5 "Mẹo" tối ưu hóa khả năng lưu trữ trong kho

Lợi ích của việc tối ưu hệ thống kho lưu trữ là không thể chối cãi vì việc này góp phần giảm thiểu thời gian và chi phí xử lý, tồn trữ và vận chuyển các đơn hàng. Tuy nhiên trong thực tế, tối ưu hóa hệ thống kho là nhiệm vụ không hề đơn giản. Bởi vì ngay cả khi nhà kho được thiết kế ngăn nắp và hiệu quả nhất, mọi thứ vẫn có thể trở nên lộn xộn hơn khi bạn tiến hành nhập hoặc xuất kho một số hàng hóa. VILAS sẽ giới thiệu bạn 5 mẹo để góp phần tối ưu khả năng lưu trữ trong kho qua bài viết sau đây.

Sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu và xử lý hàng hóa tự động

Việc xử lý hàng hóa thủ công (Manual Handling) là một trong những nguyên nhân dẫn đến hoạt động trong kho không được hiệu quả như mong đợi, có thể dẫn đến một vài hậu quả do sự thiếu kinh nghiệm hoặc sai lầm trong quá trình xử lý hàng hóa của nhân viên (ví dụ như làm hư bao bì hàng hóa, quên vị trí sản phẩm được lưu trữ, v.v). Nhưng khi việc thu thập dữ liệu được tự động hóa, khả năng về sự nhầm lẫn vị trí hàng hóa sẽ được giảm thiểu.

Điều này cũng đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được lưu trữ đúng vị trí, và mọi dữ liệu được đưa vào máy tính một cách chính xác. Những công cụ có thể được sử dụng như máy quét mã vạch, máy đọc mã QR, RFID (Radio Frequency Identification) hoặc IoT (Internet of Things),…

Sử dụng vị trí Bin trong hệ thống quản lý kho

Bạn không thể ngẫu nhiên sắp xếp hàng hóa ở bất cứ vị trí nào trong nhà kho. Để kho của bạn hoạt động hiệu quả, bạn có thể sử dụng hệ thống BIN Location – được biết đến như một hệ thống định vị, nhằm cung cấp chính xác vị trí lưu trữ hàng hóa thông qua thông tin về hàng, cột và giá đỡ. Khi bạn giữ một sản phẩm cụ thể ở một trong các vị trí này, hàng, cột và giá cụ thể sẽ trở thành số bin cho loại sản phẩm đó. Định dạng của số “Bin” hoàn toàn là quyết định của bạn.

Nếu tất cả các hàng hóa được sắp xếp theo hệ thống “BIN”, bất kỳ nhân viên kho nào cũng có thể dễ dàng tìm thấy sản phẩm hơn. Bên cạnh đó, hệ thống giảm lãng phí thời gian và nguồn lực vô ích khi giúp cắt bỏ những bước thừa thãi trong quy trình. Công nghệ hỗ trợ sử dụng vị trí Bin có thể là các hệ thống quản lý kho thông minh (WMS – Warehouse Management System) hoặc hệ thống quản lý kho tự động (AS/RS – Automated Storage and Retrieval System).

Theo dõi chặt chẽ dòng hàng hóa

Bạn có biết sản phẩm nào bán chạy và sản phẩm nào phải chịu lưu kho nhiều tháng liền không? Mỗi doanh nghiệp có thể dự báo cung/ cầu sản phẩm của họ ở một mức độ nào đó và theo đó, lên kế hoạch đặt hàng với nhà sản xuất của họ, điều này sẽ giúp họ tránh được việc đặt dư các mặt hàng bán chậm và khuyến khích họ đặt hàng nhiều hơn ở các mặt hàng bán nhanh. Nó là một phương pháp hiệu quả để giảm chi phí tổng thể của bạn và sử dụng tốt hơn không gian lưu kho của bạn.

Để theo dõi dòng hàng hóa, bạn có thể áp dụng các giải pháp công nghệ như:

Hệ thống quản lý kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi và quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Bạn có thể tạo ra các báo cáo hàng tồn kho, lượng hàng xuất nhập và dự đoán tình trạng hàng hóa trong tương lai.
Mã vạch: Gán mã vạch cho từng sản phẩm giúp bạn dễ dàng theo dõi lượng hàng hóa trong kho. Mỗi lần sản phẩm được nhập hoặc xuất kho, bạn chỉ cần quét mã vạch để cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho.

THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS & SUPPLY CHAIN VIỆT NAM

Khoảng cách: Sắp xếp các sản phẩm trong kho theo khoảng cách để dễ dàng tìm kiếm và theo dõi. Bạn có thể tạo ra một bản đồ kho với vị trí và khoảng cách giữa các sản phẩm được ghi lại để nhân viên kho dễ dàng tìm kiếm sản phẩm khi cần thiết.
Hệ thống cảnh báo: Thiết lập hệ thống cảnh báo tự động khi số lượng sản phẩm trong kho xuống mức tối thiểu hoặc khi các mức cảnh báo khác được đặt trước. Các cảnh báo sẽ giúp bạn đưa ra quyết định kịp thời về việc nhập thêm hàng hoặc điều chỉnh số lượng hàng tồn kho.
Theo dõi trong thời gian thực: Sử dụng các công nghệ hiện đại như IoT (Internet of Things) hoặc RFID (Radio Frequency Identification) để theo dõi hàng hóa trong thời gian thực. Các thiết bị này giúp bạn biết được vị trí chính xác của sản phẩm trong kho và cập nhật thông tin hàng hóa một cách tức thì vào hệ thống quản lý kho.

Sử dụng phân tích ABC (ABC Analysis)

Đây là một phương pháp đánh giá cơ bản, còn được gọi là Phương pháp phân loại hàng tồn kho bằng cách phân loại tất cả các sản phẩm theo giá trị tiền mặt của chúng từ cao đến thấp). Đa số các trường hợp, doanh nghiệp không quan tâm lắm đến việc phân tích đối với hàng tồn kho. Nhưng việc phân tích ABC cho phép họ biết sản phẩm nào mang lại lợi nhuận nhiều nhất để có thể tập trung thời gian và nguồn lực của họ vào các sản phẩm đó.

Phân tích ABC là một kỹ thuật phân loại trong quản trị kho hàng & hàng tồn kho, và có thể được đưa vào sử dụng cho một loạt các mặt hàng tồn kho, chẳng hạn như sản phẩm sản xuất, linh kiện, phụ tùng thay thế, thành phẩm, hàng chưa hoàn thành v.v. Theo đó, hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho được phân làm 3 nhóm gồm A, B và C.

Nhóm A là hàng tồn kho luôn ở mức độ ưu tiên hàng đầu và thường những mặt hàng mang lại doanh thu cao nhất. Đòi hỏi tần suất kiểm tra và sắp xếp cao hơn để đảm bảo luôn có nguồn cung cấp đầy đủ các sản phẩm này.
Các mặt hàng nhóm C có giá trị tiền tệ thấp hơn, nhưng luôn được đặt hàng với số lượng lớn.
Nhóm B là nhóm hàng hóa có khối lượng, giá trị, tần suất đặt hàng trung bình so với nhóm A và C.

Tối ưu hóa sức chứa của kho

Không gian lưu trữ kho là có giới hạn, do đó việc tối ưu hóa từng centimet của không gian mở của kho hàng là cần thiết để mang lại lợi ích cao hơn cho doanh nghiệp. Các giá đỡ cần được thiết kế sao cho có thể tận dụng chiều dọc cũng như không gian ngang sẵn có trong kho. Mọi người thường cho rằng khi không gian “đầy”, họ cần phải chuyển sang một kho khác lớn hơn, nhưng những gì họ không nhận ra là tiềm năng từ những khoảng trống không được sử dụng sẵn có. Hàng hóa được chồng chất ngẫu nhiên lên nhau gây ra lãng phí không gian, không chỉ ngăn cản bạn lưu trữ nhiều hàng hóa hơn, mà còn khiến cho nhân viên của bạn khó thực hiện công việc của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tối đa sức chứa của không gian kho chỉ có thể khả thi nếu bạn thiết kế kho dựa theo mỗi đơn hàng nhận hoặc vận chuyển mỗi tháng, tức là ưu tiên sắp xếp các sản phẩm được di chuyển thường xuyên hơn, ước lượng số lượng nhân viên làm việc trong kho và số lượng giá hàng cần thiết để lưu trữ hàng hóa, v.v. Chỉ cần bạn có ước tính sơ bộ những yếu tố này thì bạn đã có thể sử dụng không gian lưu kho của mình hiệu quả hơn.

Theo cerasis.com