Tất cả những gì bạn cần biết về Total cost of ownership (TCO) trong Quản lý tài chính

Khái niệm TCO

Tổng chi phí sở hữu (TCO) là một khái niệm bao quanh tất cả các chi phí liên quan đến việc mua lại, vận chuyển và lưu trữ sản phẩm trong Chuỗi cung ứng.

Các phương pháp chi phí truyền thống như Phương sai giá mua – Purchase Price Variance (PPV) thường bỏ lỡ từ 20 – 40% chi phí thực tế của việc mua lại. Những phương pháp này chỉ tính đến giá sẵn có mà nhà cung cấp sẵn sàng bán mặt hàng – thường bao gồm chi phí sản xuất của nhà cung cấp, chi phí vận hành và lợi nhuận, mà có thể không bao gồm nhiều chi phí liên quan khác để đưa sản phẩm đến địa điểm của bạn.

Vậy TCO có đặc điểm gì nổi trội để các công ty sử dụng khi quyết định mua hàng và hỗ trợ các cuộc đàm phán?

Lịch sử của TCO

Các thủ tục xác định TCO khác nhau đã được ghi nhận sớm nhất là vào thế kỷ 20, khi công ty tư vấn Gartner Group phát triển và quảng bá TCO để đánh giá chi phí cho cơ sở hạ tầng CNTT. Các nhà quản lý phát hiện ra rằng việc hỗ trợ cho các thiết bị và phần mềm hoạt động suôn sẻ tiêu tốn chi phí gấp từ 5 đến 8 lần giá mua. 

Khi sự khác biệt giữa TCO và giá mua được các doanh nghiệp nhìn nhận, nhiều phương pháp và công cụ phần mềm khác nhau đã được phát triển để phân tích TCO trong nhiều bối cảnh và ngành công nghiệp khác nhau. Bất kể phương pháp hay ứng dụng, mục tiêu của TCO luôn là hiểu và tái tạo chi phí thực sự của việc mua một tài sản.

Đây là công cụ hữu ích cho những người ra quyết định. Phân tích TCO có thể đối chiếu lợi ích thực của quyết định thuê văn phòng và mua. Bằng cách kết hợp điều này vào quá trình mua lại, nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả trong việc lựa chọn nhà cung cấp, ưu tiên mua lại vốn và ngân sách doanh nghiệp nói chung.

Vậy TCO sẽ phân tích những gì?

Theo thiết kế, tổng chi phí sở hữu (TCO) là tính toán được thiết kế để giúp mọi người đưa ra các quyết định tài chính thông minh hơn. Thay vì chỉ nhìn vào giá mua của một đối tượng, TCO xem xét chi phí hoàn chỉnh từ việc mua bán sang sử dụng bao gồm cả chi phí dự kiến ​​sẽ phát sinh trong suốt thời gian sử dụng sản phẩm, ví dụ như dịch vụ, sửa chữa và bảo hiểm. TCO là yếu tố phân tích lợi ích chi phí.

Có 3 thành phần chính được TCO phân tích:

a) Chi phí mua lại – Acquisition Costs

Chi phí mua lại bao gồm chi phí thiết bị hoặc tài sản trước thuế, nhưng sau khi đã tính hoa hồng, giảm giá, ưu đãi mua hàng và chi phí lúc ký kết hợp đồng (closing cost). Đôi khi chi phí này cũng sẽ bao gồm thiết bị ngoại vi một lần hoặc nâng cấp cần thiết để cài đặt hoặc sử dụng tài sản.

b) Chi phí vận hành

Chi phí hoạt động bao gồm phí đăng ký hoặc các dịch vụ cần để đưa mặt hàng vào sử dụng kinh doanh. Điều này bao gồm chi phí tiện ích, lao động điều hành trực tiếp và chi phí đào tạo ban đầu.

c) Chi phí nhân sự

Chi phí này bao gồm công tác hành chính, nhân viên hỗ trợ cho thiết bị, cơ sở chứa thiết bị và người vận hành cần được đào tạo liên tục và xử lý sự cố lao động cho mục đích bảo trì.

Thiết lập khung đánh giá TCO

Khi bắt đầu quá trình xác định TCO, hãy thiết lập một khung và xác định các giả định sẽ hướng dẫn công việc, bao gồm:

• Định nghĩa về những gì cần thiết và ai sẽ sử dụng nó
• Ước tính thời gian sử dụng vật phẩm
• Giả định về số lượng hoặc tỷ lệ thời lượng sử dụng
• Định nghĩa quy trình dùng để xác định các lĩnh vực cần có chi phí 
• Định nghĩa quy trình tính toán số liệu chi phí cho các lĩnh vực tốn chi phí
• Ước tính chi phí cho tất cả các lĩnh vực liên quan của doanh nghiệp

Tách hàng tồn kho khỏi thiết bị vốn

Các lĩnh vực chi phí sẽ khác nhau giữa các mặt hàng tồn kho so với thiết bị vốn. Các mặt hàng được kiểm kê có giá trị trên mỗi đơn vị thấp sẽ thường nhiều về số lượng. Các mặt hàng tồn kho thường được dịch chuyển trong doanh nghiệp và được tính vào doanh thu (turnover). Trong khi đó, thiết bị vốn là ổn định và giữ nguyên vị trí trong thời gian dài. Các lĩnh vực điển hình bao gồm trong tổng chi phí sở hữu này bao gồm:

Hàng tồn kho

• Chi phí không giao hàng được (non-delivery)
• Chi phí cho sản phẩm kém chất lượng (non-quality)
• Chi phí vận chuyển và đóng gói
• Chi phí vận chuyển hàng tồn kho
• Chi phí liên quan đến sản xuất
• Chi phí quản lý cho mỗi đơn vị 
• Tính khả dụng / tính linh hoạt
• Hỗ trợ kỹ thuật

Thiết bị chính

• Cơ cấu thanh toán theo thời gian
• Ước tính tuổi thọ của thiết bị mới
• Giá trị trao đổi của thiết bị cũ
• Giá trị trao đổi còn lại của thiết bị mới
• Chi phí sửa đổi trang web
• Chi phí đóng gói và đóng gói
• Chi phí vận chuyển
• Chi phí rigging và lắp đặt
• Hỗ trợ kỹ thuật khi khởi nghiệp
• Đào tạo người vận hành
• Chi phí dịch vụ và bảo trì
• Chi phí vật tư và phụ tùng

Ngoài các yếu tố chi phí cho hàng tồn kho và mua thiết bị vốn, một bộ yếu tố chi phí khác áp dụng cho bất kỳ giao dịch mua nào từ nguồn nước ngoài. Những yếu tố này bao gồm:

• Chi phí đóng gói /chuẩn bị cho vận chuyển quốc tế
• Vận chuyển đến cảng người bán
• Chi phí xử lý hàng tại cảng xuất xứ
• Thuế xuất khẩu và lệ phí từ bởi chính phủ xuất xứ
• Giấy chứng nhận kiểm định
• Chi phí vận chuyển đường biển
• Phí bảo hiểm hàng hải
• Chi phí xử lý cảng nhập
• Phí môi giới hải quan
• Thuế hải quan
• Chi phí vận chuyển nội địa
• Phí giao dịch tài chính (như phí ngân hàng cho thư tín dụng)
• Biến động tiền tệ / phòng ngừa rủi ro
• Chi phí liên lạc (điện thoại quốc tế, fax, bưu chính)
• Mức tồn kho bổ sung
• Tăng thời gian quản trị và pháp lý
• Chi phí số liệu (chuyển đổi số liệu tiếng Anh)
• Chi phí dịch thuật, nếu cần
• Chi phí đi lại, nếu cần

Cơ sở tính toán

Thông thường, nếu bạn sử dụng tính toán để so sánh tương đối giữa nhà cung cấp A và nhà cung cấp B hoặc mặt hàng X và mặt hàng Y, bạn có thể tự do hơn trong việc xác định chi phí. Ước tính nào cũng được chấp nhận, miễn là có cơ sở hợp lệ để so sánh. Hai tiêu chí rất quan trọng trong việc tính toán chi phí tương đối:

1. Công thức có ý nghĩa: Sử dụng các yếu tố có giá trị và có thể được tính toán.
2. Công thức có thể được áp dụng giữa các nhà cung cấp và được sử dụng để phân biệt chúng một cách hợp lệ

5 bước tính TCO

Dưới đây là các bước để xác định tổng chi phí sở hữu:

1. Thành lập một nhóm (hoặc thu thập dữ liệu từ những người khác) bao gồm người mua, người tiêu dùng cuối, chuyên gia kỹ thuật và tài chính. Thêm người khác khi thích hợp.
2. Xác định các quy tắc cơ bản cho quy trình và các giả định .
3. Xác định các lĩnh vực chi phí, cả hiện tại và dự đoán, liên quan đến việc mua.
4. Xác định phương pháp hợp lý * để tính toán chi phí.
5. Thêm tất cả các chi phí có liên quan. Đưa ra quyết định dựa trên tính toán của bạn về tổng chi phí.

* “Hợp lý” là một thuật ngữ tương đối. Nó được dự định để cung cấp vĩ độ trong quy trình TCO. Bạn sẽ có thể tạo các phương pháp của riêng bạn để tính các yếu tố chi phí. Điều này yêu cầu kiểm tra tất cả các vấn đề liên quan đến quyết định TCO của bạn và quyết định phương pháp nào phù hợp nhất với bạn. 

---

Case Study: British Petroleum Exploration

Ngành MRO (bảo trì, sửa chữa và vận hành vật tư) là ngành lý tưởng nhất áp dụng TCO. British Petroleum Exploration (Alaska) đã sử dụng các phương pháp chi phí dựa trên hoạt động để xác định tổng chi phí cho quá trình mua sắm MRO từ việc mua lại thông qua thanh toán. Tổ chức muốn tìm các phương pháp mua sắm hiệu quả hơn về chi phí và một công cụ bán hàng nội bộ để chứng minh chương trình cung ứng tích hợp của công ty. Đồng thời, BPE cũng quan tâm đến việc đánh giá kết quả để so sánh với các hoạt động tương tự khác.

Để xác định chi phí quản trị nội bộ bằng các phương pháp chi phí dựa trên hoạt động, công ty đã:

1. Sử dụng một nhóm để xác định các nhiệm vụ và thiết lập dòng quy trình
2. Xác định tỷ lệ thời gian các nhiệm vụ này chiếm (chỉ dành cho MRO)
3. Phân bổ tỷ lệ% của từng khu vực ngân sách tương ứng với tỷ lệ thời gian được sử dụng

Đến cuối phân tích, họ đã xác định được các lĩnh vực chi phí và tỷ lệ % tài nguyên sau đây được tiêu thụ:

• Chi phí vốn 8,11% giá trị hàng tồn kho
• Thuế tài sản 1,45% giá trị hàng tồn kho
• Obsolescence 3,20% giá trị hàng tồn kho
• Yêu cầu vật liệu điện tử 1,52% ngân sách
• Đơn hàng thủ công 1,77% ngân sách
• Quy trình mua hàng 14,06% ngân sách 
• Logistics trong nước 11,54% ngân sách
• Giao hàng 1,78% ngân sách 
• Nhận / phát hành 8,88% ngân sách
• Lưu trữ / thặng dư 22,40% ngân sách 
• Xử lý hóa đơn 5,98% ngân sách
• Quản lý / giám sát 5,64% ngân sách

Lợi ích TCO

Lợi ích hữu hình:

• Dễ dàng so sánh các nhà cung cấp khác nhau
• Đo lường và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp khác nhau và quyết định loại nào phù hợp nhất.
• Dễ dàng xác định tiềm năng tối ưu hóa
• Cải thiện tính tính minh bạch từ Chuỗi phân tích nguyên nhân và kết quả.
• Tăng sự hiểu biết về chi phí trong toàn công ty
• Chia nhỏ chi phí và chia sẻ thông tin với nhân viên cho phép họ hiểu tối ưu hóa chi phí.
• Giúp quyết định nên mua hay mua
• Đánh giá tổng chi phí sở hữu là điều cần thiết trong việc đưa ra lựa chọn hợp lý khi đưa ra quyết định mua hoặc mua.
• Giúp xác định số lượng đặt hàng kinh tế
• Tính toán TCO cung cấp cho bạn cơ sở để đánh giá số lượng đơn hàng kinh tế (EOQ), cho phép bạn giảm thiểu tổng chi phí hàng tồn kho.

Lợi ích vô hình

• Cải thiện giao tiếp nội bộ doanh nghiệp: Đưa ra quyết định dựa trên bộ dữ liệu nhất quán và lý luận rõ ràng, giảm xung đột và nhầm lẫn giữa nhân viên và quản lý.
• Tăng hiệu quả trong quá trình đàm phán: Khi đàm phán với các nhà cung cấp, bạn có thể củng cố ý kiến của mình với kết quả từ đánh giá TCO.
• Hữu ích cho việc phát triển sản phẩm và bán hàng: Nhìn từ góc độ TCO với quan điểm của khách hàng tiềm năng để xem bạn đứng ở đâu trong cuộc cạnh tranh.

Cần chú ý gì khi áp dụng TCO?

Vẫn có những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình triển khai TCO, đặc biệt khi khái niệm này còn xa lạ với một số tổ chức.

Vấn đề sẽ xảy ra khi công ty cố gắng sao chép mô hình TCO từ một công ty khác. Do nhiều yếu tố phức tạp đi vào đánh giá TCO, đơn giản là không hiệu quả để sao chép mô hình từ một công ty khác. Nhân viên phải được đào tạo và các quy trình vận hành nội bộ có thể cần phải được thay đổi. Điều này dễ dẫn đến xung đột trong văn hóa doanh nghiệp hiện tại.

Thời gian cần để đánh giá TCO cũng như không có đủ các nguồn dữ liệu và hệ thống để giúp xác định các yếu tố chi phí thông thường, điều đó sẽ tạo ra một trở ngại khác cho việc triển khai TCO. 

Tuy nhiên, TCO vẫn là một phần quan trọng của quá trình ra quyết định. Cần nỗ lực để giảm thiểu các vấn đề liên quan đến việc triển khai TCO để công ty của bạn có thể gặt hái lợi ích.

Theo cmtc.com, supplytechnologies.com, smartfactorylogistics.com, iscsglobal.com & purchasing-procurement-center.com