[Recap] SCSS02: Webinar | Strategic Sourcing & Pinnacle Negotiation

SCSS – Webinar | Strategic Sourcing & Pinnacle Negotiation đã diễn ra vào sáng thứ bảy ngày 07/05/2022 với sự góp mặt của vị diễn giả vô cùng đặc biệt, chị là nhân sự đến từ một trong những tập đoàn hàng đầu ngành FMCG, cùng với sự tham gia của hơn 70 anh chị nhân sự đang công tác trong lĩnh vực Chuỗi cung ứng. Buổi hội thảo xoay quanh 2 nội dung chính là chiến lược tìm nguồn cung ứng và đàm phán trong mua hàng. Với cách chia sẻ tràn đầy năng lượng cùng sự tương tác nhiệt tình của các anh chị tham gia đã giúp buổi hội thảo diễn ra vô cùng sôi nổi và thành công. Cùng VILAS điểm qua một số nội dung nổi bật được diễn giả chia sẻ trong sự kiện qua bài viết bên dưới nhé!

Bắt đầu buổi hội thảo là phần chia sẻ về kỹ thuật tìm nhà cung ứng chiến lược, diễn giả đã đưa ra câu hỏi cho người tham dự “Bạn hiểu như thế nào về chiến lược tìm nguồn cung ứng, doanh nghiệp của bạn đang tìm nguồn theo theo cách thức nào, có theo một chiến lược cụ thể nào không? Với câu hỏi này, hầu hết người tham dự đã trả lời đúng định nghĩa về Strategic Sourcing hay chiến lược tìm nguồn cung ứng. Và doanh nghiệp của anh chị cũng đang tìm kiếm một chiến lược tìm nguồn cung ứng phù hợp.

Để giải thích thêm, diễn giả đã có chia sẻ như sau:

Chiến lược tìm nguồn cung ứng là một chu kỳ lặp đi lặp lại, một chiến lược nguồn cung luôn phải dựa trên “Kiềng 3 chân” bao gồm: Service, Cost, Cast. Chiến lược tìm nhà cung ứng bắt đầu từ việc hiểu được nhu cầu khách hàng, mục tiêu của doanh nghiệp và điều kiện của thị trường. Từ đó lên kế hoạch chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nguồn hàng cho doanh nghiệp với chi phí tối ưu, đảm bảo chất lượng hàng hóa/ dịch vụ cho khách hàng và nhà cung ứng cần mang tính chiến lược, có thể cùng doanh nghiệp phát triển trong thời gian dài hạn.

Việc xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Ở sự kiện lần này, diễn giả đã nêu lên 5 lợi ích của chiến lược tìm nguồn cung ứng: Tăng lợi nhuận, Quản lý rủi ro, Mang đến sự cải tiến, Cải thiện hoạt động ra quyết định và giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp

Chiến lược nguồn cung cơ bản sẽ được thực hiện theo 7 bước bao gồm:

     1. Xác định các loại hàng hóa/ dịch vụ cần mua:

Bao gồm chủng loại, số lượng, chi phí mua hàng tối đa, giá của hàng hóa và thông tin về nhà cung cấp hiện tại.

     2. Phân tích thị trường:

Xác định phân khúc thị trường của các nhà cung cấp, từ đó chọn lựa chiến lược phù hợp với từng loại hàng hóa. Mô hình Kraljic Matrix thường được sử dụng ở giai đoạn này, dựa trên 2 yếu tố Lợi nhuận và rủi ro Kraljic Matrix cho thấy cách mà các sản phẩm/ dịch vụ ảnh hưởng đến hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

     3. Phát triển chiến lược tìm nhà cung cấp:

Xác định việc sẽ mua hàng ở đâu, mua như thế nào để đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp và hạn chế tối thiểu các rủi ro. Với diễn giả, việc chọn lựa các nhà cung cấp cũ và nhà cung cấp trong nước là ưu tiên hàng đầu. Nếu các nhà cung cấp chưa đủ năng lực để đáp ứng tất cả yêu cầu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đầu tư vào việc đào tạo cho các nhà cung cấp của mình

     4. Chọn quy trình tìm nguồn cung ứng chiến lược:

Ở bước này, các nhân sự mua hàng thường gửi yêu cần đề xuất (RFP) bao gồm các thông tin liên quan đến sản phẩm, thông số kỹ thuật, kèm yêu cầu báo giá

     5. Đàm phán với nhà cung cấp được chọn:

Sau khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp, các nhà mua hàng thường triển khai các cuộc đàm phán để làm rõ nhiều vấn đề. Đây cũng là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được những chính sách có lợi cả trong ngắn hạn và dài hạn

     6. Thảo luận sâu:

Các nhà cung cấp sau khi được chọn cần hiểu rõ cách thức thực hiện, các quy trình vận hành của doanh nghiệp. Cần phải đảm bảo các nhà cung cấp luôn nắm được thông tin về sự thay đổi trong quá trình sản xuất hàng hóa, để kịp thời phát hiện và giải quyết vấn đề khi có rủi ro

     7. Đo lường hiệu quả và cải tiến:

Bỏ qua bước cuối cùng này là một thiếu sót rất lớn. Các nhân sự mua hàng luôn phải đảm bảo được chất lượng của nguồn hàng, vì thế liên tục đánh giá và đo lường hiệu quả nhà cung ứng là bước vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó, sự cải tiến trong mua hàng cũng là yếu tố không được bỏ qua. Để đạt được điều này, phía người mua có thể chủ động xây dựng chiến lược phát triển cùng các nhà cung cấp thông qua việc tạo mối quan hệ tốt đẹp.

Phần tiếp theo của hội thảo đề cập đến chủ đề về “Đàm phán trong mua hàng”. Theo diễn giả đây là kỹ năng vô cùng quan trọng không chỉ riêng với bộ phận mua hàng mà quan trọng đối với toàn phòng ban trong doanh nghiệp. Ở phần này, diễn giả cho thấy lý do vì sao lại cần lên kế hoạch đàm phán trong mua hàng và làm thế nào để đạt được sự thành công trong đàm phán 

Theo diễn giả, việc lên kế hoạch chỉn chu cho một cuộc đàm phán sẽ tạo cơ hội để doanh nghiệp dễ dàng đạt được những mục tiêu mà mình đề ra, và thông qua đàm phán để mang lại những lợi ích về chi phí, chất lượng sản phẩm, từ đó xây dựng mối quan bền chặt với các nhà cung cấp, tạo lợi thế phát triển cho cả doanh nghiệp và nhà cung cấp trong tương lai.

Để có được một cuộc đàm phán hiệu quả, người đàm phán cần phải lên một kế hoạch hoàn chỉnh. Ở phần này, diễn giả lưu ý một số điểm cần chuẩn bị cho trước và trong cuộc đàm phán như sau:

Trước khi bước vào một cuộc thương lượng, những điều cơ bản mà người mua hàng cần phải nắm rõ: 

• Chi phí tối đa cho hoạt động mua hàng
• Xác định nhân sự chủ chốt sẽ tham gia vào đàm phán và vai trò của mỗi người
• Xác định được vị thế giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để có chiến lược phù hợp
• Tạo danh sách các câu hỏi cần hỏi và các đề xuất cần đề xuất trong quá trình đàm phán
• Lập kế hoạch kiểm soát hành vi của bạn trong suốt cuộc đàm phán
• Xác định thời điểm mà bạn sẽ tạm dừng hoặc rời khỏi cuộc đàm phán nếu cần thiết

Bên cạnh đó, bạn cần đứng ở góc độ của nhà cung cấp để biết được mục tiêu của họ là gì, họ sẽ đưa ra lời đề nghị hay câu hỏi gì trong cuộc đàm phán, từ đó có sự chuẩn bị tốt nhất cho bất kỳ tình huống nào.

Ngoài ra, diễn giả còn chia sẻ một số cách để có một cuộc đàm phán hiệu quả như:

• Nên lắng nghe đối phương nhiều hơn để hiểu được mong muốn của họ, từ đó đưa ra những thỏa thuận đẹp lòng đôi bên 
• Để nhà cung cấp có sự thể hiện tốt nhất, phía người mua hàng có thể dùng phương pháp gắn nhãn, Ví dụ có thể nói với nhà cung cấp rằng: “Với khả năng của anh, tôi tin rằng anh sẽ hoàn thành xuất sắc những gì 2 bên đã thỏa thuận
• Bạn cần xếp hạng những mục tiêu cần phải đạt được trong cuộc đàm phán, mục nào dễ đạt được sẽ ưu tiên đàm phán trước, để đảm bảo đạt được nhiều nhất lợi ích cho doanh nghiệp
• Thực hiện cuộc đàm phán phải luôn dựa trên lợi ích của cả đôi bên
• Trong một số tình huống đặc biệt, có thể chi phí không thỏa đáng, hoặc chưa thể ra quyết định, bạn có thể tạm hoãn đàm phán hoặc sẵn sàng rời đi để tìm kiếm những cơ hội hợp tác tốt hơn

Với diễn giả, một cuộc đàm phán thành công là khi tất cả các bên tham gia đều có lợi. Khi một trong 2 bên cảm thấy mình “Thua” trong một cuộc đàm phán, có thể ảnh hưởng đến sự hợp tác lâu dài của cả hai bên, đặc biệt là ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hàng hóa/ dịch vụ.

Buổi hội thảo mang đến cơ hội để người tham dự đặt câu hỏi, giao lưu với diễn nhằm tăng tính tương tác và giúp người tham dự hiểu sâu hơn về nội dung đã được chia sẻ. Dưới đây là một số câu hỏi nổi bật trong buổi hội thảo:

1. Làm thế nào để giữ được mối quan hệ với các nhà cung cấp mà doanh nghiệp chỉ chiếm tỷ trọng rất nhỏ đối  với các nhà cung cấp đó?

Câu trả lời của diễn giả được thể hiện qua 3 từ khóa: Cam kết – Lắng nghe – Đồng hành. Nghĩa là điều tốt nhất mà doanh nghiệp có thể làm là đảm bảo thực hiện đúng những gì đã cam kết, luôn thể hiện tính chuyên nghiệp trong quá trình hợp tác. Luôn lắng nghe những chia sẻ và đồng hành cùng nhà cung cấp để giải quyết những khó khăn mà họ đang gặp phải. Đây là cách tốt nhất để duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp ít mang tính chiến lược hơn.

2. Vì sao người bán (nhà cung cấp) luôn đội giá cao hơn giá thực tế họ muốn bán?

Trên thực tế các nhà cung cấp luôn đưa giá cao hơn mức giá thực sự muốn bán, mục đích là để tạo ra khoảng không cho cuộc đàm phán. Từ mức giá cao, người mua sẽ đề xuất mức giá phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu mức giá được thỏa thuận, người mua sẽ có cảm giác “Thắng”, bên cạnh đó người bán vẫn đảm bảo được lợi nhuận của mình. Đây cũng là một trong những kỹ thuật thường được sử dụng trong đàm phán.

3. Có nên thay đổi nhà cung cấp hiện tại để chọn những nhà cung cấp mới có khả năng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn.

Ở câu hỏi này, diễn giả đưa ra quan điểm của mình trong việc chọn nhà cung cấp là “Luôn ưu tiên những nhà cung cấp cũ”. Quyết định chọn nhà cung cấp thay thế sẽ phụ thuộc vào hiệu quả của nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp có dấu hiệu thụt lùi, không có sự cải tiến theo thời gian, người mua hàng cần chia sẻ với nhà cung cấp, lắng nghe những khó khăn mà họ đang gặp phải, từ đó đề xuất cải thiện.

Không những thế, doanh nghiệp còn có thể chủ động mở ra những buổi đào tạo nhằm giúp cho nhà cung cấp cập nhật những kiến thức, kỹ năng và công nghệ mới có thể áp dụng vào quy trình sản xuất để tạo nên sự cải tiến. Nhưng nếu nhà cung cấp vẫn không hợp tác thì đó chính là dấu hiệu để dừng lại. “Thay đổi nhà cung cấp khi nhà cung cấp không muốn thay đổi” 

Kết luận: 

Phát triển chiến lược nguồn cung và xây dựng kế hoạch đàm phán là 2 nhiệm vụ vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích và giá trị lâu dài. Điểm chung của việc lập chiến lược tìm nguồn cung ứng và lập kế hoạch đàm phán đều hướng đến việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp, cùng đồng hành, cùng phát triển để tạo ra  giá trị cho cả 2 bên. Nếu như lập chiến lược nguồn cung hiệu quả cần phải dựa trên 3 yếu tố chính là Cost, Services và Cast thì điều tiên quyết của một cuộc đàm phán thành công là khi đôi bên đều có lợi.

Thông qua hội thảo lần này, VILAS hy vọng rằng các anh/ chị và các bạn sẽ phát triển và nâng cao kỹ năng lập chiến lược tìm nguồn cung và kỹ năng đàm phán trong mua hàng. Từ dó nâng cao năng lực của bản thân và mang lại những lợi ích tối ưu nhất cho doanh nghiệp.