Inventory là một phần chi phí quan trọng trong kinh doanh, các tổ chức luôn không ngừng thực hiện những giải pháp để tìm ra mức tồn kho tối ưu, những mức có thể tối đa hóa lợi nhuận, hiệu quả sản xuất và dịch vụ khách hàng. Hàng tồn kho cũng có thể được coi là một khoản đầu tư, nếu được quản lý đúng cách, có thể là tài sản chiến lược cho tổ chức. Việc quản lý tồn kho (Inventory Management) hiệu quả có thể bảo vệ doanh nghiệp khỏi sự biến động cả về nhu cầu và nguồn cung.

 

Theo Từ điển APICS, phiên bản thứ 16, Inventory được định nghĩa là những vật phẩm được sử dụng để hỗ trợ sản xuất (nguyên vật liệu thô và bán thành phẩm), các hoạt động hỗ trợ (cung cấp bảo trì, sửa chữa và vận hành), và dịch vụ khách hàng (thành phẩm và phụ tùng thay thế). 

Các loại Inventory (Types of Inventory)

Tồn kho nguyên vật liệu

Đây là loại hàng tồn kho bao gồm các nguyên liệu hay chất liệu cần thiết để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ. Raw material inventory đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự liên tục của quy trình sản xuất.

Hàng tồn kho theo quy trình (WIP)

Đây là hàng tồn kho chứa các thành phẩm đang trong quá trình sản xuất, bao gồm tất cả nguyên liệu từ nguyên liệu thô đang được chuẩn bị cho bước đầu tiên của khâu sản xuất đến đến nguyên liệu đã xử lý hoàn chỉnh đang chờ kiểm tra nghiệm thu thành phẩm nhập kho.

Hoàn thành việc kiểm kê hàng hóa

Đây là loại hàng tồn kho chứa các sản phẩm đã hoàn thành và sẵn sàng để được giao hàng cho khách hàng. Finished goods inventory đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì sự cân đối giữa cung và cầu.

Hàng tồn kho đang vận chuyển (Hàng tồn kho phân phối)

Đây là hàng tồn kho đang nằm trong hệ thống vận chuyển và phân phối, bao gồm các điểm lưu trữ trung gian trên đường đi. Trong B2B, hàng tồn kho đang vận chuyển thường đề cập đến các sản phẩm đang trên đường từ nhà bán buôn đến nhà bán lẻ, hay nhà phân phối. Trong B2C, nó đề cập đến các sản phẩm đang trên đường từ kho của người bán đến người tiêu dùng cuối cùng.

MRO (Bảo trì / Sửa chữa / Vật tư Vận hành)

Đây là hàng tồn kho chứa các vật phẩm dùng cho việc bảo trì, sửa chữa của một doanh nghiệp. MRO inventory đảm bảo rằng các hoạt động bảo trì và vận hành diễn ra nhanh chóng khi cần thiết và không bị gián đoạn.

Chức năng của Inventory – Functions of Inventory

Tất cả các chức năng của hàng tồn kho đều đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu và đảm bảo sự liên tục của hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một giải thích chi tiết về từng chức năng của hàng tồn kho

Chính sách hàng tồn kho – Inventory Policy

Chính sách hàng tồn kho chỉ ra cách tiếp cận của tổ chức đối với việc quản lý hàng tồn kho ở cả cấp độ tổng hợp và từng khoản. Theo từ điển của APICS, kiểm soát hàng tồn kho là các hoạt động và kỹ thuật nhằm duy trì mức độ mong muốn của các mặt hàng, dù là nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang hay thành phẩm. Kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng để đảm bảo rằng chính sách hàng tồn kho được thực hiện chính xác, phù hợp với mục tiêu hàng tồn kho và chiến lược tồn kho tổng thể. 

Một số mục tiêu thúc đẩy các quyết định về chính sách hàng tồn kho của một tổ chức, bao gồm tổng số lượng hàng tồn kho cần và dịch vụ khách hàng. Mục tiêu của dịch vụ khách hàng là cung cấp chính xác sản phẩm mà khách hàng muốn vào thời gian và địa điểm mong muốn với mức giá mà khách hàng sẵn sàng chi trả.

Việc thiết lập chính sách liên quan đến hàng tồn kho đòi hỏi Cân bằng sự đánh đổi giữa các lợi ích cạnh tranh trong một tổ chức. Một số đánh đổi trong quá trình tìm nguồn cung đối với các quyết định lập kế hoạch hàng tồn kho.

Hiệu quả hoạt động sản xuất

Hoạt động sản xuất hiệu quả nhất khi có thể chạy sản xuất dài hạn và tần suất thay đổi dây chuyền sản xuất (changeover) được giảm thiểu. Điều này tạo ra một mâu thuẫn giữa hiệu quả vận hành và dịch vụ khách hàng.

 

Một ví dụ về hiệu quả vận hành liên quan đến quản lý hàng tồn kho là độ chính xác của bản ghi hàng tồn kho. Việc có thông tin hàng tồn kho chính xác hơn cải thiện quá trình lập kế hoạch và dịch vụ khách hàng, tuy nhiên, điều này đòi hỏi thời gian và chi phí để tiến hành kiểm đếm hàng tồn kho (ví dụ: kiểm đếm theo chu kỳ) và/hoặc sử dụng công nghệ như mã vạch hoặc công nghệ chọn hàng (ví dụ: chọn hàng dựa trên ánh sáng, chọn hàng dựa trên giọng nói).

Dịch vụ khách hàng

Mức dịch vụ (Service Levels) mà doanh nghiệp cam kết phục vụ các khách hàng của mình được xác định trong chính sách cấp độ dịch vụ (Service Levels Policy). Các nhóm khách hàng mang lại lợi nhuận cao nhất có thể nhận được mức dịch vụ cao nhất, và nhóm khách hàng khác có thể nhận mức dịch vụ thấp hơn. Tuy nhiên, những tình huống không chắc chắn có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, ví dụ như thời gian dừng máy hoặc sự chậm trễ trong cung cấp. Để giảm thiểu những tình huống không chắc chắn trong dịch vụ khách hàng thường đòi hỏi tăng lượng hàng tồn kho. Điều này có thể làm tăng chi phí lưu trữ và quản lý, bên cạnh đó là những rủi ro về chất lượng hàng hóa.

Lợi nhuận tài chính

Mục tiêu tài chính của tổ chức được đảm bảo khi đầu tư vào hàng tồn kho được giảm thiểu (ít hàng tồn kho) và hàng tồn kho được chuyển thành doanh số bán hàng càng nhanh càng tốt. Điều này đòi hỏi duy trì mức tồn kho thấp, thời gian giao hàng ngắn và tỷ suất xoay vòng hàng tồn kho cao. 

 

Tuy nhiên, điều này có thể xung đột với mục tiêu dịch vụ khách hàng và hiệu suất vận hành. Mục tiêu tài chính của tổ chức là giảm thiểu mức tồn kho để tối ưu hóa lợi nhuận, nhưng việc giữ mức tồn kho thấp có thể dẫn đến khả năng không thể đáp ứng đúng lịch trình giao hàng của khách hàng và yêu cầu thực hiện các quy trình sản xuất ngắn hạn.

Tác động môi trường

Trong khi ba yếu tố trên là những yếu tố quan trọng nhất, một tổ chức có thể có mục tiêu về bền vững. Những mục tiêu về bền vững liên quan đến hàng tồn kho có thể bao gồm việc sử dụng chất liệu ít nguy hiểm, nguồn cung ứng bền vững, giảm thiểu lãng phí và sản xuất quá mức, giảm thiểu thải ra môi trường, tiết kiệm năng lượng và tài nguyên, sử dụng bao bì và phương tiện vận chuyển thân thiện với môi trường, và sản xuất các sản phẩm an toàn cho công nhân, khách hàng và môi trường. 

 

Những mục tiêu này đôi khi có xung đột với việc giảm thiểu chi phí, có thể làm phức tạp hiệu suất vận hành và giảm khả năng cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Tuy nhiên, khách hàng có thể sẵn lòng trả thêm tiền cho các sản phẩm bền vững.

Thách thức trong quản lý tồn kho (Challenges in Inventory Management)

Quản lý tồn kho (Inventory Management) là một trong những yếu tố quan trọng và phức tạp của hoạt động kinh doanh. Được thực hiện đúng cách, quản lý tồn kho giúp đảm bảo sự cân bằng giữa cung và cầu, tối ưu hóa chi phí và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên, cùng với những lợi ích, quản lý tồn kho cũng mang đến một loạt thách thức mà doanh nghiệp cần đối mặt.

Thách thức trong việc quản lý tồn kho có thể được chia thành hai nhóm chính là thách thức bên trong và thách thức bên ngoài doanh nghiệp

Thách thức bên trong

Thách thức bên ngoài

Thời gian cung ứng (lead time) là một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý tồn kho vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến dự báo, mức tồn kho, chi phí và dịch vụ khách hàng. Hiểu và quản lý hiệu quả thời gian cung ứng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tồn kho, cải thiện hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Cùng VILAS tìm hiểu sâu các khía cạnh liên quan đến sự ảnh hưởng của Lead times lên hiệu quả quản lý tồn kho. qua bài viết “Lead time – Yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công trong quản lý tồn kho“

---

Nguồn tham khảo

1. Module 4, Section A, B, C – CSCP – APICS

2. APICS Dictionary Version 16