Total Cost Ownership – Tiếp cận chi phí tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng

Trong thời đại toàn cầu hóa và kỹ thuật số hóa, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức và cạnh tranh. Quản lý chi phí một cách chặt chẽ là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp. Để quản lý chi phí chuỗi cung ứng hiệu quả, việc phân tích tổng chi phí sở hữu – Total Cost Ownership (TCO) là bước không thể thiếu giúp chuỗi cung ứng có thể tối ưu chi phí. 

Lợi ích của phân tích Total Cost Ownership

Khái niệm tổng chi phí sở hữu (Total Cost Ownership) đề cập đến việc phân tích chi phí một cách toàn diện, giúp doanh nghiệp xác định được các chi phí tiềm ẩn (Hidden costs), là những chi phí thường bị bỏ qua nhưng lại có tác động lớn đến hiệu quả và chi phí tổng thể chuỗi cung ứng.

Bên cạnh đó, Total Cost Ownership còn giúp doanh nghiệp nhìn thấy được những khoản chi phí có thể phát sinh trong tương lai (Future costs), từ đó lập kế hoạch tài chính và ngân sách cho các hoạt động của mình, và tìm ra các cơ hội để giảm thiểu hoặc tránh được các chi phí không cần thiết hoặc không mang lại giá trị cho chuỗi cung ứng.

Không những thế, từ việc phân tích Total Cost Ownership, doanh nghiệp có thể nhìn thấy được chi phí cơ hội (Opportunity costs) là những giá trị tiềm năng hoặc lợi nhuận mà doanh nghiệp có thể đạt được khi chọn một quyết định khác quyết định hiện tại.

Từ việc xác định được các Hidden costs, Future costs và opportunity costs, phân tích Total cost ownership trong chuỗi cung ứng sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Đưa ra quyết định mua hàng thông minh và hiệu quả hơn vì người mua hàng có thể so sánh được giá trị tổng thể mà doanh nghiệp đạt được trên tổng chi phí phải chi trả giữa các nhà cung cấp khác nhau.
• Tối ưu hóa các nguồn lực và tăng cường hiệu suất của chuỗi cung ứng bằng cách giảm thiểu hoặc loại bỏ các chi phí không cần thiết hoặc không mang lại giá trị. 
• Giúp tăng cường khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp bằng cách giảm chi phí tổng thể và tăng giá trị cho khách hàng
• Đánh giá và chọn sản phẩm thân thiện với môi trường. Điều này giúp thúc đẩy doanh số đối với nhóm khách hàng quan tâm đến việc bảo vệ đến môi trường    
• …

Thách thức thường gặp trong phân tích Total Cost Ownership

  

Tuy nhiên, việc áp dụng phân tích Total Cost Ownership trong chuỗi cung ứng cũng gặp phải một số thách thức và khó khăn:    

• Đầu tiên, việc xác định và đo lường các chi phí tiềm ẩn và chi phí cơ hội không dễ dàng, vì chúng thường không được ghi nhận hoặc thể hiện rõ ràng trong các báo cáo tài chính hoặc hợp đồng. 
• Thứ hai, việc tính toán TCO đòi hỏi nhiều dữ liệu, công cụ và kỹ năng phân tích, mà không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn hoặc có thể đầu tư. 
• Thứ ba, việc triển khai và duy trì TCO yêu cầu sự thay đổi nhận thức và văn hóa của nhân sự và các bên liên quan trong chuỗi cung ứng, từ việc tập trung vào giá mua sang việc tập trung vào giá trị.
• …

Các chi phí cần xem xét trong Total Cost of Ownership

Khi áp dụng Total Cost of Ownership (TCO) trong chuỗi cung ứng, việc phân tích cần tập trung vào một số giá trị chính để đánh giá chi phí một cách toàn diện và chi tiết. TCO được phân thành nhiều nhóm danh mục khác nhau, điều này phụ thuộc vào từng doanh nghiệp và ngành hàng khác nhau.

Trong bài viết này, VILAS sẽ chia Total Cost Ownership thành 4 danh mục chi phí chính, bao gồm:

• Purchasing costs: những chi chi phí liên quan trực tiếp đến giá mua như: giá nguyên vật liệu (direct materials), phí nhân công (labor cost), các chi phí chung trong hoạt động mua hàng (overhead cost),…
• Acquisition costs: bao gồm những chi phí phát sinh sau khi đã hoàn thành giao dịch mua hàng, đây có thể là chi phí vận chuyển hàng hóa đến (inbound freight), phí kiểm tra, kiểm định (inspection), phí tiếp nhận (receiving cost), phí lưu kho (storage cost), phí đào tạo (training cost),…
• Usage costs: chi phí phát sinh trong quá trình chuyển đổi nguyên vật liệu đầu vào thành sản phẩm cuối cùng như chi phí để xử lý phế liệu (scrap cost), hàng sản xuất lỗi, phí liên quan đến bảo trì (maintenance), kiểm tra lần cuối (final inspection), trả hàng (return),…
• End of Life costs: đề cập đến những chi phí phát sinh khi kết thúc vòng đời của sản phẩm, liên quan đến việc xử lý, loại bỏ sản phẩm khi hết hạn hoặc không sử dụng được nữa như chi phí thanh lý (disposal costs), phí di dời (removal cost), phí tái chế (recycling cost), chi phí thu hồi (return logistics cost),…

Việc thực hiện phân tích chi phí tổng thể đòi hỏi các nhà quản lý bóc tách nhiều lớp và phân tích một cách chi tiết những chi phí trong mỗi danh mục trong Total Cost Ownership, ví dụ: nhóm chi phí nhân công (labor costs) sẽ được chẻ nhỏ hơn, bao gồm chi phí nhân sự phục kỹ thuật, nhân sự phục vụ hiện trường,… Từ đó có thể đánh giá một cách chính xác về tác động của các nhóm chi phí đó lên hiệu quả toàn chuỗi cung ứng. 

Các bước để áp dụng Total Cost of Ownership

Để áp dụng thực hiện phân tích Total cost ownership trong chuỗi cung ứng một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần có một chiến lược rõ ràng và toàn diện. Các bước cơ bản có thể bao gồm:

• Xác định mục tiêu và phạm vi của việc áp dụng TCO trong chuỗi cung ứng.
• Thu thập và xử lý dữ liệu về các nguồn chi phí trực tiếp, gián tiếp và cơ hội liên quan đến các sản phẩm hoặc dịch vụ mua từ các nhà cung cấp bên ngoài.
• Sử dụng các công thức, công cụ và kỹ thuật phù hợp để tính toán TCO cho mỗi lựa chọn mua hàng.
• So sánh và đánh giá các lựa chọn mua hàng dựa trên TCO và các tiêu chí khác như chất lượng, dịch vụ, tính bền vững, v.v.
• Theo dõi và kiểm soát TCO trong suốt vòng đời của sản phẩm hoặc dịch vụ mua hàng.
• Cải tiến liên tục TCO bằng cách thu thập phản hồi, xem xét kết quả và áp dụng các biện pháp khắc phục.

Kết luận

Để có thể tối ưu chi phí chuỗi cung ứng, bạn cần phải nhìn nhận một cách toàn diện và đi vào phân tích sâu tất cả các khoản chi phí được hình thành trong mỗi hoạt động chuỗi cung ứng. Từ đó có thể đánh giá được chi phí nào đang bất ổn, chi phí nào là thừa thãi hoặc không mang lại giá trị, nhóm hoạt động nào có thể đầu tư thêm để nâng cao giá trị cho doanh nghiệp.

Phân tích Total cost ownership (TC) là bước không thể thiếu để thúc đẩy quản lý hiệu quả chi phí chuỗi cung ứng. Bằng cách phân tích chi phí một cách toàn diện, doanh nghiệp có thể xác định các chi phí tiềm ẩn và chi phí phát sinh có thể tác động đến hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp.

 

Để áp dụng TCO thành công, các doanh nghiệp cần có một chiến lược rõ ràng và toàn diện, từ việc xác định mục tiêu, thu thập dữ liệu, tính toán, đưa ra các quyết định mua hàng, theo dõi, kiểm soát và cải tiến liên tục TCO.