4 mấu chốt để thiết lập KPIs hiệu quả trong Chuỗi cung ứng

1/ Định nghĩa và tầm quan trọng của KPI trong chuỗi giá trị

Một trong những công cụ cơ bản để đo lường hiệu suất làm việc là Key Performance Indicators (KPIs – chỉ số đánh giá hoạt động quan trọng). Có thể xem KPIs là một dạng Metric đặc biệt, chỉ tập trung vào những yếu tố quan trọng (Key) thể hiện hiệu quả làm việc của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên.

Nói đơn giản thì KPIs cung cấp thông tin hiệu suất quan trọng nhất cho phép các tổ chức (hoặc các bên liên quan của họ) hiểu được tổ chức có đi đúng hướng đến các mục tiêu đã nêu hay không. Để làm được điều này, các KPI phải được thiết lập trở thành các công cụ điều hướng quan trọng, mang lại một bức tranh rõ ràng về các mức hiệu suất hiện tại và liệu doanh nghiệp có thể đến đích không.
KPIs còn là công cụ hỗ trợ đưa quyết định hữu ích. Bởi vì chúng giúp làm giảm tính chất phức tạp của hoạt động vận hành tổ chức thành những chỉ tiêu nhỏ, có thể quản lý được – KPIs. Vì vậy, KPIs có thể hỗ trợ ra quyết định và giúp cải thiện hiệu suất công việc, nếu được áp dụng đúng.

2/ Phân loại KPIs trong chuỗi cung ứng

Nhiều loại KPI đã được phát triển để đo lường các hoạt động khác nhau của Chuỗi cung ứng. Việc chọn KPI nào để đo lường có thể gây khó khăn và đặc biệt tai hại nếu doanh nghiệp chọn sai hoặc chỉ tập trung vào một loại KPI. Vì lý do này, Mô hình Supply Chain Strategy bởi Tiến sĩ Edward Frazelle (2001) mang tính toàn diện hơn và được áp dụng phổ biến, bao gồm 4 loại KPI: chất lượng, thời gian, tài chính và năng suất:

Chất lượng – Quality:

Đây là loại chỉ số dễ thực hiện và đo lường nhất, thể hiện hiệu quả trong công việc. Ví dụ: Một chỉ số thường thấy trong Logistics dùng để đo lường chất lượng là Accuracy – Tính chính xác, bao gồm Order Accuracy, Inventory Accuracy, Picking Accuracy, …

Thời gian – Time:

Đo lường thời gian cụ thể để hoàn thành một công việc, cho thấy việc tiết kiệm thời gian từ một số hoạt động sẽ tăng hiệu suất Chuỗi cung ứng như thế nào. Ví dụ: On-Time Delivery, Supplier Lead-Time Variability, Order Turnaround Time, …

Tài chính – Financial:

Cho phép nhà quản lý xác định được những yếu tố tác động đến chi phí Chuỗi cung ứng và tìm đến những giải pháp tối ưu chi phí hơn. Ví dụ: COGS, Return Rates, Fixed Order Cost, …

Năng suất – Productivity:

Chỉ số này đo lường hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. Ví dụ, Storage Space Utilization, Supplier Fill Rate, Fleet Yield, …

Như đã nói, việc chúng ta chỉ tập trung vào một loại KPI sẽ tác động tiêu cực đến hiệu quả làm việc. Ví dụ, quyết định chỉ cho xe vận chuyển lô hàng FCL sẽ gây ra hiện tượng OOS trừ khi các chính sách về hạn chế vốn lưu động, giảm tồn kho và tối ưu hóa chuỗi cung ứng được điều chỉnh để bù đắp cho sự thiếu hụt này. Vì vậy cần phải xem xét các chỉ số này một cách tổng quát để đảm bảo chúng được hài hòa và không chồng chéo với nhau, và phân tích trade-off cần thiết để cải thiện chiến lược hiệu suất chuỗi cung ứng tổng thể.

(OOS: Out of stock / stock out: hết hàng. OOS dẫn đến các vấn đề tài chính tác động ở mọi cấp độ trong Chuỗi cung ứng. Việc nhà phân phối đặt thiếu hàng dẫn tới SKU với tỉ lệ bán được hàng thấp (low velocity) sẽ bị tính thêm phí, chi phí về thời gian cho nhân viên sales xử lý khiếu nại với nhà bán lẻ/nhà phân phối) hoặc người tiêu dùng là một vài ví dụ về chi phí gia tăng do tình huống OOS. Nếu OOS diễn ra thường xuyên, khách hàng sẽ sử dụng sản phẩm đối thủ và kết quả tệ nhất công ty phải đối mặt chính là mất thị phần.)

3/ KPIs hiệu quả trong chuỗi cung ứng cần đạt được điều gì?

Mô hình thông dụng dùng để xác định KPI có phù hợp với doanh nghiệp không là SMART. Đối với SMART, KPI “thông minh” cần phải đạt được các tiêu chí:

Specific: phải cụ thể nhiệm vụ và công việc cụ thể cho người nào.
Measurable: phải đo lường được bằng số.
Achievable: có thể đạt được
Realistic: phải thực tế với kế hoạch đề ra.
Time – bound: Trả lời cho câu hỏi mục tiêu được thực hiện khi nào?

Tuy nhiên, nên nhớ rằng mục tiêu cuối cùng của chúng ta không phải là KPI, mà là những gì bạn muốn đạt được. KPI chỉ là công cụ định hướng cho bạn đạt được mục tiêu của mình. Việc nhầm lẫn 2 vấn đề này sẽ dẫn đến kết cục khá tai hại.

Ví dụ,

Công ty muốn tăng doanh số bán hàng. Vì phần trăm doanh thu đến từ email marketing cao nên họ quyết định tập trung nỗ lực vào việc tăng kích thước danh sách email. Nhóm nghiên cứu chạy một loạt các chiến dịch để tăng số lượng email. Tuy nhiên, vấn đề gặp phải là các địa chỉ Email này không phải là những khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp nên doanh số không tăng. Nhóm nghiên cứu tin rằng họ đã đạt được mục tiêu của mình: phát triển danh sách email. Nhưng việc phát triển danh sách email chỉ là 1 KPI góp phần đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu chính là bán hàng nhiều hơn.

Vì vậy, để xây dựng KPIs thật hiệu quả, bạn cần phải:

Bắt đầu với thiết lập kế hoạch chiến lược hoặc mục tiêu
Nắm bắt các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất của bạn (Xem xét tất cả các mục tiêu của khách hàng, mục tiêu hoạt động, mục tiêu tài nguyên và mục tiêu cạnh tranh và rủi ro…)
Đối với mỗi mục tiêu, hãy xác định KPI sẽ cho phép bạn theo dõi và đo lường hiệu quả.
Sau đó, đối với mỗi KPI, đặt mục tiêu rõ ràng xác định kết quả như thế nào.
Giám sát các KPI theo mục tiêu của bạn một cách thường xuyên, xem lại và điều chỉnh mục tiêu, chỉ số KPI và mục tiêu của bạn theo khoảng thời gian đều đặn hoặc bất cứ khi nào có thay đổi quan trọng trong doanh nghiệp.

4/ KPIs quan trọng như thế nào đến Chuỗi cung ứng?

Bảng dưới là tổng hợp lại một số “Thất bại lớn nhất trong Chuỗi cung ứng”, gây ra những tổn thất lớn và lâu dài cho các công ty.

Công ty	Năm	Vấn đề	Hậu quả
FoxMeyer	1996	Triển khai SCM không thành công, gây ra lỗi giao hàng	Phá sản
Tri-Valley Growers	1997	Không áp dụng ERP/SCM	Một trong những lý do dẫn đến việc đóng cửa công ty
Nike	1999	Sử dụng không hiệu quả phần mềm dự báo và đưa ra kế hoạch với số liệu sai	Mất 100 triệu $ doanh thu và rớt 20% giá cổ phiếu trong vòng 1 năm
Cisco	2001	Hệ thống dự báo nhu cầu không cập nhật những biến động kinh tế ảnh hưởng đến sức mua	2,2 tỷ USD trong hàng tồn kho ghi lại và giảm 20% giá trị cổ phiếu
KFC	2018	Thiếu nguồn cung gà do hãng đổi đối tác vận chuyển dẫn tới hệ thống chưa ăn khớp trở lại	Tạm ngưng phục vụ gần 900 cửa hàng trên khắp UK và Ireland

Những ví dụ này mô tả sự phức tạp của các chuỗi cung ứng hiện đại, đòi hỏi khả năng kiểm soát tốt hơn trong mọi giai đoạn từ sản xuất đến phân phối.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ có 3 hướng hoạt động sau:

Hướng hoạt động	Giải thích	Top 5 KPIs
Tập trung vào Dịch vụ	Các công ty này chú trọng đến trải nghiệm của khách hàng, theo sát động thái từ khách hàng và đối thủ cạnh tranh. Chuỗi cung ứng của họ rất linh hoạt và nhạy cảm với nhu cầu của khách hàng và thị trường. Thông thường, các công ty sản xuất sẽ không có thế mạnh trong mảng này. Ví dụ: Amazon và Zappo tạo lợi thế cạnh tranh và nâng cao lòng trung thành của khách hàng bằng hoạt động giao hàng và đổi trả hàng của họ.	Số lượng cuộc gọi đến và cuộc gọi đang phải đợi Số lần vấn đề được giải quyết trong lần tương tác đầu tiên Tỷ lệ lấp đầy mặt hàng (Item fill rate) Đơn đặt hàng được chấp nhận, xử lý và hoàn thành mà không có vấn đề (Perfect Order) Giao đầy đủ / đúng thời hạn
Tập trung vào Sản phẩm	Những công ty này tập trung vào tất cả các khía cạnh của Chuỗi cung ứng một cách tổng thể, chủ yếu sẽ quan tâm đến dòng chảy, độ tin cậy và chi phí của chuỗi cung ứng. Trọng tâm của họ là đưa chi phí thoát khỏi từng yếu tố sản xuất và bán hàng. Ví dụ: Apple và các công ty công nghệ thường tập trung vào hàng hóa và mang lại giá trị tốt nhất với chi phí tối thiểu. Công ty tập trung vào sản phẩm chủ yếu quan tâm đến dòng chảy, độ tin cậy và chi phí của Chuỗi cung ứng.	Tổng chi phí cho hàng hóa được bán Chi phí Chuỗi cung ứng trên một đơn vị bán ra Sử dụng lao động Chi phí nhà kho và vận chuyển Hiệu suất của phần mềm doanh nghiệp (Enterprise software performance)
Tập trung vào Vận hành	Các tổ chức tinh gọn sẽ loại bỏ những thao tác thừa khỏi từng giai đoạn trong Chuỗi cung ứng. Nhằm phục vụ cho những nguyên lý quản trị tinh gọn, KPI các công ty này được thiết lập theo 7 yếu tốthừa thãi và không hiệu quả trong kinh doanh: Excessive waiting, Overproduction, Rejects, Motion, Processing, Inventory, và Transport. Lean KPIs có mang tính chiến thuật và được cập nhật hàng ngày. Một trong những chìa khóa để tiết kiệm chi phí là dự đoán các vấn đề về chuỗi cung ứng sớm bằng cách sử dụng dữ liệu hệ thống và hành động trước khi các vấn đề đó ảnh hưởng đến hiệu suất tài chính.	Tỷ lệ sử dụng tài sản hiệu quả Tỷ lệ phế phẩm và thành phẩm Hàng phải đợi và thời gian chờ đợi (Queues and wait times) Mức tồn kho và tồn kho an toàn Vòng đời sửa chữa và bảo trì sản phẩm

Tùy vào thực tế, khả năng và mục tiêu mà các tổ chức sẽ lựa chọn hệ thống KPI phù hợp, khả thi, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý. Ngoài ra, nếu muốn thiết lập các KPIs cho từng phòng ban, nhân viên nhân sự phải tham vấn với trưởng phòng ban đó và cấp cao hơn (họ cần những thông tin gì để đưa ra các quyết định quản lý) để hiểu rõ mục tiêu và chức năng của phòng ban đó.

Theo halobi, USAID & bernardmarr