Ước tính chi phí là công việc dự đoán chi phí cần thiết để hoàn thành một dự án. Các nhà quản lý ước tính chi phí để đánh giá xem dự án có khả thi hay không, nguồn lực có đủ khả năng hỗ trợ hay không và quản lý ngân sách dự án tốt hơn.
Sau đây VILAS sẽ cung cấp cho bạn 4 phương pháp ước tính chi phí hiệu quả được sử dụng nhiều trong hoạt động quản lý dự án:
- Analogous estimating
- Parametric estimating
- Three-point estimating
- Bottom-up estimating
I/ ANALOGOUS ESTIMATING
? Tên gọi khác: Top-down estimating
? Analogous estimating được sử dụng khi dự án có rất ít thông tin chi tiết. Vì thế công cụ này có độ chính xác (accurate) không cao và ít tin cậy (reliable).
? Lợi ích: nhanh chóng, ít chi phí và đem lại kết quả nhanh chóng.
? Công cụ này ước tính chi phí dự án dựa vào những dự án đã được thực hiện trước kia bởi doanh nghiệp. Thông thường Project Manager sẽ xem các dữ liệu lịch sử của tổ chức – Organizational Process Assets (OPA) và tìm các Project có nét tương đồng với dự án đang làm. Một khi tìm được dự án như thế, Project Manager có thể sử dụng thêm Expert judgment để tính chi phí dự án.
? Ví dụ bạn nhận 1 dự án làm sân cỏ nhân tạo, dự án trước công ty bạn làm hết 2000$, thì dự án này ước lượng tương ứng cũng tầm 2000$.
II/ PARAMETRIC ESTIMATING
? Tương tự Analogous estimating, Parametric estimating là công cụ ước lượng thông qua việc sử dụng các dữ liệu mang tính lịch sử (historical information)
? Điểm khác biệt duy nhất với Analogous estimating là Parametric estimating có sử dụng dữ liệu lịch sử kết hợp với các biến trong thống kê toán (statistical data) tính chi phí hoặc thời lượng.
? Parametric estimating thường được coi là khá chính xác vì giá trị tham số thường dựa trên các dự án tương tự hoặc được lấy từ các ấn phẩm công nghiệp khá đáng tin cậy.
? Ví dụ:
Giá trị tham số là $ 120 /m2 – +/- 10%
Số lượng là 2.000 m2 – +/- 0%
Do đó, ước tính là $ 240.000 – +/- 5% (trung bình 10% và 0%).
Ngoài ra, độ chính xác của ước tính tham số có thể bị sai lệch rất nhiều nếu số lượng đơn vị rất lớn hoặc rất nhỏ. Ví dụ, hãy xem xét hai ước tính sau:
Ước tính 1: $ 2 / đơn vị x 1.000.000 đơn vị
Ước tính 2: $ 2.000 / đơn vị x 1.000 đơn vị
Mặc dù các ước tính là như nhau, một lỗi nhỏ trong giá trị tham số trong ước tính đầu tiên có thể được phóng đại rất nhiều thành một lỗi lớn trong ước tính cuối cùng. Nói cách khác, việc sai 10% trên một giá trị tham số nhỏ (như $ 2) sẽ dễ dàng hơn so với giá trị lớn (2.000 đô la) và nhân lên thành nhiều đơn vị.
? 3 nguồn dữ liệu để ước tính:
➤ Các dự án trước đây (nội bộ): Chi phí thực tế từ các dự án đã được hoàn thành cùng sự tư vấn bổ sung để xác định tỷ lệ tham số.
➤ Các dự án trước (bên ngoài): Thông tin chi phí thực tế từ các dự án của các tổ chức khác.
➤ Các ấn phẩm trong ngành: Nguồn thông tin đáng tin cậy vì chúng là số liệu trung bình của nhiều dự án.
? Tóm lại:
➤ Analogous hay top-down sẽ không chính xác bằng Parametric do việc sử dụng ‘analogy’ – so sánh một dự án tương tự trong quá khứ với dự án hiện tại của bạn.
➤ Parametric chính xác hơn bởi tham số sử dụng đều thể hiện mối quan hệ giữa các biến (chi phí / thời lượng đơn vị và số lượng đơn vị) để phát triển ước tính.
III/ THREE-POINT ESTIMATING
? Phương pháp tính three-point estimating (ước lượng 3 điểm) được sử dụng để giảm độ lệch trong các phép ước lượng giả định về chi phí / thời gian làm dự án nào đó. Sử dụng ước tính từ các trường hợp lạc quan, bi quan và có thể xảy ra.
? Ví dụ bạn ước lượng xây một bức tường cần 10 ngày, nếu trời mưa thì mất 15 ngày do chậm tiến độ, còn nếu trời thuận lợi thì bạn có thể hoàn thành trong 8 ngày. Do đó trong tình huống này Project Manager cần chốt 1 phương án tối ưu nhất cho phù hợp tiến độ thực tế.
Công thức để ước lượng số ngày cần thiết theo phương pháp này:
➤ Triangular Distribution – Tam suất: Đơn giản nhất, tính trung bình cộng 3 giá trị: E = (a + m + b) / 3
➤ Beta Distribution: Đặt ước tính cuối cùng gần hơn với giá trị có khả năng nhất: E = (a + 4m + b) / 6
Với:
E = estimated cost
a = optimistic value
m = most likely value
b = pessimistic value
? Phân phối Tam suất sử dụng khi mặc định hoặc không có lựa chọn nào khác.
? Phân phối Beta sử dụng khi cần độ tin cậy cao hơn về giá trị.
IV/ BOTTOM-UP ESTIMATING
? Quy trình Bottom-up estimating, đi từ mức độ chi tiết thấp nhất trong cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS):
➤ B1: Phát triển gói công việc chi tiết đi kèm với WBS. Trong gói công việc, cần nêu chi tiết phạm vi và nhiệm vụ chính mà mỗi thành viên sẽ làm, mô tả các rủi ro ảnh hưởng đến nhiệm vụ, chi phí và thời gian.
➤ B2: Phát triển dự toán chi phí và thời gian thực tế.
➤ B3: Tổng hợp các ước tính cho từng hoạt động ở mức thấp nhất của WBS và cộng dần các con số lên để phát triển các ước tính cho các sản phẩm chính và toàn bộ dự án.
NÊN CHỌN PHƯƠNG PHÁP NÀO?
? Parametric estimating: kỹ thuật này có mức độ chính xác cao hơn khi dùng historical information và phép thống kê để tính toán chi phí.
? Three-point estimating: Phương pháp này sử dụng ước lượng dựa trên 3 điểm, nó giúp giảm đi độ sai lệch, rủi ro từ phép ước lượng.
? Bottom-up estimating: là kỹ thuật chính xác cao nhất, hay còn có tên gọi khác là definitive technique, kỹ thuật này chỉ sử dụng khi dự án có nhiều thông tin chi tiết. Kỹ thuật này rất tốn thời gian và tiền bạc nhưng rất tin cậy và chính xác.
➤ Nhanh chóng: Analogous > Parametric > Three-point estimating > Bottom-up estimating
➤ Chi phí, độ chính xác: Analogous < Parametric < Three-point estimating < Bottom-up estimating
Xem thêm các Chương trình đào tạo về Chuỗi cung ứng
