Tầm quan trọng của Tendering trong quá trình thực hiện hợp đồng

Về bản chất, đấu thầu (Tendering) là một mô hình giao dịch được sử dụng bởi các tổ chức lớn, cơ quan chính phủ, công ty và tổ chức phi chính phủ để tìm nhà thầu phù hợp cho các dự án hoặc công tác mua hàng cụ thể. Hầu hết các tổ chức sử dụng Yêu cầu đấu thầu (RFT) để mời thầu cho các dự án lớn, mua hàng hoặc hợp đồng từ tất cả các nhà cung cấp hoặc công ty đủ điều kiện trong một ngành nhất định. Các nhà thầu và nhà cung cấp tiềm năng sẽ gửi hồ sơ dự thầu của họ trong thời hạn do khách hàng quyết định, với giá thầu bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết và có liên quan về các vật liệu sẽ được sử dụng, chi phí dự kiến ​​của dự án, v.v…

Sau khi thời hạn kết thúc, tất cả các giá thầu được khách hàng doanh nghiệp đánh giá dựa trên một bộ các tiêu chí được xác định trước như giá cả và chất lượng. Quy trình đấu thầu kết thúc khi một công ty thắng dự án hoặc hợp đồng.

 

Quy trình đấu thầu đem lại những lợi ích gì cho Hợp đồng trong tương lai?

 

Không có sự thiên vị

Đấu thầu hoặc đấu giá các nhà cung cấp đều được đánh giá dựa trên các tiêu chí nhất định được xác định trước, chẳng hạn như giá cả, chất lượng và giá trị đem lại. Nói cách khác, công ty cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cao nhất ở mức giá phù hợp nhất sẽ giành được hợp đồng. Vì hầu hết các tài liệu đấu thầu được mở và đánh giá trong một quy trình công khai, chủ nghĩa gia đình trị hoặc thiên vị dưới bất kỳ hình thức nào sẽ bị hạn chế đến mức thấp nhất. Tuy nhiên cũng chú ý rằng một số công ty và cơ quan Chính phủ có sự ưu tiên đặc biệt với các công ty sở hữu bởi phụ nữ hay người dân tộc thiểu số.

Khuyến khích cạnh tranh

Quá trình đấu thầu giúp thúc đẩy thị trường cạnh tranh. Vì lựa chọn được nhà đầu tư phụ thuộc vào chất lượng và giá cả, nên các nhà thầu đều cố gắng khắc phục hoạt động thiếu hiệu quả và dự phòng càng nhiều càng tốt để giảm chi phí và cải thiện chất lượng. Toàn bộ quá trình này khuyến khích sự cạnh tranh lành mạnh trên thị trường, ngăn ngừa sự tự mãn và lười biếng từ các nhà thầu không đủ chất lượng, cung cấp một sự thúc đẩy cho sự đổi mới và ý tưởng mới. Tất cả những lợi ích này giúp doanh nghiệp tìm được một cộng sự chất lượng có thể cam kết hợp đồng lâu dài.

Dễ dàng được thông qua các quy định pháp lý phức tạp

Hệ thống đấu thầu giúp các công ty mới dễ dàng tham gia thị trường hoặc thậm chí một ngành cụ thể. Do các hợp đồng theo hệ thống đấu thầu đều dựa trên cơ sở các tiêu chí khách quan, được xác định trước. Kết quả là, ngay cả một công ty mới tham gia thị trường, không có kết nối hay liên hệ nào trong ngành, có thể giành được hợp đồng uy tín và sinh lợi bằng cách cung cấp giá trị cao nhất cho khách hàng. Do đó, quá trình này giúp các công ty mới nhanh chóng có chỗ đứng trên thị trường, giảm đáng kể các rào cản truyền thống để gia nhập.

 

Ngược lại, đấu thầu cũng có thể ảnh hưởng đến hợp đồng dài hạn

 

Áp lực cạnh tranh và nguy cơ về nguyên vật liệu rẻ tiền, lao động kém chất lượng và rủi ro về tiêu chuẩn an toàn

Dưới áp lực cạnh tranh giữa nhiều nhà thầu, một doanh nghiệp phải cân bằng giữa giảm chi phí để đảm bảo anh ta có được mức lợi nhuận thỏa đáng với chất lượng tốt nhất cho khách hàng. Một cách mà một nhà cung cấp có thể giảm chi phí là sử dụng nhân công hoặc vật liệu rẻ tiền. Chất lượng sản phẩm đầu ra và quá trình thực hiện hợp đồng vì thế cũng đi xuống. Một lĩnh vực khác mà các nhà cung cấp có thể thực hiện để đạt chi phí thấp hơn là các tiêu chuẩn an toàn.

Kết quả là doanh nghiệp không chỉ đau đầu với kết quả kém chất lượng, mà còn đối mặt với chi phí khắc phục bị đội lên, tốn thời gian và các bất đồng về các điều khoản, có thể dẫn đến kiện tụng.

 

Tiến trình Đấu thầu chậm gây thắt nút cổ chai trong quá trình quản lý vòng đời hợp đồng

Khi các cơ quan chính phủ, thậm chí các công ty tư nhân sử dụng đấu thầu cạnh tranh, có thể mất vài năm để chọn một nhà thầu. Rất nhiều tình huống ảnh hưởng đến khung thời gian tiến hành hợp đồng như nhà cung cấp được chọn không thể đáp ứng yêu cầu như hợp đồng. Và quá trình đấu thầu cạnh tranh kéo dài phải bắt đầu lại.

 

Cần chú ý điều gì khi Tendering?

 

Giải pháp cho đấu thầu cạnh tranh có thể khác nhau tùy thuộc vào loại ngành, mức độ phức tạp của sản phẩm, giá mua, quan hệ hợp tác một lần hoặc dài hạn. Trước khi gọi thầu, các tiêu chuẩn cụ thể về điều kiện tham gia dự án và quyết định tầm quan trọng tương đối của từng tiêu chí phải được đưa ra. Các tiêu chí như vậy cần phải bao gồm các yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của dự án. Các tiêu chí đủ điều kiện phải được nêu rõ trong tài liệu đấu thầu và thứ tự quan trọng của chúng có thể được chỉ định.

Tiêu chí tiêu biểu để lựa chọn bao gồm

• • Điều kiện đấu thầu có phù hợp với yêu cầu không nêu trong hồ sơ mời thầu?
  • Khả năng – Bao gồm kinh nghiệm, khả năng tài chính, nguồn lực, kỹ thuật, hệ thống đảm bảo chất lượng, hồ sơ sức khỏe và an toàn nơi làm việc, tuân thủ quy định môi trường
  • Những đổi mới và phát kiến
  • Giá cả – chi phí đấu thầu có thể bao gồm cả chi phí trọn gói cũng như chi phí vốn
  • Thời gian xây dựng

 

Theo processexcellencenetwork.com, mla.com.au, executivecompass.co.uk, medium.com