Hoạch định nhu cầu và nguồn cung là công việc thú vị và cũng nhiều thách thức, luôn đòi hỏi sự thích ứng nhanh với những thay đổi của nhiều yếu tố tác động khác nhau.
Ngày nay, các công cụ hỗ trợ tính toán, hệ thống quản lý thông tin đã và đang trở thành sức mạnh để tăng độ chính xác của dự báo, và khả năng ứng phó với biến động của rất nhiều doanh nghiệp. Thế nhưng, không nhiều tổ chức hiểu sâu sắc về những yếu tố tác động cung cầu từ khối dữ liệu lớn. Cũng như không có công cụ, hệ thống nào được ứng dụng mãi vì sự thay đổi mô hình, chiến lược kinh doanh để tồn tại và phát triển trong môi trường ẩn chứa nhiều biến động như hiện nay.
Vậy nên, các nhà hoạch định nhu cầu và cung ứng trong thời đại số lẫn VUCA phải nhận thức rõ những sai sót phổ biến của công việc hoạch định và điều kiện cần để vượt qua những thách thức và tự tin phát triển công việc ở bất kỳ tổ chức, ngành hàng nào.
4 sai lầm phổ biến trong hoạch định nhu cầu và nguồn cung
Sai lầm 1: Không sử dụng dữ liệu hợp lý, và dựa vào dữ liệu không chính xác hoặc lỗi thời
Dữ liệu là nguồn tri thức về thị trường. Vậy nên, hiểu biết về thị trường nhu cầu và khả năng cung ứng mà được đúc kết từ phân tích dữ liệu quy mô lớn và đáng tin cậy, sẽ giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ theo từng đoạn thời gian trong tương lai và kiểm soát được sai lệch giữa dự báo với thực tế, nhất quán những chỉ tiêu vận hành, và kế hoạch chung giữa các bộ phận. Từ đó, đạt được kết quả tổng thể mà tầng chiến lược đề ra.
Hoạch định nhu cầu và nguồn cung đều cần thông tin đầu vào để phân tích, thống nhất. Sự rõ ràng về loại thông tin cần có, và mức độ tin cậy là vô cùng quan trọng. Nếu dữ liệu đầu vào không được xác minh tính chính xác, hay lỗi thời vì sự khác biệt to lớn về bối cảnh kinh doanh sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với tình huống thiếu hàng hay thừa hàng và không phối hợp được với kế hoạch kinh doanh.
Sai lầm 2: Bỏ qua tác động của yếu tố bên ngoài
Hoạch định nhu cầu và nguồn cung là quá trình có tính liên đới và tương tác cao. Các bên liên quan trong vòng tương tác này gồm các phòng ban chức năng và đối tác là nhà phân phối hay khách hàng, nhà cung cấp của doanh nghiệp.
Sự tương tác này là thiết yếu. Bởi lẽ, công việc kinh doanh chịu tác động và phải đối mặt với sự thay đổi của điều kiện thị trường về
- Thị hiếu và kỳ vọng của khách hàng
- Hoạt động của đối thủ
- Môi trường và thiên nhiên
- Đổi mới công nghệ
Những yếu tố này tạo nên sự biến đổi trong mô hình cung và cầu, ảnh hưởng đến mức độ chính xác và độ tin cậy của kế hoạch. Vì vậy, việc không cân nhắc và đo lường mức độ tác động của các yếu tố ở cấp vĩ mô và vi mô để tinh chỉnh kế hoạch, doanh nghiệp sẽ không lường trước và nhanh chóng ứng phó với những biến động có thể diễn ra.
Bằng cách chú ý và chọn lọc dữ liệu quá khứ để phân tích; cũng như tìm hiểu, dự đoán các sự kiện hiện tại hoặc có khả năng xảy ra, các nhà lập kế hoạch sẽ hoạch định tốt hơn cho những giai đoạn nhu cầu tăng hoặc giảm và điều chỉnh lượng hàng tồn kho của họ dựa trên dữ liệu đó.
Sai lầm 3: Không thống nhất được kế hoạch cung cầu
Hoạch định nhu cầu và hoạch định cung ứng có thể thuộc trách nhiệm của những cá nhân hay phòng ban riêng biệt. Do đó, sẽ có sự khác biệt về mức độ nhu cầu (demand level) và mức độ cung ứng (supply level). Đây là điều bình thường do các thông tin đầu vào như: giả định, mục tiêu, động cơ và yếu tố được đưa vào quá trình làm 2 kế hoạch có sự khác biệt.
Sự khác biệt này có thể tạo ra xung đột lợi ích và không tin tưởng việc thực thi một kế hoạch. Tình trạng này là do bên còn lại không nắm rõ ngữ cảnh, yếu tố được đưa vào cân nhắc. Việc đối tác hoạch định thiếu tầm nhìn hoặc chưa thấu hiểu sự gắn kết giữa mục tiêu chiến lược và mục tiêu vận hành cũng đóng góp vào thực trạng “mỗi bên đi một hướng” vì lợi ích phòng ban.
Sai lầm 4: Làm việc với tầm nhìn “cô lập” (silos)
Có nhiều thành tố khiến cho việc giao tiếp giữa các bộ phận bị hạn chế. Như là:
- Kiến trúc kinh doanh và thông tin
- Tầm nhìn, giá trị và văn hoá
- Hệ thống cấp bậc
- …
Việc thiếu sự thuận tiện, sẵn sàng và chủ động giao tiếp cần thiết cho quá trình hoạch định khiến nhân sự bị hạn chế nhận thức về các ảnh hưởng chỉ tiêu giữa những chức năng. Mà thông tin này nằm ngoài hiểu biết của người làm hoạch định. Kết quả là khi doanh nghiệp đối mặt với những biến động, tăng chi phí hay mất doanh thu, các phòng ban sẽ đổ lỗi và chỉ trích lẫn nhau. Đồng thời, những ưu tiên của bộ phận trở nên tách rời với nhau và thay thế các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
Làm gì để vượt qua những thách thức - Tự tin phát triển công việc hoạch định nhu cầu và nguồn cung?
Nâng cao hiểu biết toàn diện về ý nghĩa và vai trò hoạch định
Bất kỳ nhân sự và đội ngũ làm hoạch định nào cũng dễ dàng mắc phải những sai lầm trên do các yếu tố khách quan hoặc chủ quan. Nhân sự giỏi là người có thể hình dung ra phương thức hạn chế những sai sót trong công việc. Hơn nữa, họ xác định được đâu là những việc quan trọng, vừa giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu tối đa lợi nhuận khi thích nghi với các biến đổi trong môi trường kinh doanh, vừa sẽ là di sản cho đội ngũ hoạch định về lâu dài.
Nền tảng cho sự xuất sắc trên chính là hiểu biết toàn diện về hoạch định nhu cầu và nguồn cung, bao gồm việc thấu đáo về về ý nghĩa, và trách nhiệm của vai trò hoạch định đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Thế nên, nhân sự hoạch định cần xây dựng kiến thức sâu sắc về công việc và luôn mài dũa sự thấu hiểu này thông qua trải nghiệm của bản thân và các nhân sự từ nhiều ngành hàng và khu vực khác.
Tham khảo thực tiễn nổi trội và vận dụng những nguyên tắc quan trọng
Nếu hiểu biết về ý nghĩa công việc giúp nhân sự luôn có động lực bước tiếp bất kể khó khăn trong công việc, thì sự nắm bắt, tham khảo những thực hành vượt trội và cách áp dụng nguyên tắc theo bối cảnh kinh doanh từ những doanh nghiệp khác sẽ là đòn bẩy ý tưởng cho nhiều cải tiến phù hợp với mục tiêu và điều kiện của công ty.
Điều cần lưu ý là doanh nghiệp cần biết cách lựa chọn các phương pháp thực hành phù hợp theo đặc tính thị trường mà họ phục vụ và tích hợp với nền tảng công nghệ để đạt được hiệu quả cạnh tranh.
Theo ông Peter – Executive Vice President của ASCM, ngay cả khi nhà lãnh đạo không tham khảo được những thực tiễn áp dụng, thông lệ để cải tiến quá trình hoạch định, họ có thể áp dụng 7 nguyên tắc như sau cho chính doanh nghiệp:
- Quản lý dữ liệu kinh doanh một cách có tổ chức. Bao gồm dữ liệu về nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất, thành phẩm, khách hàng, người tiêu dùng, nhà cung cấp tiers 1-3;
- Đồng bộ hóa các quy trình lập kế hoạch chiến lược, vận hành, và thực thi theo phạm vi và khoảng thời gian làm mới dữ kiện;
- Hoàn thiện quá trình hợp tác với khách hàng và nhà cung cấp để điều hoà dự báo, đơn đặt hàng, hàng tồn, lượng hàng bán (sell in) và lượng hàng tiêu thụ (sell out);
- Hiểu sâu sắc về các yếu tố đầu vào của dự báo bao gồm sai số dự báo, sai lệch tích lũy, mức tăng – giảm theo tính chất mùa vụ, chiến dịch truyền thông – bán hàng, tung sản phẩm mới hay biến động số lượng cuối năm, … dựa trên phân tích dữ liệu thiết thực;
- Tập trung cao độ vào dữ liệu ở Điểm bán hàng (Point-of-sell) và Lượng hàng bán (Sell-through);
- Quản lý vòng đời sản phẩm có kỷ luật để thu hẹp khoảng cách giữa phát triển sản phẩm và cung ứng;
- Liên tục cải tiến cách tiếp cận để hiểu khách hàng và hành vi mua sắm, tiêu dùng của họ.
Mài dũa liên tục khối kiến thức cốt lõi
Có thể thấy, sự phát triển của công nghệ thông tin và những biến động thiên nhiên, xã hội đã và đang thay đổi phạm vi, chuẩn mực thực thi và vai trò và phương thức hoạch định. Tuy nhiên, những nguyên lý và yếu tố thiết yếu để thành công của toàn bộ quá trình này vẫn không thay đổi. Hơn nữa, khối kiến thức này ngày càng được chú trọng trong nhận thức của các nhà lãnh đạo lẫn đội ngũ vận hành khi đối mặt với những vấn đề phức tạp, ảnh hưởng dài hạn, sâu rộng đến tài chính, và sự phát triển của doanh nghiệp.
Hiểu sâu sắc về Hoạch định Nhu cầu và Cung ứng bao gồm:
- Giá trị cốt lõi của hoạch định nhu cầu và cung ứng, bao gồm định nghĩa và các thành phần của hoạch định nhu cầu, cũng như mục tiêu của quản lý cung ứng;
- Những yếu tố cần xem xét trong quá trình lập kế hoạch nhu cầu, bao gồm các phương pháp dự báo khác nhau và quy trình hoạch định nhu cầu;
- Các yếu tố cần xem xét trong quá trình lập kế hoạch cung ứng, gồm các quy trình kinh doanh, yêu cầu năng lực, ràng buộc và tận dụng tối đa năng lực;
- Thống nhất kế hoạch Bán hàng và Cung ứng (S&OP) với những vai trò, trách nhiệm chính, và những yếu tố góp phần vào tính hiệu quả và trưởng thành của quá trình này;
- Thực thi theo kế hoạch đã được thống nhất qua S&OP để đảm bảo tính nhất quán ở mục tiêu liên phòng ban của doanh nghiệp.
Hiểu nguyên lý và nguyên tắc thiết yếu trên giúp nhân sự làm hoạch định nắm bắt tốt hơn những cân nhắc, động cơ trong kế hoạch của các chức năng và giao tiếp thông tin hiệu quả giữa các bộ phận, cấp bậc. Hơn thế nữa, nhân sự có khả năng xác định những rủi ro nằm ngoài dự báo do thiếu toàn diện về các yếu tố tác động hoặc dữ liệu kém tin cậy đầu vào. Cuối cùng, sự thấu hiểu về yếu tố thành công của quá trình S&OP cho phép nhân sự tăng năng lực lãnh đạo, thuyết phục và tham vấn cho nội bộ để cùng thống nhất phương án tốt nhất theo các mục tiêu chiến lược.
Kết lại
Nhân sự làm hoạch định nhu cầu và cung ứng trong thời đại VUCA dễ mắc phải những sai lầm liên quan đến việc cân nhắc yếu tố tác động; hiểu và sử dụng dữ liệu; trao đổi thông tin; thống nhất kế hoạch. Để thành công vượt qua những thách thức và góp phần giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu chiến lược, nhân sự trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng cần phát triển tư duy toàn diện và khối kiến thức hoạch định cốt lõi, có khả năng thích ứng với mọi ngữ cảnh, đổi thay.
Chương trình Đào tạo Demand & Supply Planning (DSP) cung cấp kiến thức chuyên môn về các nguyên tắc và thực tiễn của việc lập kế hoạch cung – cầu. Chương trình Đào tạo Demand & Supply Planning (DSP) cung cấp kiến thức chuyên môn về các nguyên tắc và thực tiễn của việc lập kế hoạch cung – cầu.
