SOP và BCP trong quản trị kho

Trước những áp lực cạnh tranh cao về nhu cầu nâng cao hiệu quả của khả năng quản trị Kho hàng, doanh nghiệp cần tìm hiểu về 2 công cụ sau: Standard Operating Procedure (SOP) và Business Continuity Plan (BCP).

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Standard operating procedure (SOP) – Quy trình vận hành tiêu chuẩn – là một tập hợp các hướng dẫn từng bước được biên soạn bởi một tổ chức để giúp người lao động thực hiện các hoạt động phức tạp thường nhật. SOP giúp tổ chức đạt được hiệu quả, chất lượng đầu ra và tính đồng nhất của hiệu suất, đồng thời giảm thông tin sai lệch và không tuân thủ các quy định của ngành. SOP giúp duy trì sự an toàn và được áp dụng hiệu quả cho các bộ phận như:

Sản xuất / vận hành
Bán hàng và dịch vụ khách hàng
Huấn luyện nhân viên
Pháp luật
Tài chính

Trong quản trị kho hàng, SOP hầu như được tận dụng tối đa vì đây là nơi luôn diễn ra các quy trình và điều cần thiết hơn đó chính là việc tiết kiệm về thời gian và hạn chế tối đa sự chậm trễ để tối ưu hóa hiệu suất kho. Một SOP không bao giờ được khó hiểu hoặc mơ hồ. Nó phải ngắn gọn, dễ hiểu và chứa các bước hành động đơn giản để mọi nhân viên có thể hiểu, thực hiện nó một cách chính xác và hiệu quả. Ngoài ra, một SOP tốt cần phác thảo rõ ràng các bước và thông báo cho nhân viên về những thứ đáng quan tâm và chú ý. Để soạn một SOP đòi hỏi nhiều về sự chuẩn bị, đây là 5 bước để soạn một SOP hiệu quả.

1) Lập danh sách các quy trình của doanh nghiệp

Để bắt đầu, hãy để người quản lý trao đổi với nhân viên về các nhiệm vụ họ thực hiện trong công việc hàng ngày. Điều này sẽ giúp ta bắt đầu khởi tạo một danh sách chi tiết các quy trình cần cho SOP.

Từ đó, nhà quản trị có thể xem lại danh sách với người quản lý và loại bỏ các quy trình không hợp lý. Danh sách này sẽ phục vụ như một điểm khởi đầu để tạo quy trình vận hành tiêu chuẩn của doanh nghiệp.

2) Lập kế hoạch cho SOP

Trong bước này, nhà quản trị sẽ cần phải quyết định định dạng cho quy trình của mình. Nó có thể là một bản hướng dẫn từng bước hoặc sơ đồ quy trình làm việc. Sau khi tạo thành công mẫu SOP, nhà quản trị cũng phải quyết định đưa SOP đó đến cho nhân viên bằng phương tiện nào, nó có thể là một bản in hoặc có thể là một hình ảnh online.

3) Trao đổi với nhân viên

Bây giờ nhà quản trị đã có danh sách các quy trình và mẫu của SOP, tiếp theo là trao đổi với nhân viên về quy trình hàng ngày của họ. Điều này rất quan trọng vì chúng ta không thể hiểu đầy đủ về quy trình nếu chỉ trao đổi với quản lý, chúng ta phải trực tiếp trao đổi với những nhân viên – những người thực sự thực hiện công việc đó hàng ngày.

4) Ghi chú và xem xét lại quá trình

Trong quá trình trao đổi với nhân viên ta cần ghi chú lại các thông tin về quy trình. Từ đó, nhà quản trị có thể xem lại quy trình vận hành tiêu chuẩn của mình với nhân viên một lần nữa và tiếp nhận thêm thông tin từ người quản lý. Bạn cũng nên xác định ai sẽ chịu trách nhiệm giám sát và duy trì SOP này. Hãy nhớ rằng tất cả các SOP nên được hiểu cùng một cách trong khi vẫn mô tả rõ ràng các chức năng của từng lĩnh vực kinh doanh của bạn.

5) Duy trì quá trình cập nhật SOP

Mọi thứ vẫn chưa kết thúc khi SOP đã hoàn thành. Để nó vẫn phù hợp và hữu ích, nhà quản trị phải xem xét lại, duy trì và cập nhật ít nhất một lần mỗi năm. Một quy trình vận hành tiêu chuẩn bằng văn bản không chỉ cho nhân viên của bạn biết họ nên làm công việc của họ như thế nào, nó còn cho họ biết lý do tại sao họ phải làm như vậy. Khi bạn giải thích cho nhân viên tại sao các nhiệm vụ được thực hiện theo một cách nhất định, họ sẽ có khả năng hoàn thành chúng một cách tốt hơn.

BUSINESS CONTINUITY PLAN (BCP)

Business continuity plan (BCP) – kế hoạch dự phòng – là quá trình liên quan đến việc tạo ra một hệ thống phòng ngừa và phục hồi từ các mối đe dọa tiềm tàng đối với doanh nghiệp. Kế hoạch này đảm bảo rằng nhân sự và tài sản của doanh nghiệp được bảo vệ và có thể hoạt động nhanh chóng trong trường hợp xảy ra thảm họa. BCP thường được hình thành trước và liên quan đến đầu vào từ các bên liên quan và nhân sự chủ chốt. Các rủi ro thường xảy đến với doanh nghiệp có thể được xác định như thiên tai, khủng bố, các vụ tấn công mạng,…

Các rủi ro này có thể ảnh hưởng trực tiếp và gây gián đoạn chuỗi cung ứng và điều này đồng nghĩa với việc giảm doanh thu và gia tăng chi phí của doanh nghiệp, dẫn đến giảm lợi nhuận. Và các doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào bảo hiểm vì nó không bao gồm tất cả các chi phí và những khách hàng đã chuyển sang đối thủ cạnh tranh. Để có thể lập 1 BCP hoàn chỉnh doanh nghiệp cần thực hiện theo vòng đời sau.

1) Xác định rủi ro – nắm bắt những nguy cơ

Các doanh nghiệp đều đối phó với các rủi ro mỗi ngày, về bản chất không có rủi ro nào giống nhau về cường độ và các nguồn lực cần thiết để đối phó với chúng. Doanh nghiệp cần phải các định rõ các rủi ro có thể đe dọa nghiêm trọng đến công ty và liệt kê những loại rủi ro mà công ty mình có thể phải đối mặt. Phân tích và đánh giá những rủi ro này, và lựa chọn những rủi ro mà công ty của bạn cần phải đưa ra giải pháp. Một số mối nguy có thể là thảm họa tiềm tàng cho doanh nghiệp là:

Thiên tai: bão, động đất, lũ lụt, lốc xoáy, sóng thần
Mất điện kéo dài
Lỗi CNTT
Bạo lực tại nơi làm việc
Hỏa hoạn
Vụ đánh bom
Sự cố vật chất nguy hiểm – nội bộ hoặc bên ngoài
Khủng bố
Phá hoại – từ bên ngoài hoặc bên trong
Giả mạo sản phẩm
Hoạt động đình công có tổ chức
Đại dịch
Rủi ro chính trị (đặc biệt là khi chuỗi cung ứng vượt ra ngoài biên giới)

2) Phân tích tác động kinh doanh (BIA)

Một kế hoạch dự phòng thông thường sẽ dựa trên Business Impact Analysis (BIA) – Phân tích tác động kinh doanh. Mục đích của BIA là để xác định các chức năng kinh doanh ít quan trọng nhất trong toàn bộ tổ chức. Đối với quản lý chuỗi cung ứng, BIA sẽ bao gồm đánh giá về sản xuất, vận chuyển, dịch vụ phân phối, công nghệ hỗ trợ, kho, và trung tâm dịch vụ

Ngoài ra, ta cũng cần phải phân tích và ước lượng xem những rủi ro này có thể ảnh hưởng đến các nguồn lực then chốt của doanh nghiệp như thế nào, và mất bao nhiêu lâu để phục hồi những nguồn lực bị ảnh hưởng này. Ta phải thực hiện so sánh giai đoạn phục hồi dự kiến với mục tiêu thời lượng phục hồi của công ty (Recovery Time Objective – RTO) đồng thời xác định những nguồn lực quan trọng nào để tránh được chuỗi những thảm họa.

3) Hoạch định những biện pháp phòng ngừa và ứng phó

Sau khi các rủi ro có thể xảy đến với doanh nghiệp được nhận diện và xác định những ảnh hưởng của rủi ro đến quá trình vận hành kho, doanh nghiệp sẽ hoạch định trước một số kịch bản thảm họa chính sẽ xảy ra đồng thời có những kế hoạch phòng ngừa và ứng phó phù hợp. Nội dung của kế hoạch phòng ngừa rủi ro bao gồm những việc làm, giải pháp cần thiết để giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa khả năng xảy ra cũng như tác động mà tai nạn hay thảm họa mang đến. Ví dụ như ban hành các nội quy cấm mang các chất gây cháy nổ vào kho hàng.

Dù có các biện pháp phòng ngừa những việc xảy ra thảm họa là điều hầu như khó tránh khỏi. Vì vậy, đối với việc hoạch định các kế hoạch ứng phó ta cần lưu ý việc tính đến vấn đề chi phí để thực hiện chúng, như vậy mới xác định được rõ quy mô của kế hoạch phù hợp với nhu cầu cũng như nguồn lực của công ty.

Ngoài ra, nhà quản trị còn cần hoạch định những kế hoạch khác như kế hoạch hoạt động tạm thời và kế hoạch trở lại hoạt động. Kế hoạch hoạt động tạm thời là bản kế hoạch mô tả việc phục hồi hoạt động của các quy trình thiết yếu doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất, mặc dù nhiều thiệt hại vẫn còn chưa được khắc phục. Để xây dựng kế hoạch này, cần thực hiện một bản mô tả những điều kiện tối thiểu mà các bộ phận thiết yếu có thể làm việc được ví dụ như kho hàng có thể dừng hoạt động tối đa trong thời gian bao nhiêu ngày. Sau khi các hoạt động được khôi phục hoàn toàn doanh nghiệp cần áp dụng kế hoạch trở lại hoạt động bình thường. Trong quá trình này, mọi thiệt hại do thảm họa mang đến đều được khắc phục, sửa chữa, phục hồi hoặc thay mới tùy vào mức độ thiệt hại do đó bản kế hoạch này mô tả việc phục hồi toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trở lại như thời điểm trước khi xảy ra thảm họa.

4) Triển khai, diễn tập để đảm bảo đúng với kế hoạch

Những kế hoạch sau khi được xây dựng hoàn chỉnh thì phải được phổ biến, tuyên truyền cho toàn thể nhân viên để nâng cao nhận thức cảnh giác. Quan trọng là khi có các thảm họa xảy ra sẽ áp dụng các kế hoạch đó vào thực tế. Lập kế hoạch và triển khai kế hoạch là các nhiệm vụ khác nhau. BCP của công ty cần thể hiện có hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp như như kế hoạch đã định. Mục đích của việc luyện tập là để đảm bảo kế hoạch của công ty mình được thực hiện có hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra. Việc luyện tập không chỉ nhằm kiểm tra hiệu quả thực hiện mà còn nâng cao năng lực cho nhân viên và giáo dục đào tạo họ để họ nâng cao kiến thức và chuyên môn. Đối với hệ thống kho, doanh nghiệp cần:

Thực hành Sơ tán: kiểm tra và thực hành sơ tán một cách an toàn và kịp thời tới địa điểm định trước.
Thực hành Xác nhận sự an toàn: kiểm tra và thực hành các cuộc gọi khẩn cấp
của nhân viên và xác nhận sự an toàn.
Triển khai thực hành trung tâm ứng phó khẩn cấp (EOC): kiểm tra và thực hành trung tâm ứng phó khẩn cấp tập hợp và giao nhiệm vụ của các thành viên EOC.
Thực hành tái hoạt động: kiểm tra và thực hành việc phục hồi hoạt động sau sự cố gián đoạn.

Vì kho hàng là điểm nóng của doanh nghiệp. Nên khi kế hoạch có vấn đề sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất của chuỗi cung ứng và khiến cho BCP đã được lập ra trở nên vô nghĩa.

5) Đánh giá, chỉnh sửa và cải tiến BCP

Sau khi triển khai và diễn tập, để BCP của công ty đạt hiệu quả nhất, nhà quản trị cần theo dõi và đánh giá các hoạt động BCP của công ty. Toàn bộ các hoạt động BCP – trước, trong và sau tai họa cần được đánh giá. Nhà quản trị cần đặt những câu hỏi sau để đánh giá từng bước thực hiện:

Các hoạt động BC (đã được quy định và lên kế hoạch) đã được thực hiện có hiệu quả chưa?
Nhiệm vụ hoặc vấn đề có được cải tiến chưa?
Có những thay đổi gì trong các tình huống bên trong và bên ngoài cần được xem xét?
Những khu vực hay hạng mục nào chưa nằm trong BCP của bạn mà nó cần được đưa vào?

Quá trình đánh giá và kiểm tra này cần được thực hiện định kỳ, ít nhất là 1 năm 1 lần. Nếu có thay đổi nào đó về môi trường kinh doanh trong công ty của bạn chẳng hạn như, thay đổi đối tác (nhà cung cấp và thầu phụ), các hoạt động kinh doanh cốt lõi (sản phẩm hay dịch vụ), hệ thống IT hay mua bán & sáp nhập (M&A), thay đổi vị trí… bạn cần chú ý đến những ảnh hưởng của việc thay đổi này. Những nhân tố này có thể không được xét đến hoặc có thể bị bỏ qua trong các đánh giá của bạn. Do đó, bạn cần cân nhắc và đưa ra những thay đổi cần thiết đối với các hoạt động BCP của mình. Điều quan trọng là phải định kỳ đánh giá và không bỏ qua cơ hội cập nhật BCP của bạn. Việc đánh giá nội bộ thường được nhóm BCP, lãnh đạo các phòng và ban đánh giá nội bộ thực hiện.

KẾT LUẬN

Các SOP sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy trình diễn ra trong kho của mình. Và giúp doanh nghiệp có các quyết định về phương hướng phát triển trong tương lai. Đồng thời các SOP cũng sẽ là một thước đo. SOP đảm bảo tất cả nhân viên thực hiện quy trình một cách đồng bộ. Từ đó, tối ưu hóa hiệu suất kho hàng và chuỗi cung ứng.

BCP cũng là một phần rất quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào trong việc quản trị kho hàng nói riêng và việc vận hành tổ chức nói chung. Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một kế hoạch dự phòng phù hợp nhằm phòng tránh những rủi ro có thể xảy đến và hạn chế tối đa các tác động bên ngoài lên chuỗi cung ứng, gia tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Theo tallyfy.com, apecmsmemarketplace.com, investopedia.com