Quy trình tiêu chuẩn
Chu trình tìm nguồn cung điển hình bắt đầu bằng hoạt động tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp dựa theo 2 tiêu chí chính: khả năng và giá cả. Bộ phận Mua hàng phát hành RFX (‘Request For X’ – thuật ngữ bao trùm cả quy trình RFI, RFP và RFQ) để xác định các đối tác tiềm năng có khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết trong mô hình lợi nhuận mà tổ chức đã tạo ra. Tuy nhiên, việc đánh giá các nhà cung cấp theo các tiêu chí này không cung cấp một bức tranh hoàn chỉnh về việc công ty đó có nên giành được gói thầu hay không.
Lí do là, những cân nhắc bổ sung chỉ xuất hiện sau khi đã chọn được nhà thầu, gây cản trở hoặc thậm chí làm hỏng quá trình tìm nguồn cung. Các nhà cung cấp hoạt động tại các khu vực pháp lý nước ngoài, ví dụ, có thể không đáp ứng các yêu cầu pháp lý ngay cả sau khi thắng thầu. Tài liệu được yêu cầu có thể khiến nhà cung cấp thay đổi thông số kỹ thuật cho sản phẩm của mình, làm mất hiệu lực báo giá trước đó.
Vì những lý do này, quản lý hợp đồng không nên được coi là bước cuối cùng trong quy trình tìm nguồn cung. Thay vào đó, ngay từ quá trình Mua hàng nên bao hàm cả yếu tố thuộc hợp đồng vào đầu chu kỳ, nhấn mạnh rằng đây là một điều kiện thiết yếu ngang với khả năng và giá cả mà nhà thầu đưa ra. Động thái chủ động của Mua hàng này sẽ làm giảm rò rỉ giá trị, bảo vệ chống lại rủi ro nghiêm trọng và đẩy nhanh tốc độ của các doanh nghiệp.
Quy trình mới: Hợp đồng trở thành trung tâm của quy trình, thay vì bước cuối cùng
Trước khi phát hành RFX ra thị trường, bộ phận Mua hàng cần phải đánh giá lại những chi tiêu trong quá khứ, chiến lược về từng hạng mục và thị trường cung ứng để biết những giải pháp tiềm năng nào đang có sẵn. Việc đưa Quản lý hợp đồng lên đầu quá trình tìm nguồn cung ứng có nghĩa là, khi sử dụng nền tảng quản lý hợp đồng chuyên dụng, các dữ liệu trong hợp đồng trong quá khứ có thể được khai thác về giá cả, hiệu suất của nhà cung cấp và phân phối nhà cung cấp theo tiểu thể loại hoặc địa lý.
Khi dữ liệu được tập hợp đủ, tổ chức có thể đấu thầu. Ngoài các thông tin thường có (khả năng và giá cả), RFX cũng sẽ bao gồm tất cả các quy định cơ bản trong hợp đồng mà công ty muốn các nhà cung cấp đồng ý. Các nhà cung cấp sau đó thực hiện chào giá và bổ sung các yếu tố trong hợp đồng được đề xuất. Công bố 3 yếu tố này sớm cho phép nhà cung cấp cạnh tranh hơn, cũng như công bố rõ số lượng các cuộc đàm phán sẽ được yêu cầu với nhà cung cấp để đạt được thỏa thuận.
Lợi ích của việc tìm Supplier dựa trên Hợp đồng
Đưa quản lý hợp đồng lên đầu quy trình tìm nguồn cung tạo ra một mô hình và quy trình làm việc mới và đem về lợi ích vượt xa cả chi phí thiết kế lại quy trình cũ.
- Đẩy nhanh tốc độ tìm Supplier từ việc hình thành chiến lược cho danh mục đến lược bỏ chi tiết thừa trong quá trình đấu thầu. Tăng tốc quản lý hợp đồng có thể hỗ trợ phát triển sản phẩm nhanh nhẹn, chuyển ý tưởng từ thiết kế / kỹ thuật sang sản xuất một cách liền mạch thay vì nắm giữ quy trình trong việc đảm bảo các bộ phận hoặc các thành phần thiết yếu.
- Hỗ trợ tốt hơn cho các bộ phận pháp lý. Ưu tiên các biện pháp tuân thủ quy định tiềm năng lên trước và trung tâm trong quá trình tìm nguồn cung (ví dụ: luật GDPR, RoHS, chống lạm dụng nhân viên) buộc các nhà cung cấp phải giải quyết vấn đề tiềm năng. Điều này cũng có thể áp dụng cho các rủi ro về thương hiệu, vì Mua hàng có thể kết hợp các yếu tố CSR vào chiến lược tìm nguồn cung ứng.
Theo spendmatters.com
Nâng cao vị thế chuỗi cung ứng gắn liền với chiến lược tài chính doanh nghiệp với Hội thảo SCSS_No.05/23 – Cost Management In Supply Chain: Strategies For Reducing Expenses And Maximizing Profitability
