Một nhân viên quản lý kho hàngđã từng đùa với chúng tôi như thế này:
“Bạn biết đấy, công việc quản lý một kho đa kênh trông có vẻ khá dễ dàng để thực hiện. Nhưng sự thật là, quản lý kho còn phải kiêm luôn nhiệm vụ quản lý nhân viên, theo dõi cả quá trình vận chuyển hàng hóa và kiểm soát lượng hàng tồn kho nữa!”
Và từ những công việc đó, sẽ có hàng nghìn rắc rối phát sinh.
Thật vậy, ý kiến của vị khách trên khá đúng đắn trong một số trường hợp. Khâu vận chuyển chiếm phần lớn chi phí trong cả quá trình cũng như đòi hỏi sự cân nhắc cẩn thận và thay đổi linh hoạt nhằm kiểm soát, giảm sự gia tăng của chi phí.
Mặt khác, chi phí nhân công hiện đang trên đà tăng trưởng ở nhiều thị trường, trong khi đó, tốc độ phát triển kinh tế lại đi chậm lại. Đồng thời, đối mặt với vấn đề tăng lương tối thiểu buộc các nhà quản lý phải đi tìm giải pháp làm thế nào để đạt được năng suất tối đa cho mỗi giờ lao động. Trong một bài viết về mức lương tối thiểu tại Seattle, chúng tôi đã tham khảo độc giả cách họ cải thiện năng suất qua tiền lương khích lệ và tăng lương. Tuy đã thu thập được các ý kiến qua nhiều tuần, nhưng không ai cho rằng chính sách lương ưu đãi và tăng lương lại giúp tối ưu hóa năng suất làm việc.
Lượng hàng tồn kho luôn chiếm phần lớn giá trị tài sản trong bảng cân đối kế toán ở các doanh nghiệp kinh doanh theo hình thức đa kênh. Do đó, nếu phân chia, sắp xếp hàng theo từng dãy kết hợp với việc kiểm soát vị trí chặt chẽ sẽ hỗ trợ theo dõi tình trạng hàng hóa tại kho và trong suốt quá trình thực hiện.
Và để tối ưu hóa hiệu quả quản lý kho đồng thời tiết kiệm chi phí hoạt động, hãy cùng tham khảo 10 giải pháp từ Multichannel Merchant.
- Kiểm soát lượng hàng đầu vào và đầu ra
Mọi người có thể tham khảo những bài viết về phương pháp hạn chế phát sinh chi phí ở giai đoạn này từ những nguồn kiến thức đa dạng. Quả thật, quá trình đòi hỏi sự quan tâm từ các nhà quản lý bởi sai sót trong quá trình sẽ là mối đe dọa cho hoạt động tăng trưởng lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy, bạn thật sự cần lời khuyên từ một nhà tư vấn có kinh nghiệm, giúp doanh nghiệp chào giá ở mức cạnh tranh. Bên cạnh, dù đã hợp tác độc quyền với bên vận chuyển, bạn vẫn cần lắng nghe tư vấn từ các chuyên gia, nhằm tăng khả năng thành công khi đàm phán cắt giảm chi phí ở một số giai đoạn mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
2. Tiền thưởng
Thực tế, xây dựng chính sách mức lương khuyến khích phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất lao động đáng kể. Dù vậy, đến hơn 50% công nhân tại kho hàng chỉ thực hiện công việc: Lấy và gói hàng. Vậy, chính sách trên có xứng đáng với công sức lao động mà họ bỏ ra? Do đó, bạn luôn cần phải cân nhắc rằng, doanh nghiệp thật sự không cần thiết kế chính sách trên khi năng suất nhân công chắc chắn đạt được ở thời điểm hiện tại hoặc có khả năng đạt được bằng những cách khác
- Đơn giản hóa các quy trình – cắt giảm chi phí
Trong những năm qua, liệu bạn đã bao giờ thử thay đổi những quy trình cũ kĩ bằng những điều mới mẻ hơn chưa? Liệu dòng hàng hóa và dòng đơn hàng có còn tương thích và diễn ra đan xen với nhau? Hãy cùng xem xét lại cả quy trình vật chất cùng các bước liên quan đến dòng sản phẩm cũng như quá trình hoàn thành đơn đặt hàng. Tóm lại, quy trình càng đơn giản thì không cần phải sử dụng nhiều sức lao động, do đó chi phí sẽ thấp hơn.
- Không thể cải tiến nếu bạn chưa đo lường được yếu tố cơ sở của vấn đề – Nếu đã thực hiện, hãy gửi phản hồi cho nhân viên thường xuyên hơn
Bạn đã theo kịp và đạt được những KPI đã đề ra? Doanh nghiệp đã nắm rõ mức năng suất lao động và chi phí chuyển phát hàng , chi phí cho mỗi gói hàng cụ thể và cho mỗi lần giao hàng hay chưa? Tôi từng làm việc tại một công ty có trị giá đến 20 triệu đô và ngạc nhiên thay, họ lại không hề hiểu rõ và cung cấp được những chỉ số quan trọng trên. Vậy, làm sao chúng ta có thể đánh giá và đưa ra biện pháp cắt giảm chi phí nếu không nắm bắt được các yếu tố cơ sở?
Một khi những chỉ số trên được đo lường và thiết lập cụ thể, nhà quản lý cần gửi phản hồi thường xuyên cho nhân viên, thông báo về hiệu suất làm việc của từng cá nhân và từng phòng ban. Khi có sự tương tác, năng suất lao động sẽ cao hơn.
- Xây dựng đội ngũ quản lý hiệu quả
Những nhà quản lý dày dặn kinh nghiệm luôn biết rằng họ cần phải làm gì để tối ưu hóa toàn bộ quy trình hoạt động. Kết quả từ việc quản lý tất cả các khía cạnh của quá trình ảnh hưởng đáng kể đến chi phí, tinh thần của người lao động và chất lượng hoàn thành đơn đặt hàng. Vậy, nhu cầu cá nhân của họ là gì? Cần cung cấp những thông tin gì từ doanh nghiệp nhằm hỗ trợ đội ngũ quản lý hiểu rõ tính chất hàng hóa, khách hàng và nhà cung cấp? Nguồn tài liệu đào tạo nào đã có sẵn trên các trang mạng trực tuyến hoặc tại địa phương?
- Chuỗi cung ứng đầu vào
Yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến sự thay đổi của một chuỗi cung ứng bao gồm lập kế hoạch mua nguyên liệu đầu vào để quản lý kho bãi hiệu quả hơn. Phát triển chính sách hợp tác cùng nhà cung cấp, bao gồm những hoạt động sau: xây dựng các điều khoản và điều kiện mua hàng, cam kết giao hàng đúng thời gian, yêu cầu về chất lượng các mặt hàng, hướng dẫn quy trình định tuyến và giai đoạn nhập khẩu, đóng gói sản phẩm, dán nhãn và xác định tiêu chuẩn sản phẩm cho bên cung cấp.
Doanh nghiệp cần thúc đẩy chất lượng, các dịch vụ giá trị gia tăng lên chuỗi cung ứng đến các nhà cung cấp, đảm bảo sản phẩm luôn trong tình trạng sẵn sàng để được đưa đi hoặc chuyển phát. Có thể kết luận, giải pháp trên hạn chế tình trạng sai sót và kém hiệu quả trong công việc.
- Công nghệ Voice-Enabling
Một số nhà thầu phụ đã áp dụng công nghệ Voice-enabling với mục đích khắc phục chi phí gia tăng tại những doanh nghiệp có quy mô khác nhau. Tính năng của phát minh trên cho phép triển khai tại tất cả các quy trình và phòng ban – từ việc nhận nguyên liệu đến khâu vận chuyển và trả lại sản phẩm- giúp kiểm soát lượng hàng tồn kho tốt hơn, đồng thời nâng cao năng suất.
Hệ thống không đòi hỏi nhiều về mặt kĩ thuật với thời gian cài đặt nhanh, không yêu cầu người dùng phải có kiến thức IT hoặc thao tác sửa đổi Hệ thống quản lý kho- Warehouse Management System, của doanh nghiệp, nguồn nhân lực không cần đào tạo chuyên sâu nhưng có khả năng đạt ROI cao trong vòng 4-6 tháng. Tuy vậy, liệu bạn có đủ kiên nhẫn thực hiện kiểm tra, rà soát các thiết bị, bởi vì không phải tất cả các ứng dụng bằng giọng nói có cơ chế hoặt động như nhau.
- Xem xét quá trình hoạt động của Bên thứ ba
Thực hiện nhiệm vụ của bên thứ ba (Third-party fulfillment- 3PF) không phải là công việc dành cho tất cả mọi người. Nhiều khách hàng của chúng tôi tin rằng họ có thể thực hiện đầy đủ quá trình với chi phí thấp và chất lượng cao hơn.
Tuy nhiên, khi hợp tác với đối tác 3PF, doanh nghiệp không bị bị ràng buộc về vốn đầu tư cho cơ sở vật chất và hệ thống tân tiến. Đối với các công ty nhỏ, đội ngũ quản lý cần tập trung vào khâu tiếp thị và bán hàng, đảm bảo duy trì tăng trưởng. Nhưng khi gặp nhu cầu tăng diện tích kho bãi, khả năng lưu trữ hoặc dung lượng đặt hàng, việc hợp tác với một 3PF là một lựa chọn tối ưu.
- Phần mềm dịch vụ (SaaS) và việc cấp phép của các Hệ thống cơ sở khác
Đầu tư vào mô hình quản lý đơn đặt hàng mới, mở rộng doanh nghiệp hoặc WMS là điều mà các công ty chỉ thực hiện mỗi 5-10 năm vì tính chất về thời gian đầu tư và cách triển khai của mỗi hệ thống. Tuy nhiên, mô hình SaaS lại lại là một lựa chọn với mức chi phí hợp lí hơn. Dù vậy, điều quan trọng các nhà quản lý cần nắm được chính là chi phí bỏ ra cho hoạt động dài hạn của SaaS so với việc mua lại các hệ thống truyền thống chỉ một lần và nhận hỗ trợ hàng năm. Hơn nữa, khi so sánh chi tiết chức năng lưu kho trong SaaS và WMS, bạn sẽ tìm thấy được một số chức năng giúp giảm chi phí và cải tiến chất lượng dịch vụ.
- Liên tục phát triển quá trình
Những thương gia và nhà tiếp thị vĩ đại luôn hiểu rõ mọi hoạt động của doanh nghiệp, phân tích và đưa ra kết quả sau mỗi quá trình nhằm tìm ra bước tiến mới. Tóm lại, hãy thực hiện đánh giá, lập kế hoạch, đặt mục tiêu và trách nhiệm cải tiến, đánh giá tiến độ và bắt đầu lại quy trình đó một lần nữa.
Theo Curt Barry- Nhà sáng lập và chủ tịch của F.Curtis Barry & Company
