ra kho đúng thời điểm. Sự kiên định để theo đuổi đến cùng là yếu tố quan trọng và không có chỗ cho câu trả lời là “không” khi phải đương đầu với những bất cập trong một chuỗi cung ứng.
Chủ động (Proactive/sense of urgency)
Một người lập kế hoạch giỏi thường xác định cơ hội và rủi ro cho doanh nghiệp, sử dụng một mức độ khẩn cấp thích hợp để giải quyết các vấn đề quan trọng. Việc nhà hoạch định xác định sớm những yếu tố cần thiết cho phép thực hiện các hoạt động nhằm tối đa hoá cơ hội về doanh thu hoặc cắt giảm chi phí. Giải quyết các cơ hội và vấn đề một cách nhanh chóng có thể tạo ra doanh thu và kiểm soát chi phí.
Thái độ tích cực (Positive attitude)
Những người thành công nhất trong công việc nào đó có thái độ tích cực và mong muốn liên tục học hỏi và đóng góp hết mình trong công việc. Họ có một sự nhiệt tình cho những thách thức và họ làm việc say mê để đáp ứng hoặc vượt qua mục tiêu được giao.
Theo Paul Angelos
