Làm thế nào để cắt giảm chi phí logistics?

Theo Báo cáo Logistics 2017 của Bộ Công Thương, tổng chi phí Logistics của Việt Nam trong năm 2016 chiếm 20,8% tổng GDP, tương đương 41,26 tỉ USD, một con số khổng lồ và cũng lý giải một phần cho sự tụt hạng của Chỉ số Logistics chúng ta trên bản đồ thế giới (Theo World Bank LPI 2016, Việt Nam hiện xếp hạng 64). Rõ ràng, việc kiểm soát và tối ưu chi phí của hoạt động Logistics, tham rộng hơn là Chuỗi Cung Ứng đã và đang luôn là bài toán thách thức với mọi doanh nghiệp.

Cùng VILAS tìm hiểu một vài ý tưởng cắt giảm chi phí trong hoạt động Logistics của doanh nghiệp trong bài viết sau đây.

Tạo một Timeline chi tiết

Những quyết định vào phút chót có thể dẫn đến những sai lầm, bỏ lỡ nhiều cơ hội và gây phát sinh chi phí. Nếu không có kế hoạch rõ ràng về thời điểm sản xuất, vận chuyển và giao hàng, doanh nghiệp có thể sẽ phải chịu một số chi phí không cần thiết trước khi lô hàng hoàn tất.

Hãy tạo một timeline chi tiết theo từng sản phẩm từ đầu đến cuối, xác định chính xác thời gian sản xuất sản phẩm, khi nào một mặt hàng sẽ cần được vận chuyển để giao đúng thời hạn và những tác động có thể thực hiện để giảm các chi phí trong quá trình đó. Nếu bạn dành thời gian để xem xét những thay đổi nhỏ có thể thực hiện trong timeline, bạn có thể tiết kiệm được một khoản chi phí tương đối lớn.

Sử dụng nhà cung cấp đa nhiệm (multitasking supplier)

Nhà cung cấp là nhân tố quan trọng đóng góp trực tiếp vào thành công của doanh nghiệp. Nhưng việc mua các mặt hàng khác nhau từ nhiều nhà cung cấp có thể dẫn đến việc chi trả thêm chi phí. Khi có quá nhiều địa điểm để thu thập hàng hóa, chuỗi cung ứng sẽ trở nên dài hơn, thời gian chờ hàng dài hơn và bạn sẽ phải trả nhiều hơn.

Hãy làm việc với các nhà cung ứng có thể cung cấp nhiều dịch vụ hoặc hàng hóa cần thiết cho chuỗi cung ứng. Các công ty đa nhiệm có thể giúp bạn giảm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Đồng thời, việc sử dụng các nhà cung cấp đa nhiệm cũng có thể giảm thiểu rủi ro và loại bỏ các chi phí vận chuyển bổ sung.

Có kế hoạch dự phòng

Mặc dù bạn sẽ mong muốn các nhà cung ứng luôn có đủ nguồn lực để cung cấp cho bạn phần lớn nguyên vật liệu hay dịch vụ cần thiết để tạo ra sản phẩm, tuy nhiên, hẳn bạn sẽ không muốn tất cả các nguồn cung cấp của doanh nghiệp đều đến từ duy nhất một địa điểm. Nếu nhà cung cấp của bạn không có bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào, họ sẽ có xu hướng muốn tăng giá.

Nếu bạn có nhiều nhà cung cấp, việc sản xuất của bạn sẽ không bị gián đoạn nếu một trong các nhà cung cấp ngưng hoạt động, hoặc khi bạn không thể đạt được thỏa thuận hay nhà cung cấp tăng giá vượt ngoài ngân sách của bạn.

Vận hành tinh gọn (lean operations)

Đối với chuỗi cung ứng, sự vận hành tinh gọn bao gồm việc vận hành với công suất tối đa, giữ lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu thấp và dự báo đúng nhu cầu cũng như số lượng mua của khách hàng. Tuy việc vận hành tinh gọn không phải lúc nào cũng có thể dễ dàng thực hiện, nhưng nó là một trong những phương pháp cắt giảm chi phí khá hiệu quả.

Để bắt đầu, hãy xem xét nơi nào trong công ty của bạn có thể hoạt động hiệu quả hơn. Bạn có thường xuyên phải gửi các lô hàng “chỉ đầy một nửa” (half-empty) hay không? Các cơ sở hoặc đơn vị lưu trữ của bạn có được sử dụng đúng mức không? Cắt giảm những thứ bạn không cần và tái sắp xếp lại các mục hoặc quy trình cho đến khi bạn tận dụng tối đa không gian và ngân sách của mình.

Chỉ sử dụng một nền tảng quản lí

Thay vì sử dụng nhiều nền tảng để thực hiện các tác vụ khác nhau, hãy giữ tất cả thông tin, nhu cầu và chi tiết sản phẩm của bạn ở một nơi. Đảm bảo rằng nền tảng này có thể truy cập bởi bất kỳ ai có nhu cầu về thông tin.

Hoạt động trên một nền tảng duy nhất có thể giúp làm giảm sai sót, hạn chế việc thiếu thông tin hay các hoạt động trùng lặp. Nếu bạn có ít lỗi hơn, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, tiền bạc.

Luôn xem xét nhu cầu của bạn

Cho dù bạn đã hoạt động trong ngành được bao lâu, thì nhu cầu nội tại của doanh nghiệp bạn vẫn luôn có thể thay đổi theo thời gian. Một số mùa hoặc năm nhất định có thể khiến bạn vô cùng bận rộn, trong khi các thời điểm khác có thể mang lại cho bạn ít đơn đặt hàng hơn. Nếu bạn vẫn hoạt động trên cùng một kế hoạch chuỗi cung ứng quanh năm hoặc từ năm này sang năm khác, có thể bạn đang lãng phí một lượng tiền lớn.

Bạn nên làm nghiên cứu về nhu cầu của bạn một cách nhất quán trong suốt cả năm. Thực hiện điều chỉnh chuỗi cung ứng định kỳ trong suốt năm để phản ánh nghiên cứu của bạn. Theo dõi các dự án và các đơn đặt hàng thực tế của bạn cho đến khi có được một phương án tối ưu hóa nhu cầu của bạn với chi phí thấp nhất.

Xem xét thuê ngoài (outsourcing)

Trái với lầm tưởng của nhiều người về việc xem xét thuê ngoài đồng nghĩa với việc phải tốn thêm một nguồn chi phí, nhưng trên thực tế, điều này có thể giúp cho chuỗi cung ứng của bạn hoạt động có hiệu quả hơn và bạn có thể kiếm được nhiều nguồn thu hơn. Cụ thể, đối với các doanh nghiệp nhỏ, có thể công ty không có đủ ngân sách để đầu tư một đội ngũ chuỗi cung ứng chuyên nghiệp tại công ty, việc thuê ngoài logistics (outsourcing logistics) có thể giúp doanh nghiệp nhỏ tập trung vào sản xuất, hoặc tạo ra giá trị từ những thế mạnh của công ty và nhường lại các công việc logistics cho những công ty chuyên cung cấp các dịch vụ này với chi phí thấp hơn, cũng như hạn chế mắc lỗi trong quá trình thực hiện các hoạt động logistics.