DOWNTIME – 8 loại lãng phí trong vận hành Chuỗi cung ứng

Lãng phí là gì?

Cách đơn giản nhất để mô tả lãng phí trong quá trình vận hành (Operations) là “Hoạt động không tạo thêm giá trị cho chuỗi cung ứng”. Và thực tế cho thấy, khách hàng sẽ không vui lòng thanh toán thêm bất kì khoản phát sinh nào đến từ các hoạt động không làm tăng thêm giá trị cho những gì họ thật sự muốn và cũng như đối với nhà quản lí chuỗi cung ứng, việc lãng phí nguồn lực cho các hoạt động không mang lại giá trị hoàn toàn cần được hạn chế tối đa.

Tại sao phải loại bỏ lãng phí?

Lợi nhuận của doanh nghiệp có thể gia tăng từ việc cắt giảm các chi phí trong quá trình hoạt động. Và một trong những chi phí chiếm tỉ trọng khá lớn thường bị các doanh nghiệp ‘bỏ quên’ và ảnh hưởng trực tiếp đến giá cung cấp cho khách hàng đó chính là chi phí tổn thất cho các hoạt động lãng phí, không cần thiết trong quá trình vận hành. Cắt bỏ những chi phí này là cần thiết, tuy nhiên, không nhiều công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của việc làm này.

Ngoài khả năng cải thiện lợi nhuận cho công ty, việc cắt giảm, loại bỏ các hoạt động lãng phí trong vận hành có tác động lớn đến sự hài lòng của khách hàng với các sản phẩm và dịch vụ của bạn. Khách hàng muốn thời gian giao hàng đúng lúc, chất lượng hoàn hảo và với mức giá phù hợp. Điều này chỉ có thể đạt được nếu bạn loại bỏ được những lãng phí trong vận hành.

8 lãng phí thường gặp trong quá trình vận hành chuỗi cung ứng là DOWNTIME

• Defects
• Overproduction
• Waiting
• Non-Utilized Talent
• Transportation
• Inventory
• Motion
• Extra-processing

1. Lãng phí do sửa chữa, loại bỏ sản phẩm hỏng (Defects):

• Loại tổn thất lãng phí này gây gián đoạn quá trình sản xuất và cung ứng. Để khắc phục, sửa chữa các sản phẩm có lỗi, đòi hỏi phải tốn thời gian và chi phí, phải có thêm một bộ phận riêng để làm việc này, hoặc phải dừng sản xuất để khắc phục.
• Loại bỏ hoàn toàn các tổn thất lãng phí là điều khó có thể xảy ra, nhưng lãng phí do sự hư hỏng của hàng hóa có thể được hạn chế thông qua quy trình sản xuất được tiêu chuẩn hóa, được quản lí chặt chẽ ở mọi cấp độ sản xuất hoặc một số công cụ hỗ trợ giám sát công việc như checklists, v..v..

2. Lãng phí do sản xuất quá nhiều (Over-production):

• Là việc sản xuất vượt quá nhu cầu, vượt quá hiệu quả hoạt động của máy móc, của nhân công và khả năng quản lí. Hậu quả của loại lãng phí này là tồn kho nhiều, sản xuất kém hiệu quả.
• Giải pháp cho vấn đề trên là việc thiết lập luồng làm việc hợp lí dựa trên lợi ích khác hàng. Đảm bảo tính hợp lí của các quy trình sản xuất sẵn có tại mỗi giai đoạn công việc, hoặc tạo ra các quy trình mới nếu cần thiết.

3. Lãng phí do chờ đợi (Waiting):

• Loại lãng phí này xảy ra do các công đoạn trên dây chuyền có tốc độ không đồng đều, do thiếu chi tiết, do trục trặc kỹ thuật khiến dây chuyền bị trì hoãn để chờ đợi thu thập đủ nguyên vật liệu mới tiếp tục tiến hành sản xuất. Khi dây chuyền hay máy đang hoạt động rất khó để phát hiện ra lãng phí này.
• Khi xảy ra loại lãng phí này, sẽ có một bộ phận công nhân phải chờ đợi để công đoạn sản xuất gặp trục trặc được giải quyết. Một trong những hướng giải quyết tức thời chính là bổ sung một số lượng công nhân phù hợp để giải quyết tồn đọng tại công đoạn sản xuất nêu trên, đối với một số nhà quản lý, đây còn được biết tới như một hướng giải quyết lãng phí tài chính (tiền lương).

4. Lãng phí nguồn lực (Non-Utilized Talent)

• Con người: không tận dụng hết năng lực của nhân viên
• Nguồn lực khác: Quên tắt đèn và các máy không sử dụng
• Giải pháp chính cho vấn đề lãng phí này chính là tạo động lực và cấp quyền cho nhân viên, hạn chế việc quản lí quá sát sao, tăng cường đạo tạo. Tối ưu hóa, tiết kiệm các tài nguyên về cơ sở vật chất.

5. Lãng phí do vận chuyển (Transport):

• Nguồn gốc của loại lãng phí này là do phương tiện vận tải (xe xúc, băng tải,…) chạy không đủ tải, không sử dụng ở hiệu suất cao nhất. Loại lãng phí này cũng chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong các loại lãng phí.
• Việc hạn chế lãng phí vận chuyển có thể được giải quyết thông qua việc đơn giản hóa quy trình vận chuyển, sửa chửa và xây dựng cơ sở hạ tầng.

6. Lãng phí do hàng tồn kho (Inventory):

• Tồn kho, dự trữ là một yếu tố cần thiết, nhằm cho quá tình sản xuất, lưu thông được tiến hành liên tục, nhịp nhàng, không bị gián đoạn, nhưng nếu để tồn kho quá mức là một lãng phí quá lớn. Tồn kho sản phẩm, nguyên vật liệu không chỉ gây ứ đọng vốn, làm giảm hiệu quả kinh doanh mà còn gây tốn diện tích, chiếm không gian. Khi đó đòi hỏi phải sử dụng nhâncông và các thiết bị bảo quản hàng tồn kho.

7. Lãng phí do di chuyển, chuyển động (Motion):

• Lãng phí do chuyển động là những hoạt động, thao tác thừa của người sản xuất, những hoạt động này không đem lại giá trị gia tăng.
• Để khắc phục lãng phí này này cần phát triển các công cụ hỗ trợ chuyển động và một qui trình làm việc tinh gọn cụ thể rõ ràng không thừa bước, tối thiểu hóa khoảng cách vật lý giữa các khâu sản xuất.

8. Lãng phí do quá trình vận hành (Extra-processing):

• Do các điều kiện về công nghệ không đầy đủ, hoặc thiết kế chưa thích hợp dẫn đến nhịp sản xuất không đều giữa các công đoạn, hay nói cách khác là sự không đồng bộ. Loại lãng phí này là nguồn gốc của rất nhiều loại lãng phí khác và chiếm tỉ trọng lớn.
• Thông thường loại lãng phí này có thể loại bỏ bằng cách kết hợp giữa các công đoạn và áp dụng kĩ thuật line-balancing (cân bằng công đoạn).

Những lãng phí này gây ra rất nhiều tổn thất về tài chính cho doanh nghiệp. Bởi vậy, các nhà quản trị Chuỗi cung ứng phải nhanh chóng tìm ra những lãng phí đó, khắc phục để các hoạt động trong doanh nghiệp được tối ưu hóa và đạt hiệu quả cao nhất.

Theo www.processexcellencenetwork.com & leanmanufacturingtools.org