Những vấn đề cơ bản trong RFP – Request For Proposal

A. Giới thiệu

Tổ chức phát hành Đề nghị mời thầu – RFP (Request for Proposal) khi họ bắt đầu quy trình đấu thầu, mời những nhà cung cấp đầy đủ khả năng cho việc công việc cần thiết của mình. Các RFP hiệu quả thường phản ánh chiến lược và các mục tiêu kinh doanh ngắn / dài hạn, cung cấp cái nhìn sâu sắc chi tiết về việc các nhà cung cấp sẽ có thể đưa ra một viễn cảnh phù hợp.

Các yêu cầu tương tự bao gồm: yêu cầu báo giá (RFQ – Request For Quotation), theo đó khách hàng có thể chỉ cần tìm báo giá; và yêu cầu thông tin (RFI – Request For Information), trong đó khách hàng cần thêm thông tin từ các nhà cung cấp trước khi gửi RFP.

RFI thường được theo sau bởi RFP hoặc RFQ.

B. Quy trình RFP

1. Tìm hiểu

• Xác định các bên liên quan chính bị ảnh hưởng bởi quyết định mua hàng
• Họp nội bộ để thảo luận về các mục tiêu kinh doanh cụ thể và toàn diện, thiết lập ngân sách
• Soạn thảo một danh sách các câu hỏi
• Cách đánh giá / cho điểm các nhà cung cấp khác nhau
• Những điều kiện để nhà thầu đạt tiêu chuẩn
• Những công cụ nào được sử dụng để tiến hành quá trình trên
• Hạng mục đánh giá là gì? (tốc độ thực hiện, bảo mật, chức năng sản phẩm, v.v.)

2. Soạn thảo và phát hành

• Tổng hợp danh sách các câu hỏi cụ thể và đúng mục đích
• Sử dụng một số câu hỏi mở
• Đảm bảo nhà cung cấp hiểu rằng phản hồi của họ sẽ được đo lường đối với phản hồi của nhà cung cấp khác
• Đặt lịch trình rõ ràng cho các nhà cung cấp và các bên liên quan nội bộ

3. Chấm điểm và chọn shortlist

• Chấm điểm những hồ sơ phản hồi từ nhà cung cấp
• Loại bỏ các nhà cung cấp không đáp ứng các tiêu chí
• Xác định điểm khác biệt và điểm mạnh giữa các nhà cung cấp, lọc danh sách những người có điểm số cao nhất

4. Chọn người thắng thầu và hợp đồng

• Có thể đề xuất thêm cần thêm bản thảo hay cuộc họp bổ sung trước khi đưa ra quyết định
• Kiểm tra lại tất cả các đánh giá và liên hệ nguồn tham khảo (references)
• Đàm phán với các ứng cử viên hàng đầu, ký hợp đồng với nhà cung cấp được lựa chọn
• Thông báo cho những người không được chọn
• Chú ý: phân biệt “nhà cung cấp” và “đối tác”, việc xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp / đối tác là chìa khóa quan trọng dẫn đến thành công.

C. Tài liệu nào cần để chuẩn bị RFP?

1. RFI – Request For Information

Yêu cầu thông tin – Request For Information (RFI) thường được ban hành trước khi bắt đầu quy trình Mua hàng. RFI có nhiều điểm tương đồng với RFP, nhưng thường ít nghiêm ngặt hơn và chứa ít câu hỏi hơn. RFI cho phép tổ chức đánh giá xem có nên đổi mới hay không và / hoặc liệu một nhà cung cấp khác có nên được đưa vào danh sách được mời đến RFP hay không. Như vậy, RFI sẽ đi trước RFP, RFT hoặc RFQ.

2. RFP – Request For Proposal

Một tổ chức muốn phát hành Đề nghị mời thầu – Request For Proposal (RFP) để đáp ứng nhu cầu của mình và phát triển một danh sách các tiêu chí, sau đó được chuyển thành bảng câu hỏi. Các câu hỏi sau đó được tổng hợp thành một bảng câu hỏi được gửi đến một nhóm các nhà cung cấp cung cấp các sản phẩm / dịch vụ phù hợp với nhu cầu của người mua. Các nhà cung cấp, đôi khi được gọi là nhà cung cấp, trả lời bảng câu hỏi và trả lại cho người mua trong đó các câu trả lời của nhà cung cấp được ghi. Các nhà cung cấp có điểm cao nhất sau đó thường được mời tham gia đàm phán hoặc gửi giá thầu cụ thể trong RFQ.

3. RFT – Request For Tenders

Thư mời thầu – Request For Tenders (RFT) là một lời mời chính thức để các nhà cung cấp gửi một hồ sơ dự thầu để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. RFT có thể được phân phối cho các nhà thầu tiềm năng thông qua dịch vụ đấu thầu, cho phép doanh nghiệp nhận và tìm kiếm đấu thầu trực tiếp từ một loạt các nguồn công khai và riêng tư. Một số dịch vụ đấu thầu thậm chí phân chia các loại hình kinh doanh theo cách riêng, theo mã CPV (Common Procurement Vocabulary), giúp doanh nghiệp tìm RFT cụ thể cho những gì có thể cung cấp.

RFT thường yêu cầu thông tin bổ sung từ những gì thu thập trước đó từ RFI, tức không chỉ làm rõ yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ mà còn yêu cầu thông tin về khả năng phù hợp của doanh nghiệp.
Một RFT thường được dự kiến ​​sẽ tuân thủ một số cấu trúc được tiêu chuẩn hóa hợp pháp được thiết kế để đảm bảo tính công bằng. Và người trúng thầu có quyền chịu trách nhiệm về các thủ tục cung cấp tài liệu hợp đồng và giải quyết mọi chi phí tham gia đấu thầu cho ghi âm chính thức.

4. RFQ – Request For Quotation

Yêu cầu báo giá – Request For Quotation (RFQ) là lời chào mời cho các nhà cung cấp có tính chất cụ thể và bao gồm tất cả các chi tiết liên quan đến các sản phẩm / dịch vụ đang được Mua hàng. RFQ được phát hành sau RFP, nhưng cũng có thể được cấp riêng cho hàng hóa và dịch vụ với tiêu chuẩn hóa đặc biệt.

D. Làm thế nào để đánh giá các câu trả lời từ nhà thầu?

Đánh giá phản hồi RFP phải là một quá trình hợp tác từ phía người mua: những người từ nhóm tìm nguồn/ bộ phận Mua hàng, các bên liên quan và đôi khi là các chuyên gia hoặc chuyên gia tư vấn độc lập.

Vì RFP thường có tính chất định tính cao, nên việc biến các đánh giá thành điểm số thực tế để lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng có thể được hỗ trợ bằng các biện pháp định lượng. Tổ chức có thể đưa ra chuỗi điểm từ 1 – 5 tương đương: Rất kém – Rất tốt.

E. Những trở ngại lớn trong quy trình RFP

Tốn thời gian

Ngay cả khi tổ chức sử dụng hệ thống phần mềm, hoặc đầu tư nhân sự ở quy trình này, những hoạt động sau vẫn chiếm rất nhiều thời gian:

• Đối chiếu và tổ chức các buổi phản hồi với nhiều nhà cung cấp để thông tin cho các bên liên quan xem xét kết quả
• Tổng hợp thông tin tất cả các nhà cung cấp để làm một so sánh chính xác
• Theo dõi những nhà cung cấp chưa phản hồi và đảm bảo họ đáp ứng đúng thời hạn
• Sắp xếp các tệp đính kèm mà nhà cung cấp gửi
• Thu thập phản hồi từ các bên liên quan nội bộ trong tổ chức

Sự tham gia từ rất nhiều bên liên quan

Sự tham gia của các bên liên quan nội bộ là điều quan trọng bởi họ cũng là những yếu tố chịu trách nhiệm chính trong việc xác định nhà thầu được chọn. Nghiên cứu từ IDG cho thấy các giao dịch mua hàng công nghệ gắn liền với kinh doanh thường liên quan đến 15,5 người trên 5,8 chức năng khác nhau.

Để tăng hiệu quả trong việc phối hợp các bên liên quan, các tổ chức nên:

• Làm rõ khung cơ hội với dữ liệu chi tiêu; phân tích rõ ràng về cách tất cả các thành viên sẽ được hưởng lợi;
• Suy nghĩ về các bên liên quan sẽ mang lại giá trị nào và vị trí – nhiệm vụ của họ trong quy trình
• Xác định phương thức liên lạc tối ưu nhất với tất cả các bên liên quan
• Xác định trách nhiệm và vai trò trong toàn bộ quá trình với mốc thời gian rõ ràng:
  • Người quản lý dự án là ai?
  • Một chuyên gia vấn đề là ai?
  • Những người nào sẽ làm chức năng đánh giá?
• Đưa tính minh bạch làm chìa khóa trong toàn bộ quá trình. Điều này có thể rất khó khăn nếu không có công nghệ phù hợp.
• Những bản báo cáo sẽ giúp mọi người trong tổ chức hiểu được tác động của họ. Mua hàng, hoặc bất kỳ nhóm nào được giao nhiệm vụ chạy quy trình RFP, nên chuyển tất cả thông tin thành số liệu để hiểu ai đã giành được hợp đồng và tại sao, tổng ngân sách dự án là bao nhiêu và so sánh với chi tiêu.

---