Một dự án thành công là dự án có sự phân chia rõ ràng về người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mỗi nội dung, phạm vi, hạng mục. Tuy nhiên, khi bắt đầu chạy một dự án triển khai S&OP mới chúng ta thường sẽ gặp phải các vấn đề phát sinh như về trách nhiệm không rõ ràng giữa các cá nhân hoặc đơn vị dẫn đến việc đổ lỗi lẫn nhau, không ai nhận trách nhiệm về mình. Trong tình trạng như vậy, Ma trận RACI là phương tiện đơn giản và hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề trên.

I. Ma trận RACI là gì?

Ma trận RACI là biểu đồ phân công trách nhiệm, vạch ra mọi nhiệm vụ, cột mốc hoặc các quyết định quan trọng liên quan đến việc hoàn thành dự án và đồng thời phân rõ vai trò nhân sự nào chịu trách nhiệm triển khai cho từng mục hành động (R – Responsible), nhân sự nào chịu trách nhiệm phê duyệt (A – Accountable, những nhân sự cần được Tư vấn (C – Consulted). Hoặc Nắm bắt thông tin cập nhật về dự án (I – Informed). Từ viết tắt RACI là viết tắt của bốn vai trò bên liên quan, ma trận RACI có thể ứng dụng hầu như trong bất kỳ dự án nào nói chung và cụ thể là việc triển khai S&OP.

II. Vai trò và trách nhiệm của ma trận RACI

Ma trận RACI định hình cấu trúc và sự rõ ràng để mô tả vai trò của các bên liên quan. Làm rõ trách nhiệm và đảm bảo rằng tất cả mọi thứ mà dự án cần thực hiện đều được giao cho một nhân sự và bộ phận cụ thể.

Bốn vai trò mà các bên liên quan có thể đóng trong bất kỳ dự án nào bao gồm:

• R – Responsible: Những nhân sự hoặc các bên liên quan chịu trách nhiệm thực hiện và triển khai công việc. Họ phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu hoặc đưa ra quyết định. Nhiều người có thể đóng vai trò là ‘Responsible’ để cùng nhau thực hiện công việc.

• A- Accountable: Nhân sự hoặc các bên liên quan là người nắm chính về công việc công việc đó. Người đó phải phê duyệt khi nhiệm vụ, mục tiêu hoặc quyết định được hoàn thành. Người này phải đảm bảo rằng các trách nhiệm được phân công trong ma trận cho tất cả các hoạt động liên quan. Để thành công đòi hỏi chỉ có một nhân sự hoặc bộ phận đóng vai trò ‘Accountable’.

• C – Consulted: Những nhân sự hoặc các bên liên quan cung cấp các thông tin đầu vào cũng như tư vấn, tham mưu trước khi công việc có thể được thực hiện và phê duyệt.

• I – Informed: Những nhân sự hoặc các bên liên quan cần nắm thông tin chi tiết về dự án. Họ cần cập nhật về tiến độ hoặc quyết định. Tuy nhiên, có thể họ không cần tư vấn chính thức. Cũng như không tham gia trực tiếp vào các nhiệm vụ hoặc quyết định.

Xem thêm: 5 Nhóm rủi ro chính trong chuỗi cung ứng

III. Quy trình tạo ma trận RACI

Quy trình đơn giản để tạo mô hình RACI bao gồm sáu bước sau:

1. Xác định tất cả các nhiệm vụ liên quan đến dự án và liệt kê chúng ở phía bên trái của biểu đồ theo thứ tự hoàn thành.
2. Xác định tất cả các bên liên quan của dự án và liệt kê chúng dọc theo đỉnh của biểu đồ.
3. Hoàn thành các ô của mô hình xác định RACI cho từng nhiệm vụ.
4. Đảm bảo mọi nhiệm vụ đều có ít nhất một bên liên quan đóng vai trò R – Responsible.
5. Không có nhiệm vụ phải có nhiều hơn một bên liên quan đóng vai trò A- Accountable. Giải quyết mọi xung đột khi có nhiều hơn một A- Accountable cho một nhiệm vụ cụ thể.
6. Chia sẻ, thảo luận và thống nhất mô hình RACI với các bên liên quan khi bắt đầu dự án. Điều này bao gồm giải quyết bất kỳ xung đột hoặc mơ hồ.

IV. Một số lưu ý khi tạo ma trận RACI

1. Phân tích cho từng bên liên quan:

• Có quá nhiều R: Một bên liên quan có quá nhiều dự án được giao cho họ không?
• Không có ô trống: Các bên liên quan có cần tham gia vào quá nhiều hoạt động không? Cần xem xét có thể thay đổi Responsible thành Consulted, hoặc Consulted thành Informed được không?
• Đồng thuận: Mỗi bên liên quan có hoàn toàn đồng ý với vai trò mà họ được chỉ định trong ma trận không? Khi đạt được thỏa thuận, điều đó nên được ghi nhận trong điều lệ và tài liệu của dự án.

2. Phân tích cho từng bước của các nhiệm vụ của dự án:

• Không có R: Nhân sự hay bên liên quan nào đang thực hiện và hoàn thành công việc trong bước này? Vai trò của ai là chủ động?
• Quá nhiều chữ R: Đây là một dấu hiệu của việc quá nhiều bộ phận hoặc nhân sự đang cùng thực hiện một nhiệm vụ. Và nó hoàn toàn không phải một phương pháp tốt phân công hiệu quả.
• Không có A: Ai là người đóng vai trò A- Accountable? Phải có một ‘A’ cho mỗi bước công việc của dự án. Một bên liên quan phải chịu trách nhiệm cho các sự việc xảy ra.
• Nhiều hơn một A: Có sự nhầm lẫn về quyền quyết định? Các bên liên quan có trách nhiệm giải trình có tiếng nói cuối cùng về cách công việc nên được thực hiện và cách giải quyết xung đột. Quà nhiều A sẽ dẫn đến việc ra quyết định chậm và gây nên các xung đột không đáng có.

Một số lưu ý khác:

• Mỗi ô được đều điền vào: Có phải tất cả các bên liên quan thực sự cần phải tham gia vào một nhiêm vụ đó? Có lợi ích chính đáng nào trong việc nhiệm vụ đó cần sự tham gia của tất cả các bên liên quan. Hay đó chỉ là sự đảm bảo cho công việc được hoàn thành một cách tốt nhất?
• Rất nhiều C: Có phải tất cả các bên liên quan cần được tư vấn thường xuyên, hoặc họ có thể được thông báo và đưa ra các trường hợp đặc biệt nếu họ cảm thấy cần phải được tư vấn? Quá nhiều C trong vòng lặp thực sự làm chậm dự án.
• Có phải tất cả các bên liên quan thực sự đả được liệt kê đầy đủ trong ma trận này. Đôi khi điều này rất khó để đảm bảo nếu như đó là một lỗi thiếu sót. Điều này thường được giải quyết tốt nhất bởi một ban chỉ đạo hoặc đội ngũ quản lý nắm được đầy đủ thông tin các bộ phận và phòng ban cho một dự án.