[Recap] - ASCC - Webinar: Giải mã phòng ban Procurement

ASCC – Webinar 02 chủ đề Giải mã phòng ban Procurement được diễn ra vào sáng thứ bảy, 16/04/2022 với sự góp mặt của 2 vị diễn giả vô cùng đặc biệt – anh Nguyễn Ngọc Trung Huy và chị Trần Thị Ngọc Mi đã mang đến một buổi hội thảo giá trị, giúp các bạn trẻ hiểu hơn về thực tế ngành mua hàng trong một tổ chức. Nội dung của hội thảo hướng đến việc giúp các bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về chức năng và vai trò của mua hàng trong chuỗi cung ứng, cho thấy sự khác nhau giữa 3 thuật ngữ Procurement, Sourcing và Purchasing.

Hội thảo giúp người tham dự biết được quy trình 7 bước mua hàng trong chuỗi cung ứng. Bên cạnh đó là những chia sẻ về các danh mục hàng hóa ứng với các ngành hàng nhất định, và các vị trị theo từng cấp của phòng ban Mua hàng. Từ đó giúp các bạn giúp các bạn trẻ hiểu rõ hơn về cách xây dựng lộ trình phát triển sự nghiệp Mua hàng của mình

Cùng VILAS điểm qua một số nội dung nổi bật được chia sẻ trong buổi hội thảo lần này nhé!

Nội dung chia sẻ bao gồm:

Phân biệt 3 thuật ngữ Procurement, Purchasing và Sourcing
Vai trò của mua hàng trong chuỗi cung ứng
Procurement phải thực hiện những nhiệm vụ gì để mang lại giá trị cho doanh nghiệp
Sự chuyển đổi từ mua hàng Reactive đến Proactive
Danh mục hàng hóa – Procurement Category
Quy trình mua hàng – Procurement Process

Phân biệt 3 thuật ngữ Procurement, Purchasing và Sourcing

Bắt đầu nội dung chia sẻ, diễn giả Nguyễn Ngọc Trung Huy đã giúp các bạn hiểu đúng về 3 thuật ngữ Procurement, Purchasing và Sourcing.

Procurement: Theo định nghĩa của CIPS là một hoạt động cung ứng chiến lược, liên quan đến việc mua hàng hóa và dịch vụ, giúp tổ chức hoạt động có lợi nhuận, đảm bảo các quy chuẩn đạo đức. Nó bao gồm nhiều quá trình: lên kế hoạch, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đo lường hiệu quả, duy trì sự ổn định của hoạt động mua hàng. Sourcing và Purchasing là 2 tập hợp con của Procurement. Với Sourcing là tìm nguồn, là giai đoạn đầu tiên trong quy trình mua hàng. Purchasing được hiểu là hoạt động liên quan đến quá trình giao dịch như đặt hàng, nhận hàng, thanh toán.

Vai trò của mua hàng trong chuỗi cung ứng

Ở phần này, chị Mi đã cho thấy được vai trò của mua hàng trong chuỗi cung ứng hiện đại, mua hàng đang ở vị trí nào và đóng góp những gì cho một tổ chức để đảm bảo cho chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả?

Theo Score Model của APICS, chuỗi cung ứng vận hành dựa trên 6 chức năng quản trị chính là Plan – Source – Make – Deliver – Return – Enable. Với:

Plan: là chức năng lập kế hoạch cho toàn chuỗi cung ứng
Source: là tìm kiếm nguồn cung.

THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM

Make: đại diện cho quy trình chuyển đổi từ nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cùng
Deliver: quá trình vận chuyển và phân phối hàng hóa đến khách hàng
Return: quy trình ngược từ khách hàng đến nhà cung cấp, khi sản phẩm bị trả về vì các lý do bất khả kháng
Enable: chức năng quản trị tổng thể, quản lý dữ liệu, quản lý nguồn tài nguyên, thông tin về vấn đề pháp lý,…quản lý những vấn đề giúp đảm bảo cho các chức năng Plan – Source – Make – Deliver được diễn ra mượt mà và hiệu quả.

Procurement được đại diện bởi chức năng Source trong chuỗi cung ứng, là quy trình đảm bảo các yếu tố đầu vào, giúp cho các giai đoạn tiếp theo của chuỗi được vận hành theo đúng kế hoạch. Vai trò của mua hàng trong chuỗi cung ứng gắn liền với mục tiêu chiến lược và lợi ích chung của doanh nghiệp

THAM KHẢO: ASCC No.01: Webinar | Logistics & Supply Chain – Emerging Trends in 2022

Nhiệm vụ của phòng ban Mua hàng trong chuỗi cung ứng bao gồm:

Cung cấp ổn định nguồn nguyên liệu
Đảm bảo tính liên tục
Đáp ứng quy chuẩn đạo đức
Xây dựng kết nối với các bên liên quan nội bộ
Lan tỏa nhận thức tích cực
Xây dựng danh sách nhà cung cấp mới

Sự chuyển đổi từ mua hàng Reactive đến Proactive:

Lấy cột mốc là 30 năm, chị Mi chia sẻ, nếu như là 30 năm về trước, mua hàng chỉ dừng lại ở việc mua đúng sản phẩm mà doanh nghiệp cần, thì sau 15 năm, người mua hàng đã nhận thức được tầm quan trọng của việc tối ưu chi phí và tương tác qua lại với các nhà cung cấp. Đến hiện tại, mua hàng đã trở thành một hoạt động chiến lược hơn bao giờ hết.

Ngoài mục tiêu tối ưu chi phí, phòng ban mua hàng luôn biết cách để tạo nên những giá trị tăng thêm cho doanh nghiệp, họ quan tâm nhiều hơn đến chi phí chủ sở hữu, nghĩa là những chi phí trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm có thể mang đến lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Ngoài ra, phòng mua hàng trong tương lai hướng đến việc chủ động đón đầu xu hướng và tạo thị trường cho sản phẩm mới.

Danh mục hàng hóa – Procurement Category

Theo anh Huy, việc xác định các danh mục hàng hóa của từng ngành hàng khác nhau sẽ ảnh hưởng đến con đường phát triển sự nghiệp sau này. Việc chọn lựa ngành hàng phù hợp có thể sẽ liên quan đến tính cách của mỗi người. Trong sự kiện lần này, diễn giả đề cập đến 8 danh mục mua hàng sau:

Raw Material: nguyên liệu thô, phục vụ trực tiếp cho sản xuất
Semi – Finished Product and Component: bán thành phẩm, linh kiện.
Maintenance Repair Operating: hàng hóa hỗ trợ dùng cho việc bảo trì và sửa chữa máy móc như vòng bi, dầu bôi trơn, bu lông, đai ốc,…
Finished Product: hàng thành phẩm, thường thấy ở các doanh nghiệp mua đi bán lại, doanh nghiệp bán lẻ.
Production Support Items: những sản phẩm hỗ trợ và duy trì chất lượng sản phẩm trong hoạt động kiểm định như máy kiểm định chất lượng, máy X – Ray, máy ngoại quan, máy quét 3D, những vật tư không tham gia trực tiếp tạo giá trị sản phẩm như chất vệ sinh máy móc,…
Service: Danh mục này đề cập đến việc mua các dịch vụ như dịch vụ về Marketing, dịch vụ tổ chức sự kiện,..
Capital Equipment: những sản phẩm vốn hay sản phẩm cố định.
Transportation: Mua những dịch vụ liên quan đến vận chuyển và phân phối

Ở mỗi ngành hàng, vai trò của mua hàng trong chuỗi cung ứng, cũng như yêu cầu và tiêu chí sẽ có những sự khác biệt, có thể bạn sẽ giỏi ở mảng mua hàng về hàng thành phẩm nhưng mua dịch vụ thì không. Vì thế, hiểu được tính chất của từng ngành hàng khác nhau sẽ là một lợi thế giúp bạn đi đúng hướng trong sự nghiệp mua hàng của mình.

Quy trình mua hàng – Procurement Process

Để giải thích cho quy trình của mua hàng trong chuỗi cung ứng, chị Mi đã chia sẻ về 7 bước mua hàng chiến lược của AT Kearney, bao gồm:

Bước 1: Xác định các danh mục mua hàng
Bước 2: Lựa chọn chiến lược tìm nguồn
Bước 3: Thiết lập danh sách nhà cung cấp
Bước 4: Kế hoạch tiếp cận và khai thác nhà cung cấp
Bước 5: Đàm phán để đạt được những tiêu chí mua hàng
Bước 6: Chia sẻ thêm thông tin chi tiết để hoàn thiện mục tiêu về sản phẩm
Bước 7: Quản lý hợp đồng và hiệu suất nhà cung cấp

Một trong những mô hình phổ biến trong mua hàng được chị Mi giới thiệu đó là mô hình Kraljic. Mô hình này hỗ trợ xác định được chiến lược mua hàng bằng cách định vị sản phẩm, đánh giá mức ảnh hưởng của sản phẩm đối với lợi nhuận và kết quả kinh doanh, vị trí của sản phẩm trên thị trường, những rủi ro về nguồn cung ứng,…

Những kỹ năng cần chuẩn bị cho một nhân viên mua hàng

Bất kỳ ngành nghề nào đều sẽ yêu cầu những kỹ năng cốt lõi, với Mua hàng, lĩnh vực này yêu cầu nhân sự nhất định phải trang bị 4 kỹ năng sau:

Stakeholder: Kỹ năng quản lý tốt hoạt động nhà cung ứng và các bên liên quan trong nội bộ
Negotiation: Kỹ năng đàm phán
Emotional intelligence: Kỹ năng kiểm soát và thể hiện cảm xúc phù hợp
Leading others: Kỹ năng lãnh đạo

Để củng cố cho những chia sẻ trên, người tham dự đã đặt ra một số câu hỏi cho 2 diễn giả:

Đối với một sinh viên mới ra trường, muốn làm mua hàng trong lĩnh vực kỹ thuật, cần chuẩn bị những kiến thức gì?

Theo kinh nghiệm của mình, chị Mi đưa ra lời khuyên rằng, trước hết bạn cần xác định các doanh nghiệp về ngành hàng mà mình chọn, xác định các doanh nghiệp mình muốn đồng hành và tìm hiểu rõ thông tin về các sản phẩm của doanh nghiệp đó. Ví dụ: Nếu bạn muốn ứng tuyển vào Intel – tập đoàn đa quốc gia về công nghệ của Mỹ, bạn nên am hiểu về công nghệ bán dẫn, một trong những yếu tố làm nên thương hiệu của họ. Việc có được tư duy về ngành hàng và sản phẩm của doanh nghiệp mình muốn ứng tuyển sẽ là một lợi thế lớn giúp bạn có một khởi đầu tốt trong sự nghiệp mua hàng của mình.

Trong quá trình làm việc, anh Huy đã từng phải mua một sản phẩm chưa phổ biến hay thậm chí là chưa có trên thị trường không? Nếu có, anh có thể chia sẻ kinh nghiệm giải quyết tình huống này?

Trả lời cho câu hỏi này, anh Huy đã đưa ra một tình huống thực tế mà anh đã trải nghiệm, trong việc tìm kiếm nguồn máy sản xuất Oxy cho các nhà máy tại Ấn Độ trong thời gian dịch bệnh bùng phát. Để giải quyết vấn đề này, anh Huy cho rằng không thể bỏ qua các quy trình trong 7 bước. Trước hết cần xác định các nhà cung ứng tiềm năng và vị trí địa lý của các nhà cung cấp đó, chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả.

Tuy nhiên, trong thời gian quá gấp thường dẫn đến những bất lợi về mặt chi phí, có thể phải chấp nhận mua với giá cao hơn ngân sách ban đầu, khiến người giữ nhiệm vụ tìm nguồn khó đưa ra quyết định. Trong trường này, anh Huy đã đưa ra lời khuyên là nên hỏi ý kiến từ cấp trên để đưa ra quyết định hợp lý nhất.

Cách tìm kiếm nhà cung cấp mới?

Có nhiều cách để đánh giá và chọn lọc một nhà cung cấp như gọi điện và Email để đề xuất gửi báo giá, đánh giá được giá nào tốt và giá nào cao, tìm hiểu trên các nền tảng thương mại điện tử để biết về giá của nhiều nhà cung ứng cho một loại hàng hóa. Ngoài ra, chị Mi chi sẻ rằng, việc tìm kiếm nhà cung cấp cần được tiến hành bất kỳ lúc nào, không chỉ riêng khi có nhu cầu.

Từ kinh nghiệm của mình chị Mi chia sẻ 1 trong những cách phát triển danh sách nhà cung cấp mới là tham gia các cuộc hội thảo, triển lãm giới thiệu sản phẩm của nhiều ngành hàng, để thu thập thông tin của các nhà cung cấp, so sánh giá với các nhà cung ứng hiện tại, và có thể liên hệ hợp tác khi có nhu cầu.

Đối với mối quan hệ Win-Win nhưng nhà cung cấp có những dấu hiệu của việc trì trệ và hiệu suất của họ đi xuống thì có những cách và hướng giải quyết gì cho vấn đề này ạ?

Lời khuyên được anh Huy đưa ra là cần lên kế hoạch kiểm soát hiệu quả của nhà cung cấp. Nếu nhận thấy hiệu suất nhà cung cấp có xu hướng giảm, gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, phòng mua hàng sẽ gửi yêu cầu cải tiến. Sau thời gian 1 – 2 tháng cần tổ chức họp đánh giá lại xem hiệu suất của họ có sự cải thiện không? Nếu không, có thể đưa ra “Tối hậu thư” như một bản cam kết trong vòng 1 tháng, nếu vẫn không có sự thay đổi, chắc chắn sẽ đi đến bước cuối cùng là chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên, trước khi ngừng hợp tác, doanh nghiệp cần đánh giá lại tình trạng hiện tại của mình để xác định thời gian thích hợp để dừng hợp tác.

Tóm lược:

Procurement mang tính chất chiến lược, vai trò của mua hàng trong chuỗi cung ứng vượt xa những gì mà nhiều người vẫn nghĩ, thay vì chỉ đặt hàng theo đơn hàng có sẵn. Mua hàng ngày càng chủ động hơn trong việc phát triển chức năng của mình và mang lại nhiều giá trị cho toàn doanh nghiệp. Để phát triển trong sự nghiệp, không chỉ riêng lĩnh vực mua hàng hay chuỗi cung ứng, bạn đều phải giữ thái độ cầu tiến, liên tục đặt câu hỏi, để nâng cao hiểu biết và phát triển bản thân. Theo 2 diễn giả, đây chính là chìa khóa dẫn đến thành công trong sự nghiệp

Một lần nữa VILAS xin gửi lời cảm ơn đến 2 vị diễn giả và các bạn trẻ đã đồng hành cùng VILAS trong Webinar: Giải mã phòng ban Procurement. Hy vọng những sự kiện mà VILAS đã và sẽ triển khai sẽ mang đến các bạn những giá trị thiết thực nhất, góp phần xây dựng nền tảng về chuỗi cung ứng của mình. Hẹn gặp bạn ở những sự kiện tiếp theo.

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO: CHUYÊN VIÊN MUA HÀNG

CHUYÊN MÔN HÓA NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG