Purchasing là một hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ chuỗi cung ứng nào trên thế giới. Xoay quanh chủ đề này VILAS đã có cơ hội triển khai chương trình In-House training cho Robert BOSCH Engineering Vietnam với chủ đề “Purchasing: A material management approach”. Buổi training được dẫn dắt bởi Dr. Albert Tan – chuyên gia nghiên cứu có hơn 27 năm kinh nghiệm về các hoạt động trong lĩnh vực chuỗi cung ứng.
Chương trình đào tạo xoanh quanh các khía cạnh quan trọng của Purchasing như lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng; đàm phán hợp đồng; lựa chọn – đánh giá – phát triển nhà cung cấp; SAP và ứng dụng trong hoạt động Purchasing. Bên cạnh các kiến thức được chuẩn hóa, Dr. Albert còn cung cấp cho các học viên những Case Study và những hoạt động nhóm sôi nổi về mô phỏng chuỗi cung ứng (Supply Chain Simulation Game).
Trong phần đầu tiên, Dr. Albert lưu ý Purchasing phải có quyền đưa ra quyết định nằm trong phạm vi kiểm soát của nó thay mặt tổ chức, điều này được hình thành thông qua chính sách và hỗ trợ của các quản lý cấp cao. Chỉ cần giảm 5% chi phí Purchasing có thể thúc đẩy lợi nhuận biên lên đến 50%, chính điều này có thể cho ta thấy được tầm quan trọng của Purchasing trong toàn chuỗi cung ứng.
Điều quan trọng nhất mà các công ty hiện nay đều quan tâm đó chính là 4 yếu tố của hoạt động Purchasing và chuỗi cung ứng hiệu quả, ở đây 4 yếu tố đó chính là Nguồn lực nhân sự; Cơ cấu tổ chức; Hệ thống thông tin; Đo lường. Thông qua đó, Dr. Albert cũng chia sẻ một số cấu trúc tổ chức của hoạt động Purchasing và đồng thời đưa ra các điểm lợi ích và bất lợi của việc áp dụng cấu trúc tập trung cho Purchasing. Từ đó, ta có thể khẳng định rằng để hoạt động Purchasing vận hành hiệu quả ta cần giao thoa giữa 2 kiểu cấu trúc Tập trung và Phi tập trung để tạo ra một cấu trúc Hỗn hợp.
Phần tiếp theo của chương trình đào tạo là về đàm phán hợp đồng trong quy trình Sourcing. Đàm phán trong kinh doanh được định nghĩa là quá trình thay đổi hành vi của người khác nhằm đạt được thỏa thuận về điều kiện để giao dịch kinh doanh và xây dựng dựa trên mối quan hệ lâu dài. Đó còn là sự cho đi và nhận lại dựa trên các yếu tố cốt lõi để đàm phán là lập kế hoạch, kỹ năng giao tiếp và kiến thức chuyên môn về lĩnh vực. Để có thể có một cuộc đàm phán thành công, doanh nghiệp cần lập kế hoạch cho việc đàm phán và nhận biết được các loại đàm phán như Distributive (tối đa hóa lợi ích cá nhân) và Integrative (tối đa hóa lợi ích và xây dựng mối quan hệ lâu dài cả 2 bên). Hơn nữa, Dr. Albert chia sẻ những thuật ngữ như BATNA – Best Alternative To a Negotiated Agreement, RP – Reservation Price, ZOPA – Zone Of Potential Agreement để có thể ứng dụng cho các cuộc đàm phán. Sau khi đã nhận biết được những khái niệm cơ bản của đàm phán và biết được quy trình đàm phán, các học viên được phân chia thành các nhóm để đóng vai trò 2 bên công ty Mission Rubber từ USA và CHP từ Pháp để tiến hành đàm phán cho việc thu mua nguyên vật liệu. Buổi đàm phán diễn ra giữa hai nhóm rất thành công và đạt được thỏa thuận dựa trên phát triển mối quan hệ lâu dài. Từ Case study trên Dr. Albert đã cho các học viên nhận thấy những điểm đã đạt được và những vấn đề cần cải thiện để có thể đàm phán tốt hơn.
Về nội dung phát triển và đánh giá nhà cung cấp với hướng tiếp cận Quản lý mối quan hệ và phát triển nhà cung cấp. Đầu tiên, Dr. Albert Tan chia sẻ cần có những bước tìm kiếm thông tin nhà cung cấp, tiếp đến là việc dựa vào các thông tin đã thu thập được để lựa chọn nhà cung cấp và cuối cùng là tiến hành xếp hạng để phân tích các nhà cung cấp. Trong việc quản trị mối quan hệ, chúng ta chú ý về quá trình tích hợp nhà cung cấp từ bước đàm phán gắn kết cho đến khi trở thành các đồng minh chiến lược trong chuỗi cung ứng. 3 tiêu chí chính để đánh giá nhà cung cấp được Dr. Albert chia sẻ chính là Giá cả; Chất lượng; và Giao hàng và các tiêu chí khác có thể kể đến như sự trao đổi thông tin, chia sẻ về các kế hoạch tương lai,… . Sau khi ký hợp đồng và làm việc với nhà cung cấp thì sau từng năm ta cần tiến hành đo lường và đánh giá các nhà cung cấp.Để hiểu rõ hơn về các phân tích trên, Dr. Albert đã đưa ra các ví dụ về việc các công ty lớn đã tiến hành xếp hạng 10 nhà cung cấp tốt nhất và tệ nhất để có thể cải thiện các hiệu suất chuỗi cung ứng của mình, ông còn chỉ ra những đặc điểm văn hóa của từng nước để lưu ý khi hợp tác.
Và phần quan trọng nhất trong cả quy trình đó chính là quản lý hợp đồng, nếu có vấn đề hợp đồng xảy ra thì doanh nghiệp có thể chịu tổn thất trầm trọng. Ở phần này, Dr. Albert đã liệt kê ra tất cả những yếu tố nên xuất hiện trong hợp đồng và nhấn mạnh về việc không rõ ràng trong các điều khoản hợp đồng có thể dẫn đến những bất lợi về mặt pháp lý với doanh nghiệp. Những lỗi thường mắc phải trong việc soạn hợp đồng và những giải pháp để khắc phục những lỗi đó cũng đã được liệt kê trong buổi training. Sau phần này, các học viên đã được trải nghiệm xếp hạng các nhà cung cấp dựa vào các thông tin đã được cung cấp sẵn thông qua một Case study về vấn đề nan giải của National Electronics.
Trong phần cuối cùng, các học viên của BOSCH Vietnam đã được hướng dẫn về SAP và cách tích hợp nó vào hoạt động Purchasing của doanh nghiệp thông qua cách tiếp cận quản lý nguyên vật liệu. Đây là xương sống của Logistics kết hợp các module như Bán hàng và Phân phối, Lập kế hoạch sản xuất, Bảo trì nhà máy, Hệ thống dự án và Quản lý kho. Dr. Albert đã giới thiệu cụ thể về các mô hình SAP trong Logistics & SCM cũng như các mô hình SAP trong đảm bảo chất lượng Procurement, Quản lý kho hàng, Quản lý vật liệu, Bán hàng và phân phối. Ngoài ra, một khái niệm về Vendor-managed inventory (VMI) cũng được nhắc đến.
Để hệ thống và ứng dụng kiến thức đã được học, toàn bộ học viên cùng tham gia mô hình giả lập chuỗi cung ứng từ trường đại học Harvard. Mỗi nhóm sẽ đóng vai trò là một công ty sản xuất điện thoại và họ phải sản xuất 2 mẫu điện thoại 1 mẫu là phổ thông và 1 mẫu điện thoại thông minh. Dựa vào các dữ liệu tư vấn cũng như các thông tin thị trường sẽ tiến hành thiết kế mẫu điện thoại theo các tiêu chí, đặt hàng nguyên vật liệu cũng như kiểm soát doanh số bán hàng để có những điều chỉnh cho lần sản xuất kế tiếp.
| VILAS xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Robert BOSCH Engineering Vietnam Co., Ltd đã tin tưởng và lựa chọn chúng tôi làm đơn vị đào tạo nhân sự cho công ty trong suốt thời gian qua. VILAS mong rằng những kiến thức và kinh nghiệm chúng tôi đã truyền đạt sẽ góp phần trong việc phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao của công ty. |
