Xác Nhận Đặt Chỗ & Lên Kế Hoạch Xuất Hàng Trong Vận Tải Hàng Không

Xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) được xem là chứng từ đầu tiên xác nhận mối quan hệ giữa nhà xuất khẩu với công ty logistics, giữa công ty logistics và các hãng bay khi đạt được thỏa thuận về chỗ và giá cước vận chuyển. Đây được xem là chứng từ nền tảng “trigger” cho chuỗi hoạt động vận hành mà nhà xuất khẩu, các công ty logistics và hãng bay cùng phối hợp với nhau để tiến hành xuất/nhập khẩu một lô hàng bằng đường hàng không. Và để tích lũy nhiều hơn nữa những kiến thức về xác nhận đặt chỗ trong vận tải hàng không, các bạn hãy cùng VILAS tìm hiểu trong bài viết hôm nay qua các luận điểm chính sau nhé:

Quy trình làm xác nhận đặt chỗ (booking confirmation)
Nội dung của trong xác nhận đặt chỗ
Lên kế hoạch xuất hàng

Quy trình làm booking (booking confirmation)

Nghiệp vụ làm booking, đăng ký đặt chỗ thường được thực hiện bởi các công ty dịch vụ logistics thông qua việc đăng nhập vào hệ thống hãng bay bằng tài khoản công ty, sau đó tiến hành điền thông tin chi tiết vào các mục được yêu cầu. Ở bước cuối cùng, nhân viên làm booking sẽ kiểm tra lại các thông tin đã điền, đảm bảo thông tin tương ứng với yêu cầu khách hàng và ấn nút xác nhận như một tín hiệu truyền yêu cầu đặt chỗ đến với hãng bay.

Giao diện màn hình đặt chỗ cơ bản gồm những mục sau:

Các thông tin bắt buộc gồm có:

Flight Date/ETD: Ngày khởi hành
Origin: Cảng bay đi. Destination: cảng bay đến. Tên các cảng bay sẽ thể hiện theo mã định danh mà Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) quy định. Việc mã hóa cảng bay theo những ký hiệu thống nhất giúp cho việc quản lý, khai thác vận tải hàng không diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn.

Dưới đây là danh sách đầy đủ các mã sân bay quốc tế lớn trên thế giới, theo từng quốc gia.

Tên nước	Mã nước	Tên Sân bay	Mã sân bay	Tên thành phố
Hong Kong	HK	Hong Kong International Airport	HKG	Hong Kong
Nhật Bản	JP	Narita International Airport	NRT	Tokyo
Hàn Quốc	KR	Incheon International Airport	ICN	Seoul
Đài Loan	TW	Taiwan Taoyuan International Airport	TPE	Taipei
Singapore	SIN	Singapore Changi Airport	SIN	Singapore
Ấn Độ	IN	Indira Gandhi International Airport	DEL	New Delhi
Ấn Độ	IN	Chhatrapati Shivaji International Airport	BOM	Mumbai
Australia (Úc)	AU	Sydney Kingsford Smith International Airport	SYD	Sydney
Việt Nam	VN	Tân Sơn Nhất	SGN	TP. HCM
Việt Nam	VN	Nội Bài	HAN	Hà Nội
Việt Nam	VN	Đà Nẵng	DAD	Đà Nẵng

Nature of Goods/Product: ở mục này, nhân viên đặt chỗ sẽ điền tên hàng hoá của lô hàng và đính kèm hình ảnh hàng hoá để hãng bay nhận diện rõ hơn
Pieces/Weight/Volume: thông tin số kiện/số kgs/kích thước của từng kiện sẽ được yêu cầu cung cấp trong mục này. Đối với lô hàng nhiều kiện với kích thước kiện khác nhau, nhân viên đặt chỗ có thể click vào để nhập đầy đủ về kích thước của từng kiện hàng vào.

Sau khi điền hết các thông tin bắt buộc, nhân viên đặt chỗ kiểm tra lại thông tin lần nữa và xác nhận yêu cầu đặt chỗ bằng cách ấn nút “Submit”/ “Confirmation” trên màn hình đặt chỗ.
Nhận được yêu cầu đặt chỗ, hãng bay sẽ rà soát tình trạng chỗ trên máy bay và phát hành xác nhận đặt chỗ dưới dạng file booking hoặc xác nhận qua email cùng với số booking. Số booking này có thể khác hoặc giống với số master airway bill

Xem bài viết về Master Airway Bill tại: https://bom.so/on1r5E

Hình thức đặt chỗ qua email

Ngoài hình thức đặt booking trên website các hãng bay, nhân viên booking có thể đặt chỗ qua email bằng cách viết email gửi cho bộ phận booking của hãng bay để yêu cầu xác nhận đặt chỗ. Nội dung email cần thể hiện đầy đủ các thông tin:

AOL/AOD: (Airport of Loading – Sân bay đi/Airport of Discharge – Sân bay đến)
ETD/ETA: (Estimated Time of Departure – Thời gian khởi hành/Estimated time of Arrival – Thời gian đến)
Cargo details: Chi tiết hàng, bao gồm số kiện hàng, kích thước mỗi kiện, tổng trọng lượng (Gross-Weight)
Commodity: Tên hàng hoá
Remark: Một số lưu ý cho hãng bay khi làm hàng như: Hàng không xếp chồng (Non-stackable); Hàng dễ vỡ (Fragile); Hướng nhấc lên (Right Side Up); Khiêng bằng tay (Handle With Care);…

Dưới đây là ví dụ một mẫu email yêu cầu đặt chỗ hàng hoá qua hãng hàng không:

Nội dung trong xác nhận đặt chỗ

File booking confirmation phát hành bởi hãng bay sẽ có một số thông tin quan trọng, cần thiết mà chủ hàng/công ty logistics cần lưu ý:

Các mục thông tin	Ví dụ
Số MAWB	180-11130302
Số hiệu chuyến bay	KE0352
Trọng lượng hàng hóa (Gross weight)	624 KGS
Số lượng kiện hàng	2 packages
Sân bay đến	TSN
Tên hàng hoá	Copper (Non DG)
Cut-off time of cargo	11:00AM 18-Jun
Cut-off time of documents	10:00AM 18-Jun
Required documents	Invoice, Packing list, C/O (if any)
Địa điểm nhận hàng	Kho TCS
Một số thông tin khác như thông tin liên hệ của nhân viên hiện trường nhận hàng tại kho

Chủ hàng/nhà xuất khẩu sẽ dựa trên lịch trình và địa điểm nhận hàng trên booking để gửi hàng ra nhà ga hàng hoá, mà cụ thể trong bài viết này là kho TCS (địa chỉ: 46-48 Hậu Giang, Phường 4, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh)

Lên kế hoạch xuất hàng

Ở vai trò nhà xuất khẩu, sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng bay/công ty logistics, doanh nghiệp sẽ phải đóng gói hàng hóa và vận chuyển hàng hóa đến nhà ga hàng hóa theo như trên file booking đã chỉ định.

Về mặt thời gian, nhà xuất khẩu cần gửi hàng ra kho trước thời gian cắt máng (Cut-off time of cargo) ít nhất 1-2 tiếng để phòng hờ các bất trắc, rủi ro như khả năng hàng bị kiểm hoá.

Về mặt chứng từ, sau khi đã đóng hàng và vận chuyển hàng ra nhà ga hàng hóa, người xuất khẩu cần chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu bao gồm các chứng từ cơ sở sau:

Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa nằm trong nhóm phải xin phép)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Bản kê chi tiết của hàng hóa/Phiếu đóng gói (Packing List)

Ngoài ra, người xuất khẩu cũng cần gửi SI (Shipping Instruction) cho công ty Logistics/hãng bay để làm vận đơn hàng không trước cut-off time of documents

Có thể thấy rằng, cung cấp đầy đủ chứng từ, hàng hoá được giao cho nhà ga hàng hóa đúng lúc cũng như được thông quan kịp thời , ổn thỏa so với deadline trên booking là những tiêu chí mà nhà xuất khẩu cần đảm bảo để xuất khẩu một lô hàng bằng đường hàng không thành công. Trường hợp xảy ra một số sự cố ngoài ý muốn như kẹt xe không giao hàng ra kho kịp, hàng không đảm bảo chất lượng cần thêm thời gian kiểm định, nhà xuất khẩu nên lập tức báo cho các công ty logistics/hãng bay để có được sự hỗ trợ về việc nới giãn thời gian cắt máng cũng như dời lịch bay sang ngày khác sao cho thuận tiện nhất với lịch trình giao hàng của nhà xuất khẩu.

Và mục 3 về hoạt động lên kế hoạch xuất hàng cũng đã khép lại bài việc kỳ này. VILAS rất hy vọng các bạn độc giả có thể tích lũy thêm nhiều kiến thức bổ ích, có tình ứng dụng cao trong công việc và các tình huống thực tế. Và đừng quên cùng VILAS đón chờ các bài viết mới sắp tới xoay quanh vận tải hàng không bạn nhé!