Seminar thứ 7 trong Chuỗi SCSS-A với chủ đề “Safety: A Mindset & Responsibility” được dẫn dắt bởi Mr. John Dutcher – Chuyên gia về An toàn – An ninh Hàng không với 17 năm kinh nghiệm tại các tổ chức đa quốc gia:
- Human Factors Specialist – Safety, Quality & Security Consultant
- Instructor | International Air Transport Association (IATA)
- Former Director, Safety, Quality & Security | South Pacific Airlines
- Former Post Holder – General Manager, Quality, Safety & Security | Hong Kong Air Cargo Carrier
Tham dự Hội thảo là nhân sự thuộc phòng ban Customer service, Network Sales, Operations, Contract Logistics, Air Department,… đến từ các công ty Logistics toàn cầu, Hàng không như: DB Schenker, Expeditors, Henkel Adhesive Technologies Vietnam, Qatar Airways, JTB Vietnam, Skygo Logistic, ITL, Voltrans Vietnam, CJ Gemadept Logistics, Nestlé, Michelin Vietnam,… cùng nhau đi qua 4 mục tiêu chính của Hội thảo:
- Yếu tố “human error” – Sai sót do con người trong các sự cố;
- Sự phát triển của tư duy an toàn trong Hàng không;
- Tầm quan trọng của trách nhiệm và nghĩa vụ trong việc đảm bảo tính tuân thủ trong Hàng không;
- Vai trò của lãnh đạo, quy trình và văn hóa trong thay đổi tư duy trong toàn bộ tổ chức;
Do trực tiếp vận hành mọi quy trình trong tổ chức: từ thiết kế, thi công, điều khiển, cho đến bảo trì, quản lý và thiết lập hệ thống, con người luôn là yếu tố dẫn đến 70 – 90% sự cố, cho thấy việc lập kế hoạch và thực hiện không phải lúc nào cũng đem lại kết quả mong muốn.
Cách giải quyết thường thấy của lãnh đạo là chỉ trích nhân viên gây lỗi, kỷ luật và thậm chí đuổi việc. Chúng ta nghĩ rằng chỉ cần loại bỏ mắt xích “lỗi” trong hệ thống thì mọi thứ vẫn sẽ vận hành tốt, trong khi ít ai suy nghĩ về nguyên nhân trực tiếp và gián tiếp khiên nhân viên gây lỗi. Lý giải hiện tượng này, Mr. Dutcher – với góc nhìn của một cựu phi công và hiện tại là cố vấn viên, cho rằng con người luôn gây ra sai sót do ảnh hưởng của môi trường làm việc:
- Áp lực thời gian, lịch trình làm việc không phù hợp;
- Không được cung cấp đầy đủ kiến thức và công cụ;
- Thiếu nhân sự hỗ trợ, khối lượng công việc dồn vào 1 người;
- Không có người giám sát công việc;
- Lương và phụ cấp thấp, địa vị không cao;
- Quy trình làm việc không rõ ràng;
- Thiếu sự kết nối trong tổ chức, truyền đạt thông tin sai lệch;
- Điều kiện làm việc ảnh hưởng đến sức khỏe;
- Không biết hướng xử lý vấn đề,…
Vì vậy, mỗi khi sự cốxảy ra, nhà quản lý nên có cái nhìn toàn cảnh, tự hỏi rằng nhân viên có được cấp trên kiểm tra công việc không, quy trình làm việc có thật sự hợp lý, có đào tạo trước khi thực thi việc không,.. trước khi kỷ luật các nhân sự “frontline”.
Tư duy trên dẫn đến những thay đổi cần thiết trong quan điểm về An toàn – An ninh của ngành. Trong giai đoạn đầu, phần lớn sự cốHàng không là vì lỗi kỹ thuật. Theo quá trình phát triển, lỗi hệ thống dần chiếm đa số(lỗi HSE, tính tuân thủ và công tác đánh giá rủi ro,…). Trong giai đoạn hiện tại, khi kỹ thuật và hệ thống đã gần như hoàn thiện, và yếu tố tinh thần – điều kiện làm việc của con người ngày càng được đề cao, văn hóa của tổ chức trở thành tâm điểm của các sự cố.
Mr. Dutcher đặc biệt chú ý rằng những lý thuyết này được phát triển và phổ biến từ những năm 2002, nhưng đến giai đoạn 2019 vẫn chưa thể thành “norm” trong Hàng không toàn cầu (kể cả tại Bắc Mỹ) do bản chất con người vẫn chỉ trích lỗi của người khác khi có sự cố.
Phần thứ 2 của Hội thảo đề cập đến vấn đề Trách nhiệm và Nghĩa vụ giải trình của nhân sự.
Trách nhiệm (responsibility) là những điều ghi trên JD, chỉ rõ nhiệm vụ Hàng ngày của nhân viên. Còn nghĩa vụ (accountability) mang nghĩa rộng hơn responsibility, bao gồm cả việc đứng ra nhận và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc: giải thích, báo cáo, thông tin, biện giải về việc làm và hệ quả, cũng như chịu đánh giá, phán xét, thậm chí là trừng phạt cả về mặt pháp lý và đạo đức đối với những hệ quả đó.
Nhân viên tuy đúng trách nhiệm, nhưng không được giám sát, kiểm tra và sửa lỗi sai, sẽ khiến về lâu dài, họ quên mất nghĩa vụ báo cáo, giải trình, và không còn làm việc theo đúng JD ban đầu nữa. Để giải quyết cho vấn đề này, Mr. Dutcher gợi ý xây dựng hệ thống quản lý như Accountability loop – khi 1 nhân viên được đào tạo bài bản, được giao trách nhiệm và nghĩa vụ rõ ràng, họ sẽ là người lan truyền tinh thần trách nhiệm đến cho người khác, và hệ thống Internal Responsibility System (IRS). Bằng những giải thích tận tình và cặn kẽ, Mr. Dutcher mang lại cái nhìn cụ thể về tầm quan trọng của hệ thống quản lý trong việc đảm bảo tư duy trách nhiệm được truyền đạt đến mọi nhân sự.
Khép lại Hội thảo, diễn giả chia sẻ 2 cách tiếp cận mà tổ chức sử dụng để xây dựng tư duy trách nhiệm chung cho công ty: Ảnh hưởng của nhà lãnh đạo và thay đổi văn hóa tổ chức.
Để có thể thuyết phục được nhân viên làm đúng theo quy định An toàn – An ninh, nhà lãnh đạo cần là người truyền cảm hứng với những đặc tính như: thông thạo kỹ thuật/kiến thức chuyên môn, khả năng giao tiếp tốt, biết lắng nghe, có tầm nhìn chiến lược và dũng cảm để đưa ra quyết định. Họ còn phải mang phong cách quản lý phù hợp với từng tình huống, định hướng nhân viên và xây dựng tư duy tốt cho họ. Mr. Dutcher nhấn mạnh rằng tổ chức không nên chỉ phụ thuộc vào 1 người, nhà lãnh đạo cần biết cách phát triển các nhân tài của họ, truyền động lực để nhân viên hiểu công việc và có thể tự phát triển bản thân.
Bên cạnh đó, thay đổi văn hóa khó thực hiện hơn, và thường mất 18 thàng đến 2 năm để có thể hoàn thiện. Diễn giả tận tình trình bày một vài bước để tổ chức có thể tham khảo, như:
- Lãnh đạo (CEO, supervisor, trưởng phòng, Senior executive,..) cần trở thành tấm gương cho nhân viên bằng hành động và suy nghĩ đúng đắn;
- Xây dựng lại các quy trình để phù hợp với tình huống mới;
- Cơ chế thưởng/phạt đầy đủ với nhân viên, xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của từng người;
- Biến những quy tắc truyền miệng thành quy định rõ ràng và phổ biến cho toàn thể nhân viên;
- Thay đổi cấu trúc tổ chức bằng cách luân chuyển vị trí, thàng chức hoặc chấm dứt hợp đồng,…
Bằng cách xây dựng văn hóa và tư duy trách nhiệm từ cấp trên xuống, xác định đúng vấn đề và đưa ra cách giải quyết hợp lý, tổ chức sẽ tạo điều kiện để cấp dưới thay đổi hành vi và đem lại những giá trị bền vững cho tổ chức.
Các nhân sự trong suốt hội thảo đều nhiệt tình tương tác và đặt câu hỏi với diễn giả về cách xây dựng tư duy chung cho toàn bộ tổ chức, cũng như cách tạo cảm hứng, lan truyền trách nhiệm đến mọi nhân sự. Bằng kinh nghiệm quản lý tại nhiều tổ chức toàn cầu, Mr. Dutcher đã cởi mở chia sẻ từ chính trải nghiệm của ông, cách xử lý tình huống và kết quả đạt được để các doanh nghiệp Việt có thể tham khảo.
VILAS rất vui khi được tiếp tục đồng hành với nhân sự chuyên môn trong việc phát triển, nâng cao kiến thức cho nhân sự trong ngành. Không chỉ dừng lại ở việc chia sẻ kĩ thuật để tối ưu hóa các hoạt động tại phòng ban có liên quan, mà đây còn là cơ hội để hiểu hơn về các hoạt động của phòng ban khác để hỗ trợ tốt hơn và mang lại một kết quả tốt cho hoạt động doanh nghiệp.
Hãy tiếp tục theo dõi VILAS để chờ đón xem những chủ đề tiếp theo trong chuỗi series này là gì nhé.
| Supply Chain Seminar Series là chuỗi sự kiện chuyên ngành tổ chức đều đặn vào mỗi tHàng, được thiết kế dành riêng cho nhu cầu của doanh nghiệp và nhân sự đang làm việc trong ngành. Với mục tiêu tập trung từng mảng trong Chuỗi Cung ứng, Supply Chain Seminar Series sẽ cung cấp người tham dự kiến thức nền tảng theo tiêu chuẩn quốc tế với sự chia sẻ thực tế tại Việt Nam. |
