1. Phiếu đóng gói – Packing List
Là bản kê khai tất cả các hàng hóa có trong một kiện hàng và được kí phát bởi người bán.
Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bảng:
+ Một bản để trong kiện hàng để người nhận hàng có thể kiểm tra hàng hóa trong kiện khi cần thiết, nó là chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán gửi.
+ Một bản kèm theo hóa đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng.
+ Một bản còn lại nộp hồ sơ lưu
2. Phân loại
Packing List thường được chia thành 03 loại:
+ Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết.
+ Phiếu đóng gói trung tâm (Neutral Packing list) nếu nội dung của nó không chỉ là tên người bán.
+ Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list)
3.Những nội dung cơ bản trong Packing list
+ Số và ngày lập hóa đơn (thường người ta sẽ không dùng số của Packing list)
+ Tên, địa chỉ người bán và người mua
+ Cảng xếp, dỡ
+ Tên tàu, số chuyến
+ Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, số thứ tự kiện, thể tích
+ Số hiệu hợp đồng, số L/C
+ Ngày bốc hàng, xếp hàng
Ngoài ra, đôi khi phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật. Tùy theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing list với nội dung phù hợp.
Một số mẫu Packing list:
4. Chức năng của Packing list
Dựa vào Packing list chúng ta có thể biết được loại hàng, số lượng, quy cách đóng gói như thế nào (cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, xếp dỡ bởi công nhân hay thiết bị xếp dỡ; phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào – dùng xe loại mấy tấn). Từ đó tính được thời gian dỡ hàng, cách sắp xếp, chỗ để trong kho.
Packing list thường được gửi ngay cho người mua ngay sau khi đóng hàng xong để họ có thể kiểm tra số lượng hàng giao và lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh kịp thời.
Trong nhiều trường hợp, người ta thường sử dụng Packing list và Invoice (hóa đơn thương mại) trong cùng một form để dễ kiểm tra, theo dõi (bạn có thể tham khảo hóa đơn thương mại trong những bài viết trước)
Với những ai mới tiếp xúc với chứng từ sẽ rất dễ nhầm lẫn giữa Invoice và Packing list vì thường được tạo ra cùng một mẫu và có nhiều thông tin giống nhau nhưng chức năng khác nhau nên có những dữ liệu đặc thù riêng. Invoice (hóa đơn thương mại) là chứng từ thiên về thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn Packing list lại thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu.
