Document Flow và Cargo Flow trong xuất khẩu hàng không

Document flow trong xuất khẩu hàng hóa hàng không

Document flow, hay còn gọi là dòng luân chuyển chứng từ, là chuỗi thứ tự các chứng từ cần cung cấp và phát hành giữa nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu và công ty cung cấp dịch vụ logistics, để đáp ứng các điều kiện xuất khẩu cụ thể từ hãng bay.

Chứng từ đầu tiên được phát hành trong dòng luân chuyển chứng từ là “booking confirmation” (xác nhận đặt chỗ từ hãng hàng không)”. Cụ thể:

Nhà xuất khẩu hoặc công ty/cá nhân có nhu cầu gửi hàng hóa liên hệ công ty giao nhận/công ty cung cấp dịch vụ logistics (forwarder/logistics service provider) yêu cầu booking. Nhà xuất khẩu hoặc công ty/cá nhân có nhu cầu gửi hàng hóa sẽ cung cấp các thông tin cần thiết sau:

Tên hàng/ tính chất hàng/chủng loại hàng:
Kích thước và khối lượng hàng hoá
Ngày hàng sẵn sàng hoặc ngày hàng ra (ready)
Ngày dự kiến khởi hành đề xuất (Request ETD)
Dịch vụ mong muốn: đi trực tiếp hay chuyển tải (direct or transit)
AOL (Airport of Loading) /AOD (Airport of Destination): sân bay đi/sân bay đến

Sau khi nhận được yêu cầu đặt chỗ, công ty giao nhận/công ty cung cấp dịch vụ logistics sẽ tiến hành đặt chỗ với hãng bay để xác nhận đặt chỗ (booking confirmation).

File booking confirmation phát hành bởi hãng bay sẽ có một số thông tin quan trọng và cần thiết mà chủ hàng cần lưu ý:

Các mục thông tin	Ví dụ
Số MAWB	180-11130302
Số hiệu chuyến bay	KE0352
Trọng lượng hàng hóa (Gross weight)	624 KGS
Số lượng kiện hàng	2 packages
Sân bay đến	TSN
Tên hàng hoá	Copper (Non DG)
Cut-off time of cargo	11:00AM 18-Jun
Cut-off time of documents	10:00AM 18-Jun
Required documents	Invoice, Packing list, C/O (if any)
Địa điểm nhận hàng	Kho TCS
Một số thông tin khác như thông tin liên hệ của nhân viên hiện trường nhận hàng tại kho

Chủ hàng/nhà xuất khẩu sẽ dựa trên lịch trình và địa điểm nhận hàng trên booking để gửi hàng ra nhà ga hàng hoá, mà cụ thể trong bài viết này là kho TCS (địa chỉ: 46-48 Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh)

Đồng thời, chủ hàng sẽ gửi phiếu danh sách hàng hóa (packing list) và hoá đơn (invoice) để công ty giao nhận/công ty cung cấp dịch vụ logistics phát hành bản nháp vận đơn hàng không (Air waybill)

Nội dung trên vận đơn hàng không nháp thường bao gồm:

Shipper’s Name and Address	Phần này sẽ thể hiện tên nhà xuất khẩu, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
Consignee’s Name and Address	Phần này sẽ thể hiện tên nhà nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
Airport of Departure	Sân bay khởi hành Tại Việt Nam, hiện có sân bay Tân Sơn Nhất, sân bay Nội Bài, sân bay Đà Nẵng khai thác vận chuyển hàng hoá
Airport of Destination	Sân bay đến. Ví dụ: Tianjin
Requested Flight/Date	KE0352/Jun 19,2022
Chi tiết hàng hoá
No.of pieces	Số lượng kiện Ví dụ: 2 PLT = 2 pallets
Gross weight	Trọng lượng của cả bao bì Ví dụ: 624 KGS
Rate/Charge	Thông thường bill sẽ show “as arranged” “theo thoả thuận”
Nature and Quality of Goods (incl. Dimensions or Volume)	Đây là phần miêu tả về hàng hoá, bao gồm tên hàng, các ghi chú khác như shipping mark và kích thước. Ví dụ: 110x58x67/1PLT 90x58x67/1PLT

Hình minh hoạ về miêu tả hàng hóa trên vận đơn hàng không

Bên cạnh phát hành vận đơn hàng không, công ty giao nhận/công ty cung cấp dịch vụ logistics sẽ khai Manifest với hãng bay để cung cấp thông tin về lô hàng.

Vào ngày khởi hành, hãng bay sẽ xác nhận ngày ATD. Dựa trên thông tin này, công ty giao nhận/công ty cung cấp dịch vụ logistics sẽ thông báo đến chủ hàng và cập nhật lịch trình cả chuyến bay. Ví dụ theo hình sau:

Sau khi hàng đáp sân bay đến, đại lý tại nước nhập khẩu sẽ gửi thông báo hàng đến (arrival notice) cho nhà nhập khẩu cùng cùng với debit note về chi phí cần thanh toán.

Nhà nhập khẩu sử dụng các chứng từ bao gồm: vận đơn hàng không, phiếu đóng gói hàng hóa, hoá đơn thương mại, CO (nếu cần) để làm thủ tục hải quan hàng nhập và nhận hàng bằng lệnh giao hàng (Delivery Order)

Tóm lại, chuỗi luân chuyển chứng từ trong xuất khẩu hàng air gồm các chứng từ theo thứ tự sau:

Tham gia: Cộng đồng Logistics & Supply Chain Việt Nam

Cargo flow trong xuất khẩu hàng hóa hàng không

Đồng hành với document flow, cargo flow hay dòng chảy hàng hóa là chuỗi luân chuyển hàng hoá, bắt đầu từ việc chủ hàng/nhà xuất khẩu gửi hàng ra nhà ga hàng hoá, cho đến khi hàng được xếp lên máy bay khởi hành sang cảng đến, và kết thúc khi hàng nhập kho hàng đến tại nước nhập khẩu.

Hình ảnh minh hoạ dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về chuỗi luân chuyển hàng hóa thông quan các chuỗi hoạt động sau:

Hình minh hoạ về chuỗi luân chuyển hàng hóa hàng không

Tham khảo:

Và nội dung về cargo flow trong xuất khẩu hàng hóa hàng không cũng đã kết thúc bài viết hôm nay. VILAS hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ mang lại những kiến thức bổ ích, thực tế và sinh động đến độc giả. Cùng VILAS cập nhật những thông tin giá trị về lĩnh vực hàng không trong những bài viết tiếp theo bạn nhé!

Biên soạn và tổng hợp: VILAS team