TRACK & TRACE TRONG AIR CARGO | AWB-PREFIX

Vai trò của việc theo dõi hàng hóa trong vận tải hàng không

Theo dõi hàng hóa trong vận tải hàng không hay còn gọi là track and trace trong air cargo. Đây là một nghiệp vụ khá là đơn giản, nhưng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quy trình xử lý hàng hoá vận tải hàng không. Nhân viên ở các công ty Forwarder sẽ làm nhiệm vụ theo dõi hàng hóa và cập nhật thông tin cho khách hàng, hay còn có thể nói đây là một nghiệp vụ bắt buộc trong mảng air cargo.

Song song với việc làm chứng từ, các công ty Forwarder phải theo dõi hành trình thực tế của lô hàng cho tới khi hàng hóa được giao trọn vẹn cho khách hàng. Tất nhiên là việc theo dõi hàng hoá phải được theo dõi từ đầu đến cuối, từ lúc nhận hàng từ nhà xuất khẩu (shipper) cho đến lúc giao hàng cho nhà nhập khẩu (Consignee).

Nhưng mà trên thực tế khi nói về việc track and trace trong air cargo, thì ngay lập tức, những người đã đi làm sẽ hiểu ngay là đang đề cập đến chặng vận chuyển chính, tức là chặng vận chuyển quốc tế bằng máy bay thông qua các Hãng hàng không, tức là việc theo dõi hàng hoá của chặng quốc tế. Công việc này rất quan trọng vì giúp xác định trạng thái hành trình chuyến bay: lô hàng đã bay chưa, bay đến đâu rồi, bay có đúng lịch không, bay có đúng sân bay không, có bị trì hoãn lịch bay hay không, có xảy ra mất mát hư hỏng gì hay không.

Thông thường, các thông tin về hành trình hàng hóa sẽ được các Hãng Hàng Không cập nhật qua hệ thống và qua email. Và các bạn dưới cương vị là nhân viên của công ty Logistics hay công ty Forwarder trong mảng air cargo, các bạn cần nắm thông tin này trước tiên để kịp thời giải quyết những vấn đề liên quan và tránh các chi phí phát sinh và than vãn từ khách hàng.

Hiện nay, việc theo dõi hàng hoá hàng hoá sẽ do bộ phận chứng từ hoặc bộ phận dịch vụ khách hàng đảm nhận, hoặc có công ty còn xây dựng riêng một bộ phận riêng về track and trace (theo dõi hàng hoá). Đây là một bước bắt buộc trong quá trình handle (xử lý) một lô hàng vận tải hàng không.

AWB – Prefix ( Air Waybill Prefix)

AWB – Prefix (Air waybill Prefix) hay còn gọi là đầu số của các Hãng hàng không. Mỗi Hãng hàng không sẽ quản lý các lô hàng theo những số Master Air Waybill. Mỗi lô hàng sẽ có mỗi số riêng. Số Master Airway Bill này sẽ bao gồm 11 chữ số và chia làm hai phần chính:

 

• Phần đầu tiên: gồm 3 chữ số, là đầu số đại diện để phân biệt Hãng hàng không này với Hãng hàng không khác, được gọi là prefix của Hãng hàng không. Phần này là dãy số cố định, không thay đổi cho mọi lô hàng được vận chuyển trên một Hãng hàng không nhất định.
• Phần thứ 2: gồm 8 chữ số, chính là số vận đơn của lô hàng, và phần số này khác nhau giữa các lô hàng nhằm mục đích phân biệt. Trong 8 chữ số này, chữ số cuối cùng sẽ được kết thúc bằng các chữ số từ 0 đến 6, chứ không được kết thúc bằng các chữ số khác như số 6,7,8,9. Đây là quy tắc của các Hãng hàng không theo Hiệp Hội Vận Tải Hàng Không Quốc Tế IATA

 

 

Trong đó, 828 đại diện cho số AWB – Prefix của hãng hàng không Hong Kong Air Cargo, phần số 15104541 được gọi là số vận đơn

Trong đó, 297 đại diện cho số AWB – Prefix của hãng hàng không China Airlines Cargo, phần số 84665162 được gọi là số vận đơn

Trong đó, 618 đại diện cho số AWB – Prefix của hãng hàng không Singapore Airlines Cargo, phần số 22269026 được gọi là số vận đơn

Các tra cứu cập nhật tình trạng hàng hoá trong vận tải hàng không

Hiện có hàng trăm Hãng hàng không hoạt động trong mảng air cargo, với mỗi mã prefix khác nhau, thì câu hỏi đặt ra là làm cách nào để chúng ta có thể nhớ được mã prefix này thuộc Hãng hàng không nào? Trên thực tế thì không có bất kỳ quy tắc hay hướng dẫn nào về việc ghi nhớ mã prefix của các Hãng hàng không, tiếp xúc thường xuyên với việc xử lý hàng air và có những thao tác tracking nhiều lần chính là cách duy nhất giúp các bạn có thể làm quen và ghi nhớ được Hãng hàng không tương ứng với mỗi mà prefix.

Các bạn có thể lên google gõ theo cú pháp “airline prefix” hoặc tốt nhất là các bạn vào trang web https://www.utopiax.org (AIR CARGO TRACKING)

Đây là trang web tập hợp những cái tên đầy đủ, tên viết tắt cũng như là mã prefix của các Hãng hàng không. Các bạn có thể tùy ý điều chỉnh sắp xếp theo thứ tự ABC hay đầu số của các  Hãng hàng không.

• Điều chỉnh sắp xếp theo thứ tự ABC
• Điều chỉnh sắp xếp theo đầu số của các  Hãng hàng không

Dựa vào số Master Airway Bill của lô hàng, có số refix giống của Hãng hàng không nào, các bạn sẽ vào hệ thống của Hãng hàng không đó. Thông qua trang web Air Cargo Tracking, gõ số Master Airway Bill trên website của Hãng hàng không để xem tình trạng lô hàng.

Những lưu ý quan trọng khi theo dõi hàng hoá

• Lưu ý số 1, thực tế có một số Hãng hàng không không cập nhận tình trạng lô hàng lên trên hệ thống của hãng, hoặc là người ta sẽ thuê máy bay, thuê chuyến bay từ Hãng hàng không khác. Ví dụ số Master Airway bill của Hãng hàng không này nhưng mà số chuyến bay, máy bay thì được thuê từ một hãng khác, lúc này không thể kiểm tra tình trạng lô hàng như thế nào trên hệ thống, thì cách tốt nhất chúng ta sẽ gửi email trực tiếp cho hãng bay mà mình đặt chỗ (book) của Master airway bill đó để hãng cập nhật hàng ngày cho chúng ta.
• Lưu ý số 2, chúng ta có thể kiểm tra tình trạng lô hàng trên website của các terminal, tức là các kho hàng ở sân bay. Ở Sài Gòn có 2 kho hàng không là TCS và SCSC được sử dụng để nhận và lưu trữ hàng hóa hàng không, (ngoại trừ hàng express). Còn ở Hà Nội thì có 3 nhà ga hàng hóa là ALS, nhà ga hàng hóa NCTS và nhà ga hàng hóa ACSV. Tuy nhiên, mỗi Hãng hàng không không phải đáp xuống một terminal mà là hàng sẽ được đưa về terminal phục vụ cho Hãng đó nên các bạn cần biết Hãng hàng không đó được khai thác ở terminal nào, rồi các bạn sẽ vào website của các terminal đó để kiểm tra tình trạng lô hàng. Ví dụ Hãng hàng không Emirate ở Sài Gòn sẽ được khai thác ở terminal SCSC. Khi đó, các bạn sẽ vào trang web của SCSC để kiểm tra.

Hướng dẫn thực hành: các bạn vào google soạn từ khoá “ kho SCSC” ? sau đó nó sẽ hiện ra trang web chính thức của kho SCSC https://scsc.vn/vn/ 

Trong trang web này, các bạn sẽ thấy mục thông tin không vận đơn. Các bạn sẽ gõ prefix của Hãng hàng không vào ô hình chữ nhật nhỏ và số vận đơn vào ô chữ nhật lớn để tra cứu thông tin của lô hàng đó.

Ngoài ra, chúng ta cũng có thể biết Hãng hàng không nào được khai thác tại kho SCSC bằng cách vào tab khách hàng thì nó sẽ hiện ra logo của các Hãng hàng không được khai thác tại SCSC, tức là các Hãng hàng không có máy bay đậu và đáp ở SCSC, ví dụ như: Lufthansa Cargo, Turkish Airlines, Emirates Airline, Hongkong airlines,…

Cách theo dõi, tra cứu thông tin hàng hoá thông tin hàng hoá cũng đã kết thúc bài viết hôm nay. Có thể thấy rằng, việc track and trace, theo dõi hàng hóa trong vận tải hàng không tuy khá đơn giản nhưng lại nắm một vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động vận chuyển hàng không. Và VILAS cũng rất mong những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp đọc giả hình dung được cách tra cứu, cập nhật thông tin lô hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Các bạn có thể tham khảo bài viết “Thuật ngữ liên quan đến tình trạng của một lô hàng hóa hàng không” của VILAS thông qua link sau để càng nằm rõ hơn về nghiệp vụ theo dõi hàng hóa hàng không nhé!

https://vilas.edu.vn/thuat-ngu-lien-quan-den-tinh-trang-cua-mot-lo-hang-hoa-hang-khong.html 

Biên soạn và tổng hợp: VILAS Team