Nhà Quản lý Mua hàng giỏi cần quản trị pháp lý và hợp đồng xuất sắc

Theo nghiên cứu của KPMG “The Future of Procurement”, một trong hàng các lĩnh vực kỹ năng mà một nhà Quản lý Mua hàng tài năng tương lai cần có là kỹ năng quản trị pháp lý. Trong các tổ chức thông thường, bộ phận Mua hàng và bộ phận Pháp lý luôn có khoảng cách, xem nhau như là một rào cản chứ không phải là đồng minh.

Chuyên môn và kiến thức pháp lý là kiến thức quan trọng nhất khi thiết lập hợp đồng, thích ứng và quản lý, đảm bảo giá trị chung giữa các bên được cân bằng trong khi luật pháp, quy định toàn cầu và tại quốc gia được tuân thủ.

Quản trị hợp đồng là một lĩnh vực trong đó Mua hàng đóng vai trò ngày càng quan trọng, và cũng là một lĩnh vực đầy thách thức với các nền văn hóa, quy tắc, quy định và điều khoản khác nhau. Trong những trường hợp như vậy, việc cân bằng giữa nguồn cung toàn cầu và địa phương, và nhận thức sự khác biệt về yêu cầu dẫn đến thành công.

Chính vì vậy, cơ sở tri thức của người Mua hàng trong tương lai sẽ phải đáp ứng một số yêu cầu, quy định của địa phương, khu vực và toàn cầu. Ví dụ: các cấu trúc thuế quan phải phù hợp với thuế hải quan dựa trên nguồn gốc xuất xứ hoặc nội dung giá trị gia tăng, một số nguyên liệu bị cấm sử dụng trong một số sản phẩm, công ty ở các quốc gia bị tác động bởi Đạo luật Thực hành Tham nhũng Nước ngoài (Foreign Corrupt Practices Act) hoặc thuế quan trừng phạt đối với các ngành công nghiệp nhất định cho tác động chính trị.

Ngoài ra, hiểu biết về dòng hàng hóa và các vấn đề kinh tế liên quan đến điều khoản và điều kiện hợp đồng đang trở nên quan trọng hơn. Nhiều hợp đồng có các điều khoản và các vấn đề liên quan có mâu thuẫn với kỳ vọng của nhà cung cấp. Trên thực tế, Hiệp hội quản lý hợp đồng và thương mại quốc tế (Association of Commercial and Contract Management) cung cấp một danh sách các điều khoản và điều kiện được đàm phán nhiều nhất như sau:

Các điều khoản được đàm phán nhiều nhất	Các điều khoản sẽ hiệu quả hơn trong việc đem lại các mối quan hệ tốt
Trách nhiệm hữu hạn	Thay đổi cách quản lý
Bồi thường	Phạm vi và mục tiêu
Giá / phí / thay đổi giá	Trách nhiệm của các bên
Truyền thông sở hữu trí tuệ	Báo cáo
Thanh toán	Hiệu suất / Sự đảm bảo / Cam kết
Thiệt hại ước tính (Liquidated Damages)	Trách nhiệm hữu hạn
Hiệu suất / Sự đảm bảo / Cam kết	Giao hàng / Chấp nhận
Giao hàng / Chấp nhận	Giải quyết tranh chấp
Luật áp dụng / Quyền tài phán	Cấp độ dịch vụ và bảo hành
Thông tin bí mật / Không tiết lộ	Giá / phí / thay đổi giá

Có thể thấy nhiều điều khoản trên yêu cầu sự hiểu biết về các vấn đề pháp lý cụ thể – Vốn rất khó được thực hiện, vì theo lời các nhân viên cấp cao:

“Trong công ty không có nhiều người suy nghĩ nghiêm túc về các điều khoản và điều kiện hợp đồng. Chúng tôi đang cần nhiều nhân viên có khả năng quản lý đảm bảo rằng cả hai bên tuân thủ những gì được viết trong tài liệu. Tôi thực sự muốn họ đọc kỹ tài liệu, làm quen và tư vấn cho nhân viên vận hành và tuân thủ các quy tắc và quy trình, đặc biệt là có một con mắt tinh tường để đảm bảo rằng các nhà thầu tuân thủ theo tài liệu, cho dù đó là hóa đơn, báo cáo, thông tin về giao hàng, giấy phép… “ – Energy Chief Legal Officer.

Vì vậy, các tổ chức nên đầu tư nhiều vào việc quản lý hợp đồng toàn cầu, với nhiệm vụ cốt lõi đầu tiên là xây dựng một quy trình hợp đồng hợp lý hơn cho nguồn cung ứng toàn cầu:

Bắt đầu bằng việc xây dựng một nhóm pháp lý nội bộ để phát triển các template;
Phát triển hệ thống từ ngữ thay thế cho các mệnh đề khác nhau được chấp thuận trước, để mặc dù các nhà Mua hàng không phải là chuyên gia pháp lý vẫn có thể hiểu khi nào và làm thế nào để sử dụng từ ngữ này và có liên quan đến đàm phán.

Theo KPMG

Supply Chain Seminar Seri

Nâng cao vị thế chuỗi cung ứng gắn liền với chiến lược tài chính doanh nghiệp với Hội thảo SCSS_No.05/23 – Cost Management In Supply Chain: Strategies For Reducing Expenses And Maximizing Profitability