Trong quản lý tồn kho, khái niệm Lead time có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Lead time trong chuỗi cung ứng được định nghĩa là khoảng thời gian từ thời điểm mà nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà kho, nhà phân phối, nhà cung cấp và nhà bán lẻ) xử lý một đơn đặt hàng, sản xuất một sản phẩm hoặc chuẩn bị một đơn đặt hàng đến điểm nó được giao cho khách hàng.  

Trong quy trình vận hành chuỗi đều bị giới hạn về mặt thời gian. Do vậy, nếu sản phẩm không được hoàn thiện và vận chuyển đúng kế hoạch, các doanh nghiệp sẽ dựa vào thông số Lead time để tìm ra nguyên nhân sửa chữa những lỗ hổng tồn tại trong quy trình, từ đó tối đa hóa lợi nhuận

Lead time liên quan trực tiếp điểm đặt hàng lại (Reorder Point) và mức dự trữ an toàn (Safety Stock), ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu suất của quá trình quản lý tồn kho.

Các loại Lead time

Thông thường Lead time có thể được chia thành 3 nhóm chính, bao gồm Material Lead time, Production Lead time và Delivery Lead time.

Material Lead Time (Thời gian cung cấp nguyên vật liệu)

Thời gian nhà cung cấp cần để cung cấp nguyên vật liệu để chuẩn bị sẵn sàng sử dụng trong quá trình sản xuất. Thời gian này bao gồm cả việc đặt hàng (Order Time), vận chuyển và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (quality check time). 

Production Lead Time (Thời gian sản xuất)

Đây là thời gian mà sản phẩm được sản xuất từ khi nguyên vật liệu được nhận vào quá trình sản xuất cho đến khi sản phẩm hoàn thành. Thời gian này bao gồm các giai đoạn lập kế hoạch sản xuất (Planning Time), đến sản xuất (Production time), kiểm tra chất lượng (quality check time), đóng gói (Packing time), và  lưu kho thành phẩm (Delivery time to Warehouse).

Delivery Lead Time (Thời gian giao hàng)

Thời gian mà hàng hóa mất để được vận chuyển từ cửa hàng hoặc kho hàng tới tay khách hàng. Thời gian này bao gồm cả quá trình đóng gói (packing time), vận chuyển và giao nhận (Delivery Time to Customer).

Mối quan hệ giữa Inventory Levels và Lead Time

Ngoài việc xác định số lượng và vị trí của các kho hàng, các nhà quản lý phải giám sát việc cung cấp cho các kho hàng với mức tồn kho (Inventory Level) tối ưu bằng cách thiết lập các mạng lưới vận chuyển đảm bảo hàng hóa đến và đi từ các kho hàng đúng thời gian.

Nhu cầu không thể dự đoán được một cách chính xác, cùng với các yếu tố bất khả kháng như tai nạn và điều kiện thời tiết bất lợi, đồng nghĩa với việc duy trì một số mức tồn kho tại các vị trí khác nhau trên chuỗi cung ứng thường là cần thiết. Lead time là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến mức tồn kho và việc quản lý tồn kho hiệu quả có thể được đạt thông qua việc tối ưu hóa Lead time và mức tồn kho.

Khi Lead time dài, tức là thời gian từ khi đặt hàng cho đến khi hàng được giao tới khách hàng kéo dài, mức tồn kho cần được duy trì cao hơn để đảm bảo sẵn có đủ hàng trong thời gian chờ đợi. Điều này có thể gây ra một số vấn đề như chi phí lưu trữ tăng lên, rủi ro tồn kho tăng và nguy cơ hàng tồn kho không bán được trong thời gian chờ đợi. Tuy nhiên, quản lý tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng overstocking (hàng tồn kho quá mức) khi mức tồn kho vượt quá nhu cầu thực tế.

Mặt khác, khi Lead time ngắn, mức tồn kho có thể được giảm xuống vì hàng được cung cấp nhanh chóng. Điều này giúp giảm chi phí lưu trữ, giảm rủi ro tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng giảm quá mức mức tồn kho có thể làm tăng rủi ro stock out (hết hàng) khi không đủ hàng sẵn có để đáp ứng yêu cầu. Để đạt được một sự cân bằng hợp lý giữa Lead time và mức tồn kho, quản lý tồn kho cần xác định mức tồn kho an toàn (safety stock) dựa trên thời gian Lead time và biến động của nhu cầu. 

Cân bằng giữa mức tồn kho và Lead time là một thách thức trong quản lý tồn kho. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng cân bằng giữa Inventory Levels và Lead Time bằng cách chú trọng quản lý các yếu tố quan trọng và áp dụng những hướng tiếp cận phù hợp.

4 Yếu tố phải chú trọng quản lý giúp cải thiện hiệu quả tối ưu Inventory Levels và Lead Time

3 Hướng tiếp cận hỗ trợ tối ưu hóa Lead time và Inventory Levels

Lợi ích và Thách thức trong việc cân bằng Inventory Levels và Lead Time

Lợi ích

Thách thức

Tuy việc quản lý hiệu quả Inventory Levels và Lead time giúp tác động rất tích cực đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng điều này cũng tạo ra nhiều thách thức khi áp dụng những kỹ thuật hướng đến điểm cân bằng giữa mức tồn kho và Lead time, bắt buộc doanh nghiệp phải cân đối giữa những đánh đổi với lợi ích mà những kỹ thuật này mang lại. Một số đánh đổi có thể cân nhắc bao gồm

Mặc dù đối mặt với những thách thức và đánh đổi, áp dụng những kỹ thuật cân bằng giữa Inventory và Lead Time mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp. Khả năng giảm chi phí tồn kho, tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng và nâng cao hiệu suất tổng thể của tổ chức khiến việc ứng dụng những kỹ thuật này trở thành mục tiêu quan trọng trong quản lý tồn kho của một doanh nghiệp.