6 Key Challenges in Procurement Negotiation

Trong thu mua, đàm phán (Negotiation) được xem là hoạt động chủ chốt, góp phần quyết định sự thành công trong việc tối ưu chuỗi cung ứng. Một cuộc đàm phán thành công khi được thỏa thuận dựa trên tiêu chí Win – Win, nghĩa là tất cả đều có lợi. Người mua hưởng được mức giá và phúc lợi mà mình mong muốn, người bán bán được hàng hoá với mức lợi nhuận hợp lý. Và quan trọng là cả hai đều xây dựng được mối quan hệ hợp tác dựa trên tinh thần bền vững, lâu dài.

Tuy nhiên, trong quá trình đàm phán sẽ có không ít những yếu tố gây ảnh hưởng xấu đến kết quả cuối cùng. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 6 yếu tố thường thấy ở một nhà thu mua khiến cuộc đàm phán thất bại:

Vội vàng

Mọi sự nỗ lực, cố gắng để đạt được thành công đều cần có đủ thời gian để thực hiện. Đàm phán thành công đòi hỏi một quá trình tương tác giữa người mua và nhà cung cấp. Người mua cần có thời gian phân tích kỹ lưỡng giá trị sản phẩm, lắng nghe nhà cung cấp, đưa ra ý kiến, và quyết định phù hợp nhất, chính xác nhất, nhằm khai thác tối đa các quyền lợi cho doanh nghiệp. Do đó, sự vội vàng, hấp tấp có thể dẫn bạn đến những quyết định không đúng đắn và bỏ lỡ cơ hội tối ưu hoá chi phí chuỗi cung ứng.

Thiếu sự chuẩn bị

Có thể nói sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ quyết định 50% sự thành bại của một chiến lược. Trước khi tiến hành một cuộc đàm phán, bạn cần dành thời gian để tìm hiểu và phân tích nhiều yếu tố như: sản phẩm, lịch sử, hoạt động và những khách hàng lớn của nhà cung cấp. Từ đó, có thể khai thác nhiều khía cạnh, nhiều câu chuyện để đàm phán và tương tác với nhà cung cấp. Việc không chuẩn bị chu đáo có thể dẫn đến sự lúng túng, ngập ngừng, không tự tin, dẫn đến giảm khả năng thành công của cuộc đàm phán.

Áp dụng chiến lược không phù hợp

Việc “Râu ông này cắm cằm bà kia” là vấn đề các nhà thu mua thường gặp phải khi tiến hành một cuộc đàm phán. Nghĩa là việc áp dụng chiến lược đàm phán ngắn hạn cho nhà cung cấp dài hạn. Ví dụ khi bạn muốn mua một lô hàng với giá rẻ với thời gian hợp tác ngắn hạn, nhưng lại thương lượng, đàm phán để được chính sách và giá của một khách hàng dài hạn. Điều này là không thể, để giữ được thiện cảm và mối quan hệ lâu dài, nhà mua hàng cần đưa ra những lời đề nghị phù hợp và thỏa đáng, cả người bán và người mua đều đạt được những lợi ích riêng của mình.

THAM GIA: GROUP CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM

Thiếu kiên nhẫn

Thiếu kiên nhẫn cũng là một trong những lỗi sai dẫn đến một cuộc đàm phán thất bại. Mọi cá nhân đều có quyền nói lên quan điểm của mình, mọi ý kiến cần được tôn trọng. Bạn có quyền không chấp nhận lời đề nghị của đối phương, nhưng bạn nên lắng nghe và đưa ra phương án đàm phán của mình. Cuộc đàm phán nên được tiến hành dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau, và hướng đến kết quả cả hai đều có lợi.

Thiếu tự tin

Thiếu tự tin là một trong những mối đe dọa lớn đối với một cuộc đàm phán thành công. Một nguyên tắc chung dành cho các nhà đàm phán trong thu mua là: “Đừng bao sợ sợ hãi trước nhà cung cấp, dù họ có lớn mạnh đến đâu”. Chính sự tự tin và quyết đoán sẽ là chìa khóa đi đến sự thành công của một cuộc đàm phán. Để có được sự tự tin, cơ bản bạn phải có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kế hoạch, thông tin, điểm mạnh, điểm yếu cũng như những câu hỏi dành cho nhà cung ứng. Và hãy nhớ rằng tự tin nhưng không được quá khích, bạn cần giữ thái độ ôn hòa để hướng đến sự hợp tác lâu dài.

Quá cứng nhắc

Hãy nhớ rằng, thỏa thuận có lợi cho 2 bên chính là mục tiêu cuối cùng của một cuộc đàm phán. Giá cả chỉ là một trong nhiều mục tiêu cần phải đạt được, bạn cần phải đánh giá lại giá trị của sản phẩm, bạn sẽ nhận được phúc lời gì, và sau khi cuộc đàm phán, mối quan hệ giữa bạn và nhà cung ứng sẽ đi xa đến đâu, điều này sẽ mang lại những lợi ích gì. Bên cạnh đó, trong một cuộc đàm phán, đòi hỏi sự linh hoạt đối với cả người mua và người bán, không nên chấp nhận bất kỳ điều khoản và điều kiện nào mà không nghiên cứu kỹ lưỡng.

Tạm kết:

Đàm phán là kỹ năng vô cùng quan trọng và cần thiết đối với mọi lĩnh vực. Trong Thu mua, đàm phán hiệu quả sẽ mở ra nhiều cơ hội cho chuỗi cung ứng trong việc tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Để đàm phán thành công, bản thân người đàm phán cần có đủ sự tự tin và chiến lược kỹ lưỡng, chi tiết, quan trọng là luôn đặt lợi ích của tất cả các bên liên quan lên hàng đầu, và tránh mắc phải những lỗi như bài viết đã nêu. Đó chính là chìa khóa để đạt được thành công trong đàm phán mua hàng