Integrated vs. Best-in-class: Hệ thống quản lý nào phù hợp với kho hàng hiện đại?

WMS tốt giúp tổ chức tiết kiệm chi phí tồn kho, cải thiện các chỉ số phục vụ công việc của mình. Với 2 lựa chọn: 

• WMS tích hợp trong ERP; 
• WMS chuyên nghiệp với đầy đủ chức năng.

GIẢI THÍCH

Warehouse Management System (WMS): Hệ thống Quản lý Kho hàng được dùng để quản lý các quy trình hoạt động trực tiếp tại kho, bao gồm nhận hàng, định vị hàng hóa trong kho, xuất hàng, kiểm tra hàng tồn kho. Hệ thống này cũng hỗ trợ thông tin liên lạc bằng sóng radio cho phép truyền dữ liệu theo thời gian thực giữa hệ thống và nhân viên kho. Hệ thống quản lý kho sẽ tối đa hóa không gian chứa hàng và giảm thiểu các thao tác thông qua các qui trình xếp hàng tự động tại kho.

 

 

Hệ thống WMS như là mô-đun phân hệ trong ERP: Là một nền tảng kiểm soát kho hàng đã tích hợp như một phần của quản lý tài nguyên. Phần mềm này dễ dàng hoạt động với ERP và các hệ thống khác ngay lập tức, nhưng nó có thể không được thiết kế bởi một công ty chuyên về giải pháp quản lý kho hàng. Hầu hết chúng chỉ cung cấp chức năng WMS ở mức hạn chế, ít tính năng, và đặc biệt là thiếu khả năng cấu hình các chiến lược soạn hàng.

 

Hệ thống WMS Best-in-class: Là một WMS độc lập và là sản phẩm ‘tốt nhất’ (đối với nhu cầu doanh nghiệp) trong các giải pháp WMS. Đối với hầu hết tất cả các sản phẩm này, công ty sẽ mua trực tiếp từ một nhà cung cấp, và khi cần các giải pháp tốt nhất cho một bộ phận khác, công ty sẽ được mua từ một nhà phát triển giải pháp khác. Điểm chung của các phần mềm này là không được linh hoạt, khó tích hợp với ERP, không hỗ trợ những yêu cầu phức tạp như quản lý nguồn nhân lực, quản lý dockyard, …

 

KHUNG ĐÁNH GIÁ

Công ty có thể lựa chọn triển khai một trong bốn giải pháp sau cho hệ thống WMS:

• Giải pháp quản lý kho hàng dưới dạng một mô-đun phân hệ trong hệ thống ERP
• Giải pháp riêng biệt về Quản lý Kho hàng được thiết kế riêng
• Giải pháp nâng cao từ nhà cung cấp EPR vừa có thể triển khai độc lập hoặc tích hợp với hệ thống ERP
• Giải pháp độc lập từ một WMS chuyên dụng

Tùy vào quy mô doanh nghiệp, hoặc lĩnh vực, thị trường mà công ty đang thâm nhập, sẽ có hệ thống phù hợp với công ty. Bảng đánh giá dưới đây sẽ giúp ưu tiên các lựa chọn giải pháp:

LỰA CHỌN TÍCH HỢP HAY ĐỘC LẬP?

Một WMS hoàn toàn độc lập có trách nhiệm đáp ứng các mức dịch vụ với chi phí vận hành thấp nhất có thể – nghĩa là không cần phải xem xét bất kỳ phần nào khác của tổ chức vì nó cố gắng hướng tới hiệu quả tối đa (tức là chi phí thấp nhất và thông lượng cao nhất) . Tuy nhiên, đối với một nhà sản xuất, việc giảm chi phí mà vẫn đảm bảo KPIs về hàng hóa không có nghĩa rằng họ phải cắt giảm các loại chi phí (chẳng hạn như hàng tồn kho nguyên liệu, sản xuất, hàng tồn kho thành phẩm, Logistics hoặc phân phối), mà phải đảm bảo nó là chi phí thấp nhất của quy trình vận hành.

 

Để đạt được điều này, hệ thống độc lập phải có các hoạt động Logistics end-to-end để tăng mức độ hiển thị và kiểm soát trên tất cả các nút trong mạng lưới. Nhờ vậy, các nhà quản lý Kho hàng và Logistics có thể dự đoán các gián đoạn xảy ra trong Chuỗi cung ứng và chủ động hành động để đảm bảo đáp ứng giao hàng cho khách hàng.

 

Mức độ phức tạp cao hay thấp?

Một WMS được thiết kế để đáp ứng những vấn đề phức tạp hơn, chẳng hạn như nhu cầu về cơ sở phân phối (distribution-oriented customers), hoặc nhu cầu dựa trên hàng tồn kho material storage oriented customers (ví dụ: cơ sở cung ứng sản xuất). Đây là những hệ thống này phù hợp với nhu cầu về tốc độ dòng chảy nguyên liệu cao hơn (nghĩa là số lượng đơn đặt hàng chuyển khoản hoặc chi tiết đơn hàng hoặc khối lượng giao dịch cao), cần nhiều loại thiết bị xử lý vật liệu, dòng nguyên liệu phức tạp hoặc cần dịch vụ giá trị gia tăng (chẳng hạn như ghi nhãn đặc biệt, giá cả, bao bì và ghi chú vật liệu nguy hiểm trên chứng từ vận chuyển.)

 

Phân tích nhu cầu của tổ chức theo 2 chiều của khung để đánh giá hệ thống quản lý kho hàng nào phù hợp.

 

Diễn giải khung phân tích

Khi độ phức tạp hoạt động cao và yêu cầu tích hợp WMS với các phần còn lại của Chuỗi cung ứng là điều cần thiết, giải pháp tốt nhất là sử dụng WMS từ nhà cung cấp ERP. Nhờ vậy, tổ chức có khả năng quản lý kho tiên tiến, cũng như mức độ tích hợp ERP cao nhất mà không cần đầu tư nguồn lực vào một hệ thống tích hợp đắt tiền. Công cụ này cũng sẽ đảm bảo môi trường của công ty được tối ưu hóa với chi phí thấp nhất cho khách hàng.

 

Với giải pháp như vậy, công ty sẽ không chỉ có những thông tin về chi phí và khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực trong từng trung tâm kho hàng – bao gồm cả bến tàu và sân – về từng vị trí chi nhánh của bạn, mà giải pháp cũng sẽ tập hợp tất cả trong số các điểm dữ liệu từ khắp tổ chức, cho phép quyền truy cập tức thì vào số liệu đơn hàng hoàn hảo. Nếu nhà cung cấp ERP không thể cung cấp WMS tiên tiến, thì tổ chức nên đánh giá các giải pháp best-in-class, nhưng điều này cần đầu tư nhiều để có thể kết hợp tất cả lại.

 

Một trong những khả năng nâng cao bao gồm:

• Rã hàng (Deconsolidation) – Sau khi được nhập, hàng hóa được chuyển đến khu vực rã hàng. Trong đó các sản phẩm giống nhau được tách ra khỏi pallet hỗn hợp và đặt chung thành các đơn vị đồng nhất.
• Kitting – Quy trình này là lấy nhiều SKU và kết hợp chúng trong một gói hàng để tạo một SKU mới. Trong đó có thể kể đến:
  • Kit to Stock –  Các kit được đưa vào kho và lưu trữ. Sử dụng khi khách hàng đặt hàng bộ dụng cụ độc lập, quá trình kiting dễ dàng,  công việc thi công và giấy tờ liên quan diễn ra trong kho
  • Kit-to-Order – Tổng hợp hàng hóa theo đơn đặt hàng. Nếu không có hàng tồn kho, công ty có thể tái đặt hàng.
  • Reverse Kitting – Tháo rời bộ sản phẩm hiện có vào các thành phần ban đầu khi có sự cố phát sinh như khách hàng trả hàng lại, kiểm tra lại các bộ phận… Quá trình chỉ có thể được bắt đầu trong hệ thống EWM bằng thủ công thứ tự LZL để đảo ngược.

• Slotting – Xác định vị trí tốt nhất để lưu trữ sản phẩm
• Hỗ trợ trường hợp cross-docking bao gồm các trung tâm xử lý cho phép xe tải hàng đi thông qua
• Quản lý sân – Quản lý xe tải và xe kéo trong sân của bạn, lập bản đồ chuyển động của chúng dựa trên nhiệm vụ của kho và giám sát sân thông qua màn hình kho.
• Nhập hàng và loại bỏ hàng tồn kho – Tự động xác định chiến lược lưu trữ thích hợp. Phần mềm chỉ định các thùng thích hợp để đặt và lấy hàng
• Quản lý chất lượng – Kiểm tra xem sản phẩm được giao có đáp ứng tiêu chí chất lượng không
• Hỗ trợ cho các dịch vụ gia tăng giá trị, bao gồm lắp ráp sản phẩm, ghi nhãn, đóng gói hoặc kitting).
• Tối ưu hóa công đoạn bổ sung hàng bằng các chiến lược nâng cao như yêu cầu hàng dựa trên nhu cầu.
• Kết nối, quản lý và điều phối các thiết bị xử lý vật liệu tự động, RFID
• Thiết kế lại Kho hàng – Một đại diện đồ họa của kho và sân của kho cho cả những nỗ lực định nghĩa và tái nhập kho.
• Quản lý lao động: Có khả năng lập kế hoạch, đo lường, xem và mô phỏng các hoạt động lao động để quản lý tốt hơn thời gian và năng suất của công nhân kho.

Khi mức độ phức tạp của hoạt động trong Kho cao, cùng với yêu cầu tích hợp thấp, thì hệ thống quản lý kho tiên tiến hoặc best-in-class đều có thể đáp ứng. Những trường hợp này không phổ biến và bị ảnh hưởng bởi mô hình quản trị của công ty. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, ngay cả một công ty phân phối hoặc 3PL cũng cần tích hợp các hoạt động của Kho với hệ thống đặt hàng của khách hàng.

 

Khi mức độ phức tạp của hoạt động trong Kho thấp, nhưng yêu cầu tích hợp cao (thường là các nhà sản xuất), cách tốt nhất là một giải pháp quản lý Kho đơn giản đi kèm với hệ thống ERP. Với giải pháp này, công ty có thể tích hợp các hoạt động quản lý kho, quản lý đơn hàng và tài chính. Cho phép đồng bộ hóa nguồn cung với nhu cầu bằng cách cân bằng mạng lưới push-and-pull  và điều chỉnh hoạt động trong kho bằng cách bổ sung hàng dựa trên nhu cầu của khách. Một hệ thống kho đơn giản có thể thực hiện được, nhưng sẽ cần thêm khả năng tích hợp đắt tiền với ERP làm gốc.

 

LƯU Ý GÌ TRƯỚC KHI ÁP DỤNG WMS?

“First optimization, then WMS” – Tối ưu hóa hoạt động trong tổ chức trước khi áp dụng WMS

• Xem lại tất cả các quy trình từ thời điểm nhận được đơn đặt hàng mới cho đến khi lô hàng được ra khỏi kho
• Lập danh sách các vấn đề tổ chức đang gặp phải
• Chỉ ra các vấn đề chính và so sánh với danh sách các giải pháp từ nhà cung cấp tiềm năng để tìm các giải pháp công ty đó có thể cung cấp.
• Cân nhắc liệu có thể khắc phục những sự cố này mà không cần hệ thống WMS không? Có lẽ tăng thêm một công nhân khác hoặc kệ hàng mới để lưu trữ có thể đáp ứng tất cả các vấn đề đang gặp phải
• Tính toán chi phí bổ sung cần thiết để khắc phục vấn đề.
• Nếu công ty có nhiều hơn 3 vấn đề thì tổ chức sẽ cần tham khảo ý kiến của 5-7 công ty  tư vấn và mô tả cho họ các vấn đề của tổ chức. Nếu các chuyên gia WMS có giải pháp để đáp ứng nhu cầu của công ty thì họ cần lên lịch trình demo.

So sánh chi phí thuê thiết bị, lương nhân viên, v.v. mỗi năm với chi phí ứng dụng WMS. Nếu WMS cho phép giải quyết các vấn đề với cùng chi phí, thì đó có thể là một giải pháp tốt hơn.

 

 

Theo industryweek.com, serkem.de & ventor.tech