Phòng mua hàng ngày nay đóng góp vào việc tối ưu chi phí cho doanh nghiệp thông qua việc cân bằng nhiều yếu tố khác nhau (chất lượng, chi phí, thời gian, công suất,…) để chọn ra các đối tác cung ứng phù hợp nhất, từ đó tối ưu tổng chi phí mua hàng (Total Cost Ownership). Điều này đòi hỏi việc tiếp cận quy trình tìm nguồn cung được thực hiện một cách chiến lược hơn.
Tại Hội thảo SCSS 26: “Strategic Sourcing Redefined: Achieving Maximum Value with Category Management” Diễn giả Nguyễn Thị Lợi nêu quan điểm: “Procurement cần nhìn một bức tranh rộng hơn, phải hiểu tất cả các mảnh ghép trong doanh nghiệp. Thay vì chỉ nhận yêu cầu một chiều và tập trung hoàn thành các đơn đặt hàng, các nhân sự và nhà quản lý mua hàng cần hiểu rõ mục tiêu và nhu cầu mua hàng là gì, từ đó, đưa ra phản hồi của mình về việc nên hay không nên mua, hoặc có thể thay thế bằng một sản phẩm khác không. Để làm được điều này, nhân sự mua hàng cần trang bị cho mình kiến thức về hàng hóa, sản phẩm cần mua, thị trường cung ứng, thậm chí là kiến thức kỹ thuật, để đảm bảo các máy móc vận hành tương thích với sản phẩm hay nguyên liệu thay thế.”
“Quan trọng hơn hết, việc tiếp cận và chọn nhà cung cấp một cách chiến lược đòi hỏi việc nhìn thấy các chi phí ẩn (Hidden Costs), các chi phí liên quan đến các yếu tố ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong xuyên suốt quá trình mua hàng, từ tìm nguồn cung đến sau khi hoàn thành hợp đồng mua hàng. Một số yếu tố cần cân nhắc ngoài giá khi chọn nhà cung cấp như: khả năng tài chính, công suất máy khi doanh nghiệp cần tăng sản lượng, họ có đảm bảo về tính bền vững trong hoạt động cung ứng không,…”
Mô hình Kraljic Matrix – Công cụ đắc lực hỗ trợ tìm nguồn cung chiến lược
Trong xuyên suốt hội thảo, chị Lợi đề cao hiệu quả của việc sử dụng mô hình Kraljic để phân đoạn các nhà cung cấp theo 4 cấp độ: Non-Critical, Strategic, Leverage và Bottleneck. Với mỗi cấp độ sẽ tương ứng với các chiến lược tiếp cận và hợp tác khác nhau. Thậm chí, việc phân loại này còn cho phép các nhà quản lý mua hàng hướng đến các giải pháp để chuyển đổi giữa các cấp độ nhằm tối đa hóa hiệu suất mua hàng. Ví dụ: với các nhà cung cấp thuộc nhóm Strategic nhưng không thiện chí trong việc hợp tác, phát triển, có thể cân nhắc để chuyển qua nhóm Leverage để không phụ thuộc quá nhiều, đồng thời nâng cao được vị thế trong mối quan hệ với các đối tác cung ứng.
Category Management – Chiến lược quản lý tập trung và toàn diện
Nếu như Strategic Sourcing cho phép các nhà mua hàng tiếp cận nguồn cung một cách chiến lược, hướng đến tối ưu chi phí mua hàng tổng thể, thì Category Management là khái niệm bao quát hơn, hướng đến việc tối đa giá trị của quy trình mua hàng của từng nhóm danh mục, bao gồm các sản phẩm cùng ngành hàng hoặc cùng các đặc điểm tính chất. Từ đó, triển khai chiến lược quản lý một cách tập trung và toàn diện hơn.
Nói cách khác, Category Management bao trùm Strategic Sourcing, đây là một chiến lược dài hạn, được thực hiện và duy trì trong suốt vòng đời của các sản phẩm. Việc nhóm hàng hóa theo các danh mục lớn giúp doanh nghiệp tập trung hóa nguồn lực, giúp việc triển khai các chiến lược và quản lý không bị phân mảnh. Đặc biệt là tối ưu chi phí cho doanh nghiệp thông qua việc thu nhỏ danh sách các đối tác cung cấp. Chọn được Supplier cung cấp nhiều sản phẩm thay vì nhiều Supplier cho một sản phẩm duy nhất.
Song, với kinh nghiệm của mình, chị Lợi khẳng định: “Thách thức lớn nhất của quản lý danh mục là làm việc với các phòng ban bên trong doanh nghiệp. Làm sao để các bên hiểu được mục tiêu và chiến lược của phòng mua hàng là gì, làm sao để đạt được sự đồng thuận để các bên dễ dàng chia sẻ thông tin, lắng nghe phản hồi một cách thiện chí nhất.”
Để vượt qua thử thách này, chị Lợi đưa ra lời khuyên: “Hãy cho cấp trên và các phòng ban thấy được chiến lược của phòng mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa như thế nào bằng cách trực quan hóa các dữ liệu có độ tin cậy cao.
Supplier Relationship Management – chiến lược duy trì & phát triển nguồn cung chiến lược
Để đảm bảo nguồn cung được duy trì một cách ổn định, kể cả trong trong thời kỳ biến động, việc có một chiến lược xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp là vô cùng quan trọng. Một mối quan hệ hợp tác tốt sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị từ đối tác, từ việc dễ dàng chia sẻ các kế hoạch, thông tin, thiết lập các cam kết đến việc cùng nhau phát triển thông qua việc cải tiến quy trình và chất lượng.
Song, việc phân loại quản lý hàng hóa theo danh mục kết hợp sử dụng mô hình phân đoạn các nhóm nhà cung cấp – Kraljic Matrix sẽ giúp xác định kế hoạch làm việc và xây dựng mói quan hệ với các đói tác cung ứng một cách hiệu quả hơn.
Kết lại
Để nâng cao vị thế phòng Procurement, việc hiểu rõ sản phẩm, mục tiêu và nhu cầu mua hàng của tất cả các phòng ban, cũng như am hiểu về nhà cung cấp và cập nhật liên tục thông tin thị trường là vô cùng quan trọng. Chị Lợi nhấn mạnh rằng không nên lệ thuộc vào kinh nghiệm mà luôn phải cập nhật kiến thức và kỹ năng về công cụ, ứng dụng công nghệ tiên tiến. Theo chị, kiến thức cần được làm mới nhanh chóng, thậm chí hàng tháng, để đáp ứng kịp thời với những thay đổi và xu hướng mới trên thị trường.
Khóa đào tạo Strategic Sourcing & Supplier Relationships
“Xây dựng và triển khai hiệu quả chiến lược nguồn cung & quản lý mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp.”
