Trước khi bước vào cuộc họp S&OP chính thức, doanh nghiệp phải trải qua khoảng thời gian dài chuẩn bị nhằm tăng độ chính xác trong bộ số hoạch định.
Thông thường, một quy trình S&OP hiệu quả đòi hỏi phải trải qua 5 buổi họp chính:
- Buổi họp sơ bộ
- Cuộc họp về nhu cầu
- Cuộc họp về nguồn cung
- Cuộc họp cùng đối tác
- Cuộc họp của các lãnh đạo
Vậy, đâu là những nội dung chính của các cuộc họp trên? Cùng VILAS tìm hiểu nhé!
1. Buổi họp sơ bộ:
Buổi họp tập hợp các phòng ban chức năng của doanh nghiệp, bao gồm quản lý phòng Tài chính, Nhân sự, Marketing, Nguyên vật liệu, Vận hành, Sản xuất và Kinh doanh. Cuộc họp này xem xét các tác động cung cầu trong quá trình vận hành doanh nghiệp, và cung cấp nguồn dữ liệu dự báo nhu cầu về các sản phẩm mới, chuẩn bị cho cuộc họp nhu cầu
Cuộc họp này diễn ra hàng tháng và cần được dẫn dắt bởi bộ phận quản lý Hoạch định Kinh doanh và Vận hành cũng như đội ngũ riêng diễn ra trong vòng 1-2 giờ. Thời gian này phụ thuộc vào từng giai đoạn và tình hình phát triển của công ty.
2. Cuộc họp về nhu cầu:
Cuộc họp Nhu cầu lấy thông tin từ cuộc họp sơ bộ và hợp nhất với các dự báo về nhu cầu sản phẩm hiện tại, để tạo ra một bức tranh tổng thể về nhu cầu đối với các sản phẩm cụ thể. Mục tiêu tại buổi họp chính là đưa ra bộ số dựa trên các dự báo về nhu cầu sát với thực tế nhất cho các buổi họp tiếp theo. Đội ngũ S&OP sẽ chọn lọc và sắp xếp các thông tin cần thiết cho quy trình S&OP. Ngoài ra, các thành viên chịu trách nhiệm đưa ra dự báo cơ sở cũng như các điểm bất thường trong dự báo.
3. Cuộc họp về nguồn cung:
Thông thường, cuộc họp này diễn ra trong vòng 1 giờ và dẫn dắt bởi người lập kế hoạch tổng thể. Đối tượng tham dự bao gồm đại diện đến từ các phòng ban: Tài chính, Nguyên vật liệu và Vận hành với mục tiêu đánh giá kế hoạch, so sánh mức độ khả thi dựa trên năng lực và phân tích công suất của doanh nghiệp. Giai đoạn này giúp doanh nghiệp nhận biết hạn chế của máy móc, nguồn lực nội bộ và nhà cung ứng. Sau đó, dựa vào các khả năng trên mà doanh nghiệp phát triển kế hoạch về nguồn cung và giải pháp cho những rào cản.
4. Cuộc họp cùng đối tác:
Các quản lý chịu trách nhiệm về độ hiệu quả của cuộc họp kéo dài trong vòng 2 giờ. Sự có mặt của trưởng phòng Tài chính, Marketing, Nguyên vật liệu, Kiểm soát sản phẩm và Kinh doanh sẽ có mặt tại buổi họp này, cùng với đội ngũ S&OP riêng của doanh nghiệp. Mục tiêu ở cuộc họp thứ 4 chính là xây dựng kế hoạch cùng đối tác, hay lời cam kết của doanh nghiệp với các đối tác của mình.
5. Cuộc họp của các lãnh đạo:
Buổi họp cuối cùng kéo dài khoảng 1 tiếng và được dẫn dắt bởi Giám đốc điều hành của doanh nghiệp. Dựa theo cấu trúc của từng doanh nghiệp, các đại diện từ các phòng ban sẽ được chỉ định khi tham gia buổi họp. Ngoài sự có mặt của Giám đốc điều hành, đôi khi có sự tham gia từ phòng nhân sự, các thành viên có mặt còn lại sẽ tương tự như các cuộc họp trước đó.
