Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng khắc nghiệt, việc tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu chi tiêu trở thành ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Việc nhận diện rõ ràng các yếu tố chi phí là bước đầu tiên thiết yếu trong quá trình này.
Tổng chi phí của một hoạt động kinh doanh không chỉ dựa trên các hành động mà chúng ta tiến hành, mà còn phụ thuộc vào hiệu quả thực hiện những hành động đó cũng như chi phí của hàng hóa và dịch vụ liên quan. Để hiểu rõ cách chi phí được hình thành, cần phải xem xét ba yếu tố chính cần xem xét:
- Hoạt động có cần thiết không?
- Nó đã được tối ưu hóa chưa?
- Giá cả có cạnh tranh không?
1. Hoạt động có cần thiết không?
Đây là câu hỏi cơ bản nhất nhằm đánh giá tính cần thiết của một hoạt động trong doanh nghiệp. Để trả lời câu hỏi này, cần xem xét:
- Giá trị mang lại: Hoạt động đó có đóng góp trực tiếp hay gián tiếp vào mục tiêu kinh doanh của công ty không?
- Tính không thể thiếu: Có thể loại bỏ hoặc thay thế hoạt động đó mà không ảnh hưởng đáng kể đến quy trình kinh doanh không?
- Hiệu quả kinh tế: Lợi ích mang lại từ hoạt động đó có lớn hơn chi phí để thực hiện nó không?
2. Hoạt động đã được tối ưu hóa chưa?
Tối ưu hóa hoạt động là bước tiếp theo nhằm đảm bảo rằng các quy trình đang vận hành một cách hiệu quả nhất:
- Quy trình làm việc: Đánh giá và cải thiện quy trình để giảm thiểu lãng phí thời gian, tài nguyên và công sức.
- Công nghệ và tự động hóa: Sử dụng công nghệ mới nhất và tự động hóa để tăng năng suất và giảm chi phí.
- Đánh giá và cải tiến liên tục: Liên tục theo dõi và cải tiến quy trình dựa trên các chỉ số hiệu suất và phản hồi.
3. Giá cả có cạnh tranh không?
Việc đảm bảo rằng giá cả của hàng hóa và dịch vụ là cạnh tranh sẽ giúp giảm thiểu chi phí đầu vào:
- So sánh giá thị trường: Thường xuyên so sánh giá cả với thị trường và các nhà cung cấp khác để đảm bảo không trả giá quá cao.
- Đàm phán giá: Sử dụng kỹ năng đàm phán để đạt được các điều khoản tốt nhất từ nhà cung cấp.
- Mua hàng theo khối lượng: Tận dụng lợi thế của mua hàng số lượng lớn để có được mức giá ưu đãi.
Điều này yêu cầu một bước phân tích sâu sắc vào mỗi khía cạnh của hoạt động để đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng tới việc tối ưu hóa giá trị và giảm thiểu chi phí không cần thiết.
8 BIỆN PHÁP MUA HÀNG
Tối ưu hóa chi tiêu & thúc đẩy giảm chi phí
Các biện pháp tối ưu hóa có thể ảnh hưởng đồng thời đến nhiều yếu tố chi phí do các mối liên kết và mối quan hệ tương quan giữa chúng. Sau đây là các biện pháp để tối ưu chi tiêu và giảm chi phí trong mua hàng:
1. Đàm phán lại hợp đồng
Chiến lược này đòi hỏi doanh nghiệp phải xem xét lại điều khoản với các nhà cung cấp hiện tại để đàm phán mức giá tốt hơn. Gia hạn hợp đồng dài hạn hoặc thay đổi điều kiện có thể mang lại lợi ích giá trị tốt hơn. Quá trình này không chỉ cải thiện mối quan hệ đối tác mà còn giúp cả hai bên cùng có lợi trong dài hạn.
2. Đấu thầu
Đấu thầu mở là cách hiệu quả để tìm kiếm nhà cung cấp với mức giá cạnh tranh nhất. Việc mở rộng cơ sở nhà cung cấp địa lý và điều chỉnh các yếu tố như khối lượng đặt hàng và thời hạn hợp đồng có thể đem lại giá thầu tốt nhất.
3. Mua hàng tập trung
Tập trung mua hàng từ một nhà cung cấp hoặc giữa các phòng ban và công ty con giúp tăng lực lượng mua và giảm chi phí. Chiến lược này không chỉ giảm thiểu chi phí giao dịch mà còn tăng cường sức mạnh đàm phán.
4. Tối ưu hóa thông số kỹ thuật
Chuẩn hóa hoặc điều chỉnh thông số kỹ thuật sản phẩm để phù hợp với tiêu chuẩn ngành có thể giảm chi phí đáng kể. Việc này bao gồm cả thay đổi vật liệu hoặc thành phần sản phẩm, giúp giảm giá thành mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
5. Giảm sử dụng
Đây là việc xem xét kỹ lưỡng các khoản mua hàng để đảm bảo chúng thực sự cần thiết. Thiết lập chính sách mua hàng rõ ràng và các quy trình kiểm soát chặt chẽ giúp loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực.
6. Tái cấu trúc chuỗi cung ứng
Cải thiện quy trình mua hàng bằng cách loại bỏ các khâu trung gian không cần thiết và áp dụng giải pháp thương mại điện tử. Việc này không chỉ giảm chi phí mà còn tăng cường hiệu quả hoạt động.
7. Thuê ngoài / thực hiện nội bộ
Phân tích chi phí và lợi ích của việc thuê ngoài so với thực hiện nội bộ giúp doanh nghiệp quyết định chiến lược phù hợp, từ đó tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.
8. Đối tác chiến lược
Hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp chính không chỉ cải thiện mối quan hệ mà còn tạo điều kiện cho việc thực hiện các dự án có lợi cho cả hai bên. Việc này giúp đảm bảo giá cả tốt nhất và cải thiện hiệu quả hoạt động chung.
Áp dụng đồng bộ các chiến lược trên không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu một cách chặt chẽ mà còn cải thiện tính cạnh tranh và khả năng thích ứng trên thị trường. Việc tối ưu hóa các yếu tố chi phí và áp dụng các giải pháp sáng tạo sẽ là chìa khóa để thành công trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Nắm bắt kỹ thuật cân bằng Inventory Levels & Lead Times
Hội thảo SCSS_No.04/23 PLANNING:BALANCING
INVENTORY LEVELS & LEAD TIMES
