Chuỗi cung ứng thời di động

Trong ngành công nghiệp phân phối toàn cầu, ước tính có giá trị khoảng 2.900 tỷ đô-la Mỹ , vai trò của nhà sản xuất, phân phối, bán sỉ và bán lẻ đã bắt đầu bị lu mờ do chịu ảnh hưởng của yếu tố cạnh tranh, toàn cầu hóa và sự gia tăng về nhu cầu của người tiêu dùng. Vậy, trong bối cảnh công nghệ đang phát triển bùng nổ như hiện nay thì đâu là những cơ hội và thách thức, liệu rằng những công nghệ như 3G, 4G và các thiết bị không dây có làm nên một cuộc cách mạng trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng?

Xem thêm “Tích hợp Logistics Ngược vào chuỗi cung ứng xanh“

Ông Greg Aimi, Giám đốc nghiên cứu chuỗi cung ứng của tổ chức AMR, cho rằng ngay cả khi sản phẩm xuất xưởng từ những nhà máy ở châu Á với giá khoảng vài cent, các nhà phân phối vẫn phải chịu áp lực ngày càng tăng để giảm giá thành, đồng thời lại phải nắm giữ hàng tồn kho lâu hơn nữa. Nhà bán lẻ ngày càng trở nên có quyền lực và lấn sâu vào những vai trò khác trong chuỗi phân phối. Họ đã phớt lờ những nhà phân phối và bán sỉ để vừa có thể giảm giá sản phẩm vừa được lợi nhiều hơn.

Những vấn đề của chuỗi cung ứng ngày nay

Cho dù đang ở phân đoạn nào của chuỗi cung ứng – nhà sản xuất, phân phối, bán sỉ hay bán lẻ – thì bạn cũng phải đối mặt với tình hình tỷ suất lợi nhuận ngày càng thu hẹp, vòng đời sản phẩm ngày càng ngắn và kỳ vọng ngày càng cao của khách hàng. Cách duy nhất để có thể tồn tại và phát triển trong một môi trường như vậy là bạn phải gia tăng tốc độ vận hành của cả quy trình trong khi không được hy sinh chất lượng hoặc mức dịch vụ mà bạn đang cung cấp. Chuỗi cung ứng của bạn cần tính linh hoạt!

Sự cơ động giúp loại trừ những khoảng thời gian hao phí bị ẩn trong cả quá trình hoạt động. Nếu không cơ động, toàn bộ quá trình sẽ bị phụ thuộc vào các ứng dụng chỉ có thể truy cập qua máy tính bàn, buộc toàn bộ việc kinh doanh phải dựa vào các chứng từ giấy tờ để truyền đạt và thu thập thông tin từ các nhân viên. Chính những quy trình dựa dẫm hoàn toàn vào giấy tờ như vậy làm hao tốn gấp đôi lượng thời gian cần thiết – thời gian để viết thông tin ra giấy rồi sau đó lại đồng bộ hóa chính những thông tin này vào máy tính. Kiểu quản lý thông tin chồng chéo như vậy chính là nguyên nhân dẫn tới tình trạng sử dụng thời gian không hiệu quả, chi phí nhân công cao và mức độ sai sót vượt ngoài tầm kiểm soát.

Thông qua việc xây dựng tính cơ động cho chuỗi cung ứng, các ứng dụng công nghệ sẽ được chuyển từ một máy tính văn phòng sang các thiết bị di động, những công cụ công nhân cần để tự động hóa cả quy trình. Công nhân có thể truy cập và ghi nhận thông tin thực tại mỗi thời điểm. Những thao tác bằng tay sẽ được thay thế bằng những tính toán dựa trên thông tin thực. Lấy ví dụ, khi nhập hàng tại cảng, mã vạch trên pallets sẽ được scan nhanh chóng để đối chiếu với máy tính và quyết định kiện hàng này nên được đưa vào kho hay tiếp tục được đưa lên tàu vận chuyển ngay lập tức. Như vậy, bất kể bạn đang quản lý hàng trong kho, đang vận chuyển hay quản lý giao nhận, tính cơ động trong chuỗi cung ứng sẽ “vắt cạn” sự kém hiệu quả ra khỏi các quy trình kinh doanh của bạn mà chắc chắn không làm gia tăng chi phí, không phải hy sinh chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ hiện có.

Cuối cùng, với sức mạnh của sự cơ động, doanh nghiệp có thể ứng dụng nguyên tắc “tinh gọn” trong sản xuất, cho phép có sự kết nối chặt chẽ hơn giữa bộ phận sản xuất, bán hàng và hậu cần. Kết quả của sự thắt chặt đó chính là một chuỗi cung ứng tinh gọn mà tất cả thành viên trong doanh nghiệp cũng như những thành viên khác trong chuỗi đều có thể gặt hái rất nhiều lợi ích.

Chuỗi cung ứng cơ động

Đối với nhà sản xuất cũng như nhà phân phối, kho bãi là địa điểm rất quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, đó là trung tâm mà tất cả mọi thứ phải đi qua, từ nguyên liệu thô đợi đưa vào sản xuất đến thành phẩm đã hoàn tất đợi xuất xưởng. Với sự cơ động, tất cả các nghiệp vụ được thực hiện tại kho bãi đều có thể có những cải tiến rất quan trọng.

Sự cơ động có được thông qua việc sử dụng hệ thống đọc mã vạch (RFID) cũng giúp tự động hóa hoàn toàn quá trình kiểm tra hàng hóa, sản phẩm. Khi nhãn RFID được dán trên những tài sản, thiết bị quan trọng trong quá trình sản xuất, máy đọc sẽ tự động theo dấu những thiết bị đó lúc chúng di chuyển trong nhà kho.

Tất cả những thao tác từ lúc nhận hàng, đưa hàng vào kho, chuyển hàng, phân loại, đóng gói và giao hàng hoặc trả hàng sẽ tạo thành một quy trình khép kín nơi thông tin được thu thập và truyền đi một cách tự động, tức thời và hoàn toàn thông qua các thiết bị di động tiện lợi.

Tại từng thời điểm trong mỗi thao tác kể trên, ứng dụng sự cơ động sẽ giúp tăng năng suất, giảm sai sót, tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực. Nhưng quan trọng hơn cả, khi sự cơ động được ứng dụng vào các thao tác trong nhà kho, người quản lý kho lúc đó có thể ra khỏi văn phòng và quay trở lại kho để có thể giám sát nhân viên và đưa ra những quyết định ứng biến nhanh chóng cho từng trường hợp cụ thể. Lúc này năng suất của người quản lý kho được tận dụng tối đa để gia tăng giá trị tạo ra cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, giải pháp này còn giúp cho việc giám sát và quản lý quá trình vận chuyển hàng được thuận tiện hơn. Ứng dụng sự cơ động vào những hoạt động bên ngoài bốn bức tường nhà máy sẽ giúp kết nối tất cả tài xế và tài sản dù họ đang ở bất cứ đâu. Lịch xếp hàng hóa sẽ được người quản lý tính toán một cách hữu hiệu hơn. Và khi người tài xế mang theo thiết bị truyền tin có tích hợp với công nghệ GPS, người điều phối có thể thấy địa điểm hiện tại của tất cả xe tải và có thể chủ động thay đổi tuyến đường của xe gần nơi đó nhất để bảo đảm chất lượng dịch vụ với mức chi phí thấp nhất.

Những dữ liệu thời gian thực được liên tục cập nhật giúp người điều phối theo dõi được mức độ sử dụng và thời hạn bảo trì của mỗi xe trong đoàn. Điều này giúp giảm chi phí đầu tư cho xe tải, nhân công, chi phí sửa chữa xe cũng như chi phí khắc phục những sự cố khác do xe ngừng hoạt động. Với tất cả dữ liệu liên tục được cập nhật vào hệ thống, bất cứ khi nào có một đơn hàng đang có khả năng trễ hẹn, đèn hiệu sẽ báo và nhân viên có thể chủ động tránh giao hàng trễ hoặc giảm thiểu tác hại bằng cách báo trước với khách hàng.

Khi thao tác xác nhận giao hàng được tiến hành qua các thiết bị điện tử, tài xế có thể thu thập chữ ký điện tử và đính kèm bức ảnh về tình trạng món hàng rồi ngay lập tức truyền cho văn phòng. Bên cạnh đó, những tính toán này có thể được áp dụng vào việc thu thập và truyền tải những thông tin về thiết bị máy móc của xe, bao gồm việc đột ngột tăng tốc hay giảm tốc. Những thông tin đó là cơ sở để bộ phận quản lý xe đưa ra những cảnh báo về tốc độ hay thói quen lái xe của tài xế và những sự phán đoán về tình hình xe, giúp doanh nghiệp chủ động quản lý đội ngũ lái xe và tình hình đội xe của mình ngay cả khi họ di chuyển 100% thời gian.

Tăng hiệu quả nguồn nhân lực

Ngoài những ứng dụng kể trên về quy trình quản lý hàng hóa, khi ứng dụng sự cơ động vào việc quản lý chuỗi cung ứng, các vấn đề về nhân sự cũng được giải tỏa và công tác quản lý nhân sự sẽ được đưa lên tầm cao mới. Trong khi việc đổi mới công nghệ quản lý giúp tăng năng suất cho từng bộ phận, hệ thống quản lý nhân sự linh động sẽ làm tăng năng suất của từng cá nhân trong đội và làm tăng gấp nhiều lần hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ mới này.

Công nghệ được ứng dụng vào quá trình quản lý nhân viên qua công đoạn ghi nhận, đánh giá và thông tin. Ứng dụng công nghệ quét mã vạch trên bảng tên nhân viên giúp doanh nghiệp chủ động quản lý nhân viên của mình về mặt thời gian và tiết kiệm được gần 1.000 đô-la Mỹ ở mỗi công nhân/năm (theo Tổ chức tiền lương của Mỹ). Thêm nữa, phương pháp này cũng góp phần giúp doanh nghiệp biết được nhân viên nào đang làm gì và mất thời gian bao lâu, những dữ liệu này khi thu thập thường xuyên sẽ được xây dựng thành thước đo năng suất tiêu chuẩn của từng bộ phận.

Và cuối cùng, một khía cạnh rất quan trọng trong quá trình quản trị nhân sự đó chính là truyền thông và giao tiếp nội bộ. Để có thể liên tục tăng năng suất tối đa, nhân viên phải biết mình cần làm gì và làm như thế nào và ứng dụng công nghệ sẽ giúp được nhà quản lý rất nhiều trong vấn đề này – lấy ví dụ trong quá trình làm việc hằng ngày, thông tin về mục tiêu hằng ngày, hằng tháng ngay trên thiết bị cầm tay của nhân viên sẽ giúp họ có thể nhìn thấy năng suất của mình tiến bộ hay sút giảm trong suốt quá trình. Như vậy nhân viên sẽ thấy được họ là một phần của tổ chức và những công việc hằng ngày của họ có ảnh hưởng rõ ràng đến sự thành công của bộ phận và của cả tổ chức.

Nhìn chung, khi có những dữ liệu được cập nhật liên tục đó trong tay, người quản lý sẽ có thể chủ động hoạch định nguồn nhân lực và đủ cơ sở để xác lập những mục tiêu hết sức cụ thể và thực tế để toàn đội ngũ nhân viên phải tăng tốc theo. Ngoài ra, nhà quản lý có thể liên tục dò tìm khoảng thời gian và những nguồn lực đã hao phí để có thể tiến hành can thiệp và xử lý ngay lập tức. Những ứng dụng công nghệ và việc áp dụng sự cơ động vào công tác quản lý nhân sự sẽ giúp nhà quản lý làm công việc của mình tốt hơn, nhanh hơn và cuối cùng nó sẽ giúp họ có thể “rảnh tay” mà tập trung vào những sáng kiến mang tầm vóc cao hơn.

Tóm lại, ứng dụng công nghệ sẽ giúp chuỗi cung ứng giải quyết những vấn đề thách thức nhất gần đây: tỷ suất lợi nhuận nhỏ, vòng đời sản phẩm nhanh và kỳ vọng ngày càng cao của khách hàng. Bằng cách tích hợp năng lực công nghệ vào những thiết bị di động, doanh nghiệp sẽ có thể giúp nhân viên giảm đến mức thấp nhất thời gian hao phí và những sai phạm hằng ngày trong quá trình hoạt động. Kết quả cuối cùng của những cải tiến đó sẽ là một chuỗi cung ứng tinh gọn hơn, cung cấp sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.