Dù bạn đang triển khai một gói thầu mua hàng phức tạp hay chỉ đơn giản tìm nhà cung cấp phù hợp nhất cho một dịch vụ quen thuộc, việc tổ chức một quy trình đấu thầu cạnh tranh (competitive bidding) thành công không phải là điều dễ dàng. Rủi ro từ thiếu minh bạch, đánh giá thiếu công bằng, hay đơn giản là quy trình không kiểm soát có thể khiến tổ chức bạn trả giá bằng cả chi phí, thời gian và uy tín.
Dưới đây là 7 bí quyết giúp bạn quản lý một quy trình đấu thầu thành công.
1. Lập kế hoạch dự án chi tiết – Nền tảng cho thành công
Mọi quy trình đấu thầu hiệu quả đều bắt đầu từ một bản kế hoạch được xây dựng cẩn trọng. Đây là bước xác định phạm vi, tiến độ và các mốc thời gian quan trọng – đồng thời phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng thành viên tham gia.
Một bản kế hoạch dự án cần đảm bảo:
- Xác định toàn bộ các bước từ chuẩn bị đến phê duyệt kết quả thầu;
- Đưa ra timeline cụ thể, có tính đến các yếu tố nội bộ như ngày nghỉ, thời điểm cao điểm, nguồn lực giới hạn;
- Phân công rõ ràng vai trò: ai đảm nhiệm đánh giá kỹ thuật, ai xử lý tài chính, ai truyền thông nội bộ;
- Được rà soát và phê duyệt bởi các bên liên quan trước khi triển khai.
Một kế hoạch tốt không chỉ giúp giữ tiến độ mà còn giúp các bên chủ động phối hợp và phản ứng nhanh trước các tình huống phát sinh. Trong môi trường doanh nghiệp, đây cũng là công cụ chứng minh năng lực tổ chức và quản trị của phòng thu mua.
2. Xác lập tiêu chí đánh giá khách quan và minh bạch
Xác lập tiêu chí đánh giá là một trong những việc quan trọng nhất, và cần được thực hiện trước khi phát hành hồ sơ mời thầu – không phải sau khi đã nhận đề xuất.
Việc xây dựng tiêu chí giúp:
- Xác định rõ điều gì là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp (giải pháp kỹ thuật, năng lực tài chính, độ linh hoạt trong triển khai, khả năng đáp ứng SLA, v.v.);
- Tránh thiên vị hoặc đánh giá cảm tính;
- Tạo ra quy trình có thể audit được – đặc biệt hữu ích khi bị khiếu nại từ phía nhà cung cấp.
Một hệ thống tiêu chí hiệu quả nên:
- Có trọng số rõ ràng cho từng hạng mục (ví dụ: kỹ thuật 40%, tài chính 30%, pháp lý 10%, dịch vụ hậu mãi 20%);
- Sử dụng thang điểm cụ thể (1–5) kèm mô tả chi tiết từng mức điểm;
- Phân công đánh giá theo chuyên môn: kỹ thuật do kỹ sư, tài chính do bộ phận tài chính, bảo mật do chuyên gia IT,…
Bộ phận thu mua đóng vai trò giám sát, điều phối tiến độ và đảm bảo quy trình đánh giá diễn ra thống nhất, khách quan và đúng nguyên tắc.
3. Kiểm soát chặt chẽ quá trình phát hành và tiếp nhận hồ sơ dự thầu
Giai đoạn phát hành RFx là bước thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và năng lực quản trị của phòng thu mua. Tại đây, mọi giao tiếp với nhà cung cấp phải được điều phối thông qua một đầu mối duy nhất – thường là procurement lead.
Những việc cần làm bao gồm:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ mời thầu: giới thiệu doanh nghiệp, yêu cầu kỹ thuật, điều khoản hợp đồng dự kiến, cấu trúc bảng giá, tiêu chí đánh giá, timeline thực hiện;
- Thiết lập kênh phản hồi chính thức: tất cả câu hỏi phải được gửi bằng văn bản vào một thời điểm chung, câu trả lời phải được tổng hợp, ẩn danh, và gửi lại cho tất cả nhà cung cấp;
- Theo dõi xác nhận tham gia từ nhà cung cấp sau khi nhận tài liệu;
- Cân nhắc kỹ lưỡng khi có yêu cầu gia hạn: chỉ chấp nhận khi lý do hợp lý và được yêu cầu sớm. Nếu gia hạn, phải áp dụng công bằng cho tất cả nhà cung cấp.
Đây là giai đoạn yêu cầu độ kỷ luật cao – bất kỳ sự thiếu kiểm soát nào cũng có thể dẫn đến tranh chấp, hoặc làm suy giảm uy tín của doanh nghiệp trên thị trường cung ứng.
4. Tổ chức phiên thuyết trình hoặc workshop – khi giải pháp cần được “đối thoại”
Thuyết trình hoặc workshop là bước tạo điều kiện để hai bên tiếp xúc sâu hơn và xác định rõ khả năng triển khai thực tế của giải pháp.
Thuyết trình (presentation): nhà cung cấp trình bày đề xuất, trả lời câu hỏi, giới thiệu đội ngũ triển khai.
Workshop: làm việc trực tiếp, tương tác hai chiều để tinh chỉnh đề xuất, thường dùng cho các dự án phức tạp.
Khi tổ chức, cần đảm bảo:
- Gửi agenda trước, thống nhất nội dung kỳ vọng;
- Tất cả nhà cung cấp có thời lượng tương đương;
- Tất cả thành viên đánh giá tham gia đủ các buổi – tránh tình trạng “chọn lọc” theo cảm tính;
- Chấm điểm ngay sau mỗi phiên để tránh bị ảnh hưởng bởi các buổi sau.
Đây cũng là cơ hội để “đo” khả năng làm việc nhóm, năng lực phản ứng, và mức độ phù hợp văn hóa – những yếu tố khó thể hiện bằng văn bản nhưng cực kỳ quan trọng trong triển khai thực tế.
5. Tổng hợp và lập báo cáo khuyến nghị lựa chọn nhà cung cấp
Một báo cáo đề xuất nhà cung cấp chuyên nghiệp không chỉ đơn thuần là bản tổng hợp bảng điểm, mà phải kể được câu chuyện đầy đủ từ lúc bắt đầu đến lúc ra quyết định.
Cấu trúc cơ bản nên gồm:
- Mô tả tổng quan dự án: phạm vi, mục tiêu, các mốc thời gian;
- Quá trình phát hành và tiếp nhận hồ sơ, danh sách nhà cung cấp tham gia;
- Phân tích chi tiết kết quả đánh giá: bảng điểm, xếp hạng, điểm mạnh – yếu;
- Lý do lựa chọn nhà cung cấp được đề xuất (bao gồm các khác biệt then chốt về giá trị, rủi ro, khả năng thực hiện);
- Kế hoạch thương lượng, ký kết hợp đồng và khởi động dự án sau lựa chọn.
Tài liệu này không chỉ phục vụ nội bộ mà còn là tài sản giá trị nếu sau này cần audit, phản biện hoặc sử dụng làm case study cho các đợt đấu thầu sau.
6. Tổ chức phiên họp ra quyết định Go / No-Go
Dù quá trình đánh giá đã hoàn tất, việc tổ chức một phiên họp chính thức với đầy đủ các bên liên quan là bước không thể thiếu trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Đây là thời điểm để toàn đội ngũ rà soát lại toàn bộ kết quả và thống nhất hướng đi tiếp theo.
Bạn cần trả lời các câu hỏi then chốt:
- Các thông tin thu thập đã đủ để đưa ra quyết định chưa?
- Các bên liên quan có đồng thuận về lựa chọn cuối cùng không?
- Có rủi ro nào chưa được phân tích kỹ hoặc thông tin nào cần bổ sung thêm trước khi tiến hành?
Tại phiên họp này, nhóm thực hiện cần trình bày tóm tắt quá trình triển khai, đánh giá, đề xuất lựa chọn và các lý do hỗ trợ quyết định. Sau khi thảo luận, tổ chức cần thống nhất rõ ràng về một trong ba lựa chọn:
- Go (Tiếp tục): Phê duyệt phương án đã chọn, tiến hành bước thương lượng hợp đồng hoặc khởi động dự án;
- No-Go (Dừng lại): Không tiếp tục với bất kỳ nhà cung cấp nào, kết thúc quy trình;
- Rework (Quay lại): Cần thu thập thêm thông tin hoặc làm rõ một số vấn đề trước khi quyết định.
Đây là bước chốt hạ quan trọng, thể hiện tính trách nhiệm, sự đồng thuận và khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu – yếu tố sống còn của một quy trình thu mua chiến lược.
7. Mục tiêu là giải pháp tối ưu – không phải tốc độ
Nhiều tổ chức mắc sai lầm khi đặt mục tiêu “kết thúc nhanh”, thay vì “lựa chọn đúng”. Một quy trình thu mua thành công là quy trình dẫn đến quyết định đúng nhà cung cấp, đúng giải pháp, đúng giá trị – chứ không phải người nộp hồ sơ sớm nhất.
Để đạt được điều này:
- Cần đủ thời gian cho nhà cung cấp chuẩn bị đề xuất chất lượng;
- Cần cấu trúc đánh giá rõ ràng, khách quan và thực tế;
- Cần đội ngũ thực hiện có chuyên môn, phối hợp nhịp nhàng và có trách nhiệm.
Thời gian là yếu tố quan trọng, nhưng không bao giờ nên là lý do để hi sinh chất lượng ra quyết định – nhất là trong những dự án có ảnh hưởng lâu dài đến năng lực vận hành của doanh nghiệp.
Kết luận
Một quy trình đấu thầu cạnh tranh không chỉ là công cụ chọn nhà cung cấp – mà là công cụ xây dựng uy tín, gia tăng giá trị và giảm thiểu rủi ro cho tổ chức. Với vai trò là đầu mối điều phối, bộ phận thu mua cần vận dụng linh hoạt giữa tính hệ thống và khả năng thích ứng, giữa nguyên tắc và thực tiễn.
Nếu bạn đang chuẩn bị tổ chức một cuộc đấu thầu lớn, hãy xem lại các bước trên như một checklist chiến lược.
