Xuất Nhập khẩu và các chứng từ cần thiết

Có rất nhiều loại chứng từ được sử dụng trong quá trình Xuất Nhập khẩu. Hiểu được chúng, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi gặp chúng trong quá trình làm việc nữa!

XEM THÊM:CHỨNG TỪ HÀNG HÓA TRONG VẬN TẢI QUỐC TẾ ĐƯỜNG BIỂN

1. Hóa đơn thương mại (Invoice)

Hoá đơn thương mại do người bán phát hành (thường là người gửi hàng) ghi rõ mặt hàng bán với giá bán. Đây là cơ sở để khai báo hải quan và áp dụng các khoản thuế tiếp theo.

Hóa đơn thương mại thường bao gồm các thông tin của người bán, người mua, ngày giao dịch, loại hàng hoá, giá bán và điều kiện bán hàng cũng như các điều khoản liên quan đến thời điểm mà quyền sở hữu hàng hoá chuyển từ người bán sang người mua.

2. Xác nhận đặt chỗ trên các phương tiện vận tải (Booking confirmation)

Xác nhận đặt chỗ là chứng từ do bên giao nhận (Freight Forwarder) xác nhận tất cả những chi tiết về việc đặt chỗ, ngoại trừ chi phí vận chuyển thực tế. Xác nhận đặt chỗ được sử dụng như một chứng từ xác nhận việc đặt chỗ và được chia sẻ giữa người gửi hàng, người nhận hàng và các bên có liên quan khác để dễ dàng tham khảo chi tiết đặt hàng. Nếu bạn xuất trình xác nhận đặt chỗ cho ngân hàng của bạn, xin lưu ý rằng nó không thể thay thế vận đơn cũng như xác nhận hàng hóa được vận chuyển.

Chứng từ xác nhận đặt chỗ bao gồm các chi tiết của người giao nhận (Freight Forwarder), người gửi hàng, người nhận hàng, dịch vụ vận tải, bất kỳ dịch vụ bổ sung, thời gian và chi tiết hàng hóa. Thông thường nó cũng có các chi tiết về các bước tiếp theo và địa chỉ của các kho giao nhận liên quan đến chuyến hàng của bạn.

3. Biên lai nhận hàng của Người giao nhận (Forwarder’s Cargo Receipt – FCR)

Biên lai nhận hàng của người giao nhận (hoặc FCR) được phát hành bởi người giao nhận (freight forwarder) hoặc đại lý của người vận chuyển cho người gửi hàng, khi hàng đã giao cho người giao nhận. Nó chỉ phục vụ như là xác nhận rằng hàng hoá đã được nhận để vận chuyển. Các FCR không xác nhận điều kiện của hàng hoá cũng như không xác nhận hàng hoá đã rời khỏi nước xuất xứ hay chưa.

FCR thường bao gồm các chi tiết từ việc đặt chỗ trên phương tiện vận tải và sẽ nêu rõ rằng hàng hoá đã được nhận trong tình trạng bên ngoài tốt. Nếu tình trạng hàng hóa bên ngoài không tốt (ví dụ: bao bì bị hỏng) khi giao cho người giao nhận, thông thường nó sẽ bị từ chối và biên lai nhận hàng của người giao nhận sẽ không được phát hành. 

4.  Hóa đơn giao nhận (Forwarder Invoice)

Hoá đơn giao nhận được phát hành bởi người giao nhận với người gửi hàng hoặc người nhận hàng. Đây là chứng từ cho chi phí vận chuyển và các dịch vụ được quy định trong hợp đồng mua bán.

Chứng từ thường quy định số tham chiếu đặt chỗ duy nhất, địa chỉ thanh toán, những gì được bao gồm trong dịch vụ vận chuyển, chi phí vận chuyển và tham chiếu đến các điều khoản và điều kiện.

     5. House Bill of Landing (HBL)

HBL được phát hành bởi người giao nhận (Freight forwarder) với người gửi hàng với các mục đích sau:

Biên nhận hàng được vận chuyển (Receipt of goods shipped) – vì vậy khi HBL được phát hành, hàng hoá đã được đưa lên tàu

Tiêu đề của chứng từ (Document of title)  – mặc dù không thể thương lượng được, nó sẽ phục vụ cùng một mục đích như vận đơn B/L bình thường và phải được người nhập khẩu ký vào bản gốc cho người giao nhận hàng hoá tại điểm đến để nhận hàng

Chứng từ hợp đồng (Proof of contract) vận chuyển giữa khách hàng và người giao nhận – HBL có các chi tiết của người gửi hàng và người nhận hàng thực tế, hàng được vận chuyển, điều khoản thanh toán và các chi tiết liên lạc của người giao nhận hoặc đại lý của họ.

Nếu bạn là người gửi hàng, bạn cần phải gửi HBL cho người nhận hàng khi bạn chắc chắn rằng bạn sẽ nhận được khoản thanh toán cho hàng hoá bán ra. Nếu bạn là người nhận hàng, bạn cần phải giao vận đơn HBL ban đầu cho nhà giao nhận hàng hóa để nhận hàng.

     6. Phát hành Telex

Một số nhà giao nhận cung cấp dịch vụ phát hành telex release cho các lô hàng. Điều này có nghĩa là vận đơn HBL ban đầu có thể được đưa cho người giao nhận hoặc đại lý của người giao hàng tại nơi xuất xứ, sau đó hướng dẫn đích đến đưa hàng đến người nhận hàng (trong quá khứ thường sử dụng hình thức telex, ngày nay có xu hướng được cho thư điện tử). Do đó, người nhận hàng sẽ không cần phải giao vận đơn ban đầu cho người giao nhận ở nơi đến để nhận hàng.

Lợi ích của việc phát hành telex là người gửi hàng không cần phải gửi vận đơn ban đầu cho người nhận hàng.

     7. Master B / L

Master B/L được hãng vận tải giao cho người giao nhận khi container có nhiều chuyến hàng đã được xếp lên tàu. Người vận chuyển hoặc người nhận hàng không phải là người vận chuyển có tải trọng container thấp hơn, vì chúng sẽ đề cập đến vận đơn đường biển, liên quan trực tiếp đến chuyến hàng của họ.

Đây là quyết định của nhà giao nhận mà đường vận chuyển, cảng xuất xứ và điểm đến sử dụng. Về nguyên tắc, điều này không có liên quan gì đến người gửi hàng và người nhận hàng dưới tải container, bởi vì lô hàng sẽ luôn đi qua kho hàng xuất xứ và đích đến.

     8. Giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill)

Giấy gửi hàng đường biển có nhiều điểm tương đồng với vận đơn B/L, nhưng không yêu cầu bản gốc phải giao nộp cho người giao nhận trước khi hàng có thể giao cho người nhận hàng. Đây không phải là một chứng từ có thể chuyển nhượng và không phải là một chứng từ chứng minh quyền sở hữu.

Sea Waybill có thể là một giải pháp tốt khi hàng hoá đã được thanh toán trước khi hàng rời khỏi nơi xuất xứ. Nó đơn giản hóa quá trình và người nhận hàng chỉ cần chứng minh nhân thân của mình để nhận hàng.

     9. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

Các hãng tàu và các nhà giao nhận vận tải được giới hạn trong trách nhiệm pháp lý trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá. Do đó, nó thường phải có bảo hiểm riêng cho hàng hóa quá cảnh. Bảo hiểm như vậy có thể được cung cấp bởi một giao nhận vận tải hoặc đại lý bảo hiểm.

Trách nhiệm của bảo hiểm phải được thỏa thuận giữa người gửi hàng và người nhận hàng để tránh mua hai lần cho cùng một loại bảo hiểm hoặc hàng hóa không có bảo hiểm hàng hoá. Giấy chứng nhận bảo hiểm được phát hành bởi công ty bảo hiểm và tuyên bố rằng đó là bảo hiểm hàng hoá, bao gồm số hợp đồng, mô tả và giá trị của người mua bảo hiểm và các chi tiết liên lạc của đại lý bảo hiểm.

Theo transporteca.co.uk

XEM THÊM: CÁCH LÀM CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THỦ TỤC HẢI QUAN