Việc xây dựng KPIs trong doanh nghiệp luôn là một quá trình đòi hỏi rất nhiều yếu tố về kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm của người chịu trách nhiệm xây và cố vấn, cũng như chiến lược công ty, đặc biệt hơn hết chính là phải phù hợp với văn hoá doanh nghiệp.
Tùy theo loại hình kinh doanh thì mỗi công ty sẽ có một hình thức xây dựng KPI khác nhau, thông thường sẽ có 6 bước:
- Bước 1: Đánh giá tình hình doanh nghiệp và xây dựng bản đồ chiến lược
- Bước 2: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
- Bước 3: Xác định các hiệu suất chính (Key Performance Question – KPQ) và giải pháp chiến lược (Key Strategic Initiative – KSI)
- Bước 4: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh
- Bước 5: Xây dựng KPIs
- Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng.
Bước 1: Đánh giá tình hình doanh nghiệp và xây dựng bản đồ chiến lược
KPIs là những chỉ số đo lượng hiệu quả công việc, chính vì thế bắt buộc những chỉ số này phải liên kết trực tiếp đến tình hình và chiến lược mà công ty đề ra. Muốn xây dựng KPIs thì đầu tiên, mỗi doanh nghiệp phải chắc chắn thực hiện được đó chính là xác định được những điều cơ bản nhất như tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị lợi thế cạnh tranh, sơ đồ tổ chức, quy trình vận hành, văn hoá công ty,… Chỉ khi có cái nhìn rõ ràng ngay từ bước ban đầu như vậy mới tránh được việc xây dựng KPIs không có mục đích, KPIs không rõ ràng hay không phù hợp với định hướng và văn hóa doanh nghiệp.
Một số phương pháp và mô hình có thể hỗ trợ bước này có thể kể đến như SWOT, McKinsey 7S Framework, Porter’s Five Forces,…
Hình dưới đây chỉ ra làm thế nào mà một bản đồ chiến lược có thể giúp doanh nghiệp xác định KPIs:
Bước 2: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Như đã chia sẻ ban đầu, việc xây dựng KPIs trong doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố để quyết định hệ thống KPIs là thành công hay chưa. Trong đó, vai trò của bộ phận/người xây dựng KPIs là cực kỳ quan trọng.
Lấy một ví dụ về việc xây dựng KPIs, nếu Trưởng bộ phận/phòng/ban tự xây dựng hệ thống KPIs của riêng mình (có thêm sự hỗ trợ về mặt phương pháp của những người có chuyên môn hoặc bộ phận Nhân sự trong doanh nghiệp) sẽ có tính khả thi và thực tế hơn do mang được rõ nét các chức năng và nhiệm vụ của bộ phận. Tuy nhiên, việc này đồng thời cũng có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như: đặt mục tiêu quá thấp. Còn nếu việc xây dựng KPIs do bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm thì sẽ đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp nhưng các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.
Chính vì thế, để xây dựng được hệ thống KPIs hiệu quả, đội ngũ xây dựng cần phải có sự tham gia của cả Trưởng bộ phận/phòng/ban (giải thích công việc (KRA)), bộ phận Nhân sự (chuyên môn, phương pháp xây dựng) và cả Ban lãnh đạo (đảm bảo phù hợp chiến lược của công ty)
Bước 3: Xác định các hiệu suất chính (Key Performance Question – KPQ) và giải pháp chiến lược (Key Strategic Initiative – KSI)
Đến bước này, không ít người sẽ nghĩ rằng có thể đưa mọi chỉ số vào hệ thống KPIs vì nghĩ nó hữu ích trong việc quản lý hiệu suất chặt chẽ hơn. Nhưng họ quên rằng, không phải số lượng càng nhiều là sẽ càng hiệu quả, không phải mọi chỉ số đều cần thiết ngay tại thời điểm hiện tại dựa trên chiến lược công ty. Nếu áp dụng những “điểm mù” trên, rất có thể doanh nghiệp sẽ đối mặt với tình trạng xây dựng lãng phí, không có khả năng đo lường hoặc là nhân viên không hiểu ý nghĩa.
Việc đặt các câu hỏi hiệu suất chính (KPQ) sẽ giúp bộ phận xây KPIs có được cái nhìn đa chiều hơn và hiểu được doanh nghiệp của mình hơn, đồng thời đánh giá sự hiệu quả của KPIs . Ví dụ:
- Chúng ta sẽ có thể cải thiện tỷ suất lợi nhuận cho các dịch vụ mới của mình như thế nào?
- Chúng ta làm gì để có thể đạt mục tiêu thúc đẩy lòng trung thành giữa các khách hàng có lợi nhuận cao nhất?
- Chúng ta nên phải giảm như thế nào mức chất thải sản xuất tại Nhà máy A?
- Chúng ta phản ứng thế nào với những cơ hội thú vị nhất mà thị trường đang cung cấp?
- Ở mức độ nào chúng ta đang nâng cao danh tiếng quốc tế của chúng ta?
- Làm thế nào tốt chúng ta cải thiện sự tham gia của nhân viên giữa các nhân viên tiềm năng cao của chúng tôi?
Dưới đây là một vài lời khuyên để đề ra các KPQ:
- Đảm bảo chúng liên quan mật thiết đến doanh nghiệp: KPIs tuyệt đối không được sao chép hay áp dụng cứng nhắc.
- Kết nối càng nhiều người càng tốt: càng nhiều người hiểu và đồng tình với những câu hỏi thì càng tốt.
- Câu hỏi cần phải ngắn gọn, rõ ràng và không dùng thuật ngữ, nên sử dụng câu hỏi mở.
- Tập trung vào hiện tại và tương lai: hướng đến sự cải thiện hiệu suất.
- Sàng lọc KPQ trong quá trình sử dụng: các doanh nghiệp cần phải luôn luôn điều chỉnh KPQ để đảm bảo tính phù hợp qua thời gian.
Bước 4: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh
Vì KPIs dành cho mỗi người, mỗi bộ phận/phòng ban, mỗi chức danh trong công ty là hoàn toàn khác nhau. Việc xác định rõ ràng đối tượng được xây KPIs ngay từ đầu sẽ giúp việc xây trở nên có tính logic và có kế hoạch. Để làm được như vậy, cần hiểu rõ vai trò, vị trí của mỗi cá nhân bằng việc nghiên cứu bản Mô tả công việc cũng như trao đổi với bộ phận quản lí để hiểu rõ hơn.
KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
KPIs cho từng vị trí chức danh:
– Xây dựng KPIs để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPIs được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPIs của từng bộ phận.
– Các chỉ số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
– Kì đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm.
Bước 5: Xây dựng KPIs
Đây đồng thời cũng là bước rà soát lại hoạt động doanh nghiệp, kiểm tra và thu thập các dữ liệu để đánh giá xem cần phải xây dựng hệ thống đánh giá như thế nào để phù hợp với hệ thống KPI sẽ được xây trong tương lai. Để bước này diễn ra dễ dàng và thuận lợi hơn so với quy trình thủ công, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp/quản trị nhân quản trị chiến lược,…
Phần mềm EPM
– Phương thức thu thập và nguồn dữ liệu: hệ thống thông tin doanh nghiệp theo dõi và thu thập dữ liệu, kết hợp phương pháp đo lường định tính và định lượng, các cuộc khảo sát nội bộ,…
– Phương pháp đánh giá:
Chia các KPI theo trọng số, vì không phải tất cả các đầu việc/KPIs mà cá nhân đó đang được giao đều có cùng mức độ quan trọng như nhau. Và đây là một cách chia trọng số phổ biến:
- Nhóm 1: những công việc tốn nhiều thời gian thực hiện và ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung/chiến lược công ty
- Nhóm 2: những công việc tốn ít thời gian thực hiện và ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung/chiến lược công ty hoặc ngược lại
- Nhóm 3: những công việc tốn ít thời gian thực hiện và ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung/chiến lược công ty
Dựa vào cách chia thành 3 nhóm như trên, cách chia trọng số cho KPI cũng sẽ dễ hình dung hơn dựa theo thứ tự trọng số sẽ bé dần từ nhóm 1 xuống nhóm 3. Cụ thể về trọng số cho từng nhóm (theo đơn vị %) như thế nào, sẽ dựa vào góc nhìn của mỗi doanh nghiệp khác nhau.
Ngoài ra, bước này đòi hỏi Doanh nghiệp trả lời những câu hỏi sau:
- Những giải pháp đang thực thi có giúp Doanh nghiệp từng bước đạt được các mục tiêu chiến lược không?
- Năng lực thực thi chiến lược hiệu quả hay không?
- Chiến lược lựa chọn có hiệu quả không?
- Tổ chức có đang đo đúng thứ cần đo không?
- Quá trình quản trị sự thay đổi & tái cấu trúc của tổ chức tốt chưa?
- Ban Lãnh Đạo có sử dụng các thông số đo lường trên dashboard để đưa ra các chỉ đạo phù hợp chưa?
Trong quá trình xác định trọng số, doanh nghiệp cũng cần xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh: Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số. Các mục tiêu có thể được thiết lập một cách tuyệt đối (ví dụ, tăng lên đến 100), thiết lập theo tỉ lệ (như tăng lên 20%), gắn liền với điểm chuẩn (ví dụ như lọt vào top 100 trong lĩnh vực), liên quan đến chi phí/ngân sách (như giảm 10% ngân sách)
– Tần suất đánh giá/kiểm tra: dựa theo bản chất của mỗi KPIs mà sẽ có tần suất đánh giá/kiểm tra khác nhau. Ví dụ như các KPIs nội bộ sẽ thường được đo thường xuyên hơn vì dễ đánh giá, còn các KPIs bên ngoài (ví dụ như xếp hạng thương hiệu) sẽ chỉ có thể đo 1-2 lần một năm. Chính vì vậy cũng rất cần thiết để thiết lập và sắp xếp các KPIs sao cho phù hợp và cho ra đủ dữ liệu để trả lời các KPQ.
Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng
Việc xây dựng KPIs không chỉ là để tìm kiếm một công cụ vạch rõ từ tầm vĩ mô ở chiến lược công ty đến tầm vi mô ở đầu việc mỗi người mà còn rất hữu ích khi có thể áp dụng làm cơ sở cho việc trả lương, khen thưởng. Với mỗi mức điểm số có được, mỗi cá nhân sẽ được xác định mức đãi ngộ cụ thể khác nhau. Thường ở tại các doanh nghiệp, KPIs sẽ được liên kết với mô hình trả lương theo phương pháp 3P (Position, Person, Performance) để đem lại hiệu quả cao nhất.
Lưu ý: Với mỗi chỉ số KPIs, cần phải có:
- Số nhận diện KPIs: Số nhận dạng độc nhất này sẽ giúp theo dõi mọi chỉ số và tạo điều kiện dễ dàng cho các hệ thống tự động hóa.
- Tên các chỉ số : Đây là tên gọi ngắn giải thích rõ ý chính của chỉ số
- Chủ sở hữu KPIs : Xác định người/bộ phận có trách nhiệm trong việc thực hiện hiệu quả kinh doanh.
Cuối cùng, xây dựng KPIs có phải là câu chuyện “tưởng không khó mà khó không tưởng” hay không còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Quan trọng nhất vẫn ở sự kiên trì, cẩn thận và sự đồng lòng của toàn thể doanh nghiệp thì hành trình xây dựng KPIs dù có khó khăn tới đâu vẫn sẽ trở nên dễ dàng và mang đến một công cụ đánh giá hiệu suất hoạt động hữu ích phải không nào.
Theo quantridoanhnghiephn.blogspot.com và toppion.com.vn
