Hệ thống thông tin Logistics

Hệ thống thông tin Logistics (LIS)

Hệ thống thông tin Logistics (LIS) là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị Logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát Logistics hiệu quả. Nếu không quản lý tốt thông tin, các nhà quản trị logistics không thể biết được khách hàng muốn gì, cần dự trữ bao nhiêu, khi nào cần sản xuất và vận chuyển…Thông tin giúp doanh nghiêp thấy được các hoạt động logistics một cách rõ nét, nhờ đó nhà quản trị có thể cải tiến tốt hơn trong quá trình thực hiện.

Hệ thống thông tin Logistics

Hình trên cho ta thấy mối quan hệ trong hệ thống thông tin logistics bao gồm các yếu tố về môi trường Logictisc, quá trình ra quyết định Logictisc, 4 hệ thống con chủ yếu cấu tạo nên hệ thống thông tin Logictisc là hệ thống hoạch định, hệ thống thực thi, hệ thống nghiên cứu và thu thập tin tức, hệ thống báo cáo kết quả. Các hệ thống đó sẽ phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics những thông tin chính xác và kịp thời để lên kế hoạch, thực thi và điều chỉnh các hoạt động logistics của doanh nghiệp.

Hệ thống lập kế hoạch:

Bao gồm một loạt các kỹ thuật liên quan đến việc thiết kế các kế hoạch tầm chiến lược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dự đoán nhu cầu, phối hợp các nguồn lực, kế hoạch hóa cung ứng, sắp xếp và lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối, các kế hoạch tầm chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và các tác nghiệp như nghiệp vụ kho, quá trình đặt hàng và các sự kiện xảy ra hàng ngày

Hệ thống thực thi:

Hệ thống thực thi logistics bao gồm các kỹ thuật đảm nhiệm các chức năng triển khai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu quả các đơn hàng của khách.

CNTT đóng vai trò quan trọng

Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin:

Để thích nghi với các nhân tố môi trường vĩ mô, môi trường kênh và nguồn lực bên trong công ty. Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin có vai trò quan sát môi trường, thu thập thông tin bên ngoài, thông tin có sẵn trong lĩnh vực logistics và trong nội bộ công ty

XEM THÊM: TÌNH HÌNH LOGISTICS VIỆT NAM NĂM 2019

Hệ thống báo cáo kết quả:

Hệ thống báo cáo là thành phần cuối cùng trong LIS. Nếu các báo cáo và kết quả không được truyền đạt hiệu quả thì các tư tưởng, nghiên cứu hữu ích và giải pháp quản lý sẽ không thể đạt được. Các báo cáo hỗ trợ quyết định quản trị logistics tập trung vào 3 loai:

Báo cáo để lập kế hoạch gồm các thông tin có tính lịch sử và thông tin trong tương lai như thông tin về xu hướng bán hàng, khuynh hướng dự báo, các thông tin thị trường, các yếu tố chi phí của dự án kinh doanh.
Báo cáo hoạt động cung cấp những thông tin sẵn có cho nhà quản lý và người giám sát về hoạt động thực tế như việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất và kiểm soát, vận chuyển.
Báo cáo kiểm soát cụ thể tổng kết chi phi và thông tin họat động ở các giai đoạn thích hợp, so sánh ngân sách và chi phí hiện tại, chúng tạo ra nền tảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động và các sách lược.

Để có thể kiểm soát cũng như vận hành một cách hiệu quả để đảm bảo được hệ thống thông tin Logistics được chính xác và dễ dàng thì việc ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) là một phương pháp không thể thiếu. Đặc biệt đối với việc doanh nghiệp phải cạnh tranh vô cùng khốc liệt trong nền kinh tế mở hiện nay thì việc ứng dụng CNTT để kiểm soát hệ thống thông tin là tất yếu.

logistics-cong-nghe-thong-tin-1445495340343

Một số giải pháp để ứng dụng CNTT trong Logistics

Nâng cao nhận thức về vai trò của CNTT:

Các công ty cần nhìn nhận vai trò của CNTT như là một trong những yếu tố tạo nên sự hài lòng của khách hàng và góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ logistics. Ngoài ra, các công ty cũng cần chú trọng xây dựng chiến lược CNTT như là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Đầu tư vào các ứng dụng CNTT cần thiết:

Hạ tầng CNTT cần được chú trọng cải thiện và xây dựng mới, đặc biệt ứng dụng hệ thống EDI nhằm từng bước cải thiện công tác chuyển giao dữ liệu và số hóa dữ liệu, tăng tính bảo mật và tốc độ chuyển giao dữ liệu. Một phần ngân sách cho hoạt động kinh doanh cần được sử dụng để đầu tư vào CNTT nhằm ứng dụng hiệu quả những phần mềm mới cần thiết cho hoạt động logistics như RFID, Barcode, đám mây logistics… Đặc biệt, các công ty logistics có thể hướng đến sự hợp tác với các công ty phần mềm để đặt hàng những ứng dụng chuyên biệt với công ty, qua đó có thể tận dụng tối đa hiệu quả của từng ứng dụng.

Nguồn nhân lực CNTT:

Các công ty cần coi trọng công tác tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện nhân sự chuyên môn CNTT. Kết hợp với các trung tâm đào tạo nguồn nhân lực hoặc các trường đại học để đào tạo đội ngũ cán bộ CNTT có kiến thức về logistics. Có thể sử dụng các khóa đào tạo theo yêu cầu của doanh nghiệp (tailor-made) để đảm bảo nhân viên CNTT được huấn luyện theo đúng đặc thù của công việc.

Tổng hợp và biên soạn Nguyễn Xuân Hòa
– VILAS team