Category management – Quy trình 6 bước phát triển chiến lược

Qua bài viết Category management – Chiến lược tối ưu chi phí và hiệu suất Mua hàng, VILAS đã cho thấy được vai trò và tầm quan trọng Category Management trong việc nâng cao hiệu suất mua hàng, tối đa hóa giá trị cho doanh nghiệp. Vậy để phát triển một chiến lược quản lý danh mục hiệu quả, doanh nghiệp cần làm gì? Quy trình và các bước thực hiện như thế nào? Tất cả sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây.

Thế nào là phát triển chiến lược Category management (category strategy development)?

Phát triển chiến lược danh mục (category strategy development) trong mua hàng là một phương pháp tiếp cận của chiến lược mua hàng, bằng cách sử dụng tất cả kiến thức đã được thu thập từ nghiên cứu và phân tích thị trường cùng các hoạt động nội bộ để tạo ra một kế hoạch phát triển danh mục. Category management strategy giúp các nhà quản lý điều chỉnh mục tiêu mua hàng với mục tiêu kinh doanh, xác định cơ hội tiết kiệm và tạo ra giá trị, đồng thời giảm thiểu rủi ro và thách thức trong hoạt động mua hàng và cung ứng hàng hóa. 

Vậy làm thế nào để phát triển một chiến lược quản lý danh mục thành công?

Để tạo một chiến lược quản lý danh mục thành công, các nhà quản lý cần đảm bảo nhiều yếu tố khác nhau bao gồm:

• Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp (Supplier Relationship Management)
• Đánh giá và thẩm định nhà cung cấp (Supplier evaluation and appraisal)
• Phân tích thị trường, bao gồm các yếu tố cạnh tranh và những yếu tố bên ngoài (Market analysis, competitive forces, and external factors)
• Xác định và quản lý các bên liên quan (Stakeholder identification and management)
• Mua hàng bền vững và tuân thủ giá trị đạo đức (Sustainable/ethical procurement)
• Lãnh đạo và quản lý nhóm (Team leadership and management)

Ngoài ra, kỹ năng mềm sẽ đóng một vai trò quan trọng trong chiến lược quản lý danh mục. Khả năng giao tiếp hiệu quả với nhiều phòng ban chức năng khác nhau trong tổ chức sẽ giúp các nhà quản lý Mua hàng phát triển một chiến lược Category Management thành công.

Thực hiện chiến lược quản lý danh mục như thế nào?

Sau khi chiến lược được thống nhất và được phê duyệt bởi ban quản lý cấp cao, người quản lý danh mục cần làm việc với các bên liên quan để đạt được sự ủng hộ. Chiến lược cần đạt được sự đồng thuận và hợp tác từ các nhóm chức năng chéo (Cross-Functional) trong doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả. 

Để đảm bảo chiến lược được thực thi và đạt được mục tiêu, người quản lý danh mục cần thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) hoặc mức dịch vụ thỏa thuận (Service Level Agreements – SLA) để bám sát tiến trình, theo dõi và đánh giá hiệu quả một cách liên tục và chính xác. 

Theo định kỳ trong quá trình quản lý, các danh mục cần được đánh giá lại. Mua hàng là một chức năng liên tục phát triển, vì vậy có thể xảy ra trường hợp một danh mục đã từng phù hợp trở nên lỗi thời, không còn quan trọng hoặc chuyển từ trực tiếp sang gián tiếp. Quá trình đánh giá lại sẽ đảm bảo rằng các danh mục luôn phù hợp và gắn liền với tầm nhìn chung của tổ chức.

Quy trình triển khai chiến lược quản lý danh mục

Theo CIPS – The Chartered Institute of Procurement and Supply, Chu kỳ quản lý danh mục (Category Management Cycle – CMC) là một quy trình có hệ thống được sử dụng để quản lý hiệu quả các danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ trong một tổ chức. Đây là các bước quan trọng để thực hiện quản lý danh mục một cách có hệ thống và hiệu quả. Các bước này giúp đảm bảo rằng quá trình mua hàng và quản lý danh mục được thực hiện dựa trên các nghiên cứu và phân tích cẩn thận, đảm bảo rằng các mục tiêu kinh doanh sẽ đạt được và các rủi ro được quản lý.

CMC bao gồm 4 giai đoạn chính:

Để có thể triển khai chi tiết, CMC có thể được phân chia thành 6 bước chính:

Bước 1: Xác định Danh mục (Define Categories)

 

Ở bước đầu tiên này, các nhà quản lý cần bắt đầu bằng việc đặt tên cho các danh mục, nhưng nhiều hơn thế, bạn cần phải xác định rõ phạm vi và những sản phẩm/dịch vụ mua hàng mà bạn sẽ quản lý trong mỗi danh mục. Các câu hỏi khóa mà bạn cần đặt ra bao gồm:

• Phạm vi thực sự của danh mục là gì?
• Những người liên quan chính trong danh mục này là ai?
• Các vấn đề quan trọng cần được giải quyết là gì, và mục tiêu kinh doanh nào cần xem xét?
• Liệu chúng ta có được hỗ trợ cho công việc này hay không?
• Chúng ta có đủ nguồn lực và kỹ năng để thực hiện công việc không?
• Chúng ta đã hiểu đầy đủ về những lợi ích và rủi ro có thể xảy ra chưa?

Các câu hỏi này giúp định rõ phạm vi của danh mục, tạo cơ hội thúc đẩy hiệu suất và giải quyết các vấn đề quan trọng.

Bước 2: Chuẩn bị & xác định các ưu tiên (Prepare & Prioritise)

Bước 2A: Xây dựng Tầm nhìn cho Danh mục (Create Category Visions)

Một số câu hỏi cần phải trả lời:

• Chúng ta có hiểu toàn diện về các nhu cầu và thách thức kinh doanh của tổ chức không (trong hiện tại và tương lai)?
• Kiến thức của chúng ta về thị trường bên ngoài, những xu hướng và yếu tố thúc đẩy thị trường đang rất sâu rộng, và chúng ta đã đánh giá đúng vị thế của tổ chức trong bối cảnh thị trường này, phải không?
• Chúng ta đã xác định được những cơ hội cải tiến mà chúng ta có thể đạt được thông qua sự hiểu biết sâu rộng về khía cạnh thương mại và kinh tế chưa?
• Liệu có những cơ hội có thể nhanh chóng được khai thác thông qua việc tiến hành nghiên cứu và phân tích ngay từ bây giờ chưa? Và chúng ta có thể thực hiện những điều này trước khi xây dựng chiến lược cuối cùng không?

Điều này sẽ giúp bạn xác định được những cơ hội cải thiện dựa trên những hiểu biết cụ thể về thị trường

Bước 2B: Đặt mục tiêu cho Danh mục (Set Category Objectives)

 

Sau khi xác định tầm nhìn, việc tiếp theo là đặt ra các mục tiêu cụ thể cho mỗi danh mục. Các mục tiêu này phải được thiết lập sao cho phù hợp với tầm nhìn tổng thể và mang lại sự cải thiện đáng kể cho hiệu suất. Điều này đòi hỏi phải xác định rõ các thay đổi cần thực hiện để đạt được những mục tiêu này, cũng như các rủi ro cần được quản lý. Chúng ta cần phân loại và ưu tiên những mục tiêu này một cách hợp lý để đảm bảo hiệu quả cho doanh nghiệp.

Một số câu hỏi cần phải trả lời:

• Những thay đổi và cơ hội nào sẽ thúc đẩy hiệu suất được cải thiện
• Những rủi ro nào cần được giải quyết?
• Những mục tiêu ưu tiên nào có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động kinh doanh?

Bước 3: Xác định Chiến lược Danh mục (Define Category Strategies)

 

Ở bước này, việc phát triển chiến lược cho từng danh mục sẽ đảm bảo rằng các mục tiêu được định ra sẽ được thực hiện một cách hiệu quả. Việc xác định lợi ích kỳ vọng, tài nguyên cần thiết, rủi ro và cách quản lý chúng, cùng với các phương thức quản lý mối quan hệ và thực hiện, đóng một vai trò quan trọng.

Một số câu hỏi đặt ra:

• Chiến lược có căn cứ và những đề xuất có được hỗ trợ bởi nghiên cứu và phân tích không?
• Lợi ích đạt được là gì, sẽ được đo lường như thế nào, có tính thực tế và rõ ràng không?
• Lợi ích dự kiến có tương xứng với những rủi ro dự kiến và nguồn lực cần để thực hiện chúng không?
• Chiến lược có giải quyết hiệu quả các vấn đề kinh doanh và mục tiêu đã được xác định từ đầu không?

Bước 4: Triển khai Chiến lược Danh mục (Implement Category Strategies)

 

Bước tiếp theo là việc triển khai chiến lược vào thực tế. Trong giai đoạn này, chúng ta cần thực hiện các hoạt động cụ thể như xác định yêu cầu cụ thể cho dịch vụ hay sản phẩm, tìm kiếm và tương tác với nhà cung cấp, thực hiện đàm phán và thỏa thuận hợp đồng. Quá trình này đòi hỏi sự hiệu quả và hệ thống trong việc thực hiện các bước để đảm bảo rằng chiến lược được thực hiện một cách suôn sẻ.

Một số câu hỏi cần phải trả lời:

• Việc triển khai có diễn ra theo kế hoạch đã đề ra trong chiến lược không?
• Các mối quan hệ và cơ cấu hỗ trợ đã được xây dựng chưa?
• Hệ thống đo lường/điều báo hiệu suất đã được thiết lập chưa?
• Lợi ích đã được đảm bảo và thu thập chưa?
• Những rủi ro trong quá trình chuyển đổi đã được quản lý hiệu quả không?
• Các bên liên quan có hài lòng không?

Bước 5: Đo lường và Giám sát Chiến lược Danh mục (Measure & Monitor Strategies)

 

Để đảm bảo rằng chiến lược đạt được kết quả dự kiến, việc đo lường và giám sát hiệu suất thông qua các chỉ số quan trọng như KPIs hoặc SLAs rất quan trọng. Các hoạt động quản lý hiệu suất, giải quyết các vấn đề không tuân thủ, quản lý hợp đồng với nhà cung cấp, và duy trì quá trình quản lý rủi ro đều được thực hiện trong giai đoạn này.

Một số câu hỏi cần phải trả lời:

• Liệu chúng ta có quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và các bên liên quan nội bộ một cách hiệu quả không?
• Liệu chúng ta đã xác định và quản lý các rủi ro chưa?
• Chiến lược có đem lại những lợi ích dự kiến không?
• Liệu hiệu suất có được theo dõi không?
• Liệu các vấn đề có được quản lý và giải quyết một cách hiệu quả không?

Bước 6: Xem xét và Cải tiến Danh mục (Review Categories)

Cuối cùng, việc xem xét và cải tiến danh mục là cần thiết để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi. Việc tìm kiếm cơ hội cải tiến, học hỏi từ nguồn tri thức khác và liên tục đảm bảo sự phù hợp của chiến lược với mục tiêu kinh doanh chính là bước cần thiết để tổ chức luôn duy trì sự linh hoạt và sẵn sàng đối mặt với thách thức.

Một số câu hỏi cần phải trả lời:

• Chúng ta có các cơ chế để thực hiện cải tiến liên tục không?
• Chúng ta có các hành động và tổ chức (bên trong và bên ngoài) phù hợp để thực hiện sự thay đổi & cải tiến không?
• Liệu chúng ta có nhận thức về những thay đổi (nội bộ & bên ngoài) và định kỳ đánh giá xem chúng có thể đem lại rủi ro hay cơ hội không?
• Chiến lược danh mục (category strategy) có còn phù hợp với các nhu cầu và ưu tiên của tổ chức không?

Chu kỳ quản lý danh mục (Category management Cycle – CMC) không chỉ là một khung làm việc. Đây là một cách tiếp cận chi tiết và có thể điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy sự phát triển thông qua quản lý danh mục. Từ việc xác định phạm vi cho đến việc đảm bảo hiệu suất và cải tiến liên tục, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc định hình thành công bền vững cho tổ chức.

6 Gợi ý để có thể thực hiện thành công chiến lược quản lý danh mục

 

Chiến lược quản lý danh mục cần được phát triển theo thời gian, chính vì thế các nhà quản lý cần lên kế hoạch cho việc đánh giá lại. Dưới đây là một số mẹo giúp cho việc phát triển chiến lược quản lý danh mục trở nên hiệu quả hơn:

 

• Luôn nắm bắt tình hình thị trường và định vị được sản phẩm trên thị trường để tận dụng được các cơ hội tối ưu chi phí
• Thiết lập nhiều danh mục con từ danh mục lớn giúp triển khai chiến lược chi tiết và quản lý một cách hiệu quả (Ví dụ: nhóm văn phòng phẩm thành các cấp độ chi tiết với tiêu chí về loại, màu sắc,…)
• Chiến lược hợp tác với các nhà cung cấp trong các danh mục chiến lược và có nhiều rủi ro về cung ứng cần được xem xét ít nhất mỗi năm một lần
• Sử dụng các công cụ phù hợp để theo dõi và quản lý hiệu suất danh mục.
• Đảm bảo nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu và yêu cầu mới của chiến lược.
• Xem xét tác động từ nhà cung cấp nếu việc thực thi chiến lược mới gặp khó khăn hoặc thất bại.

Kết lại

 

Chu kỳ quản lý danh mục (Category management Cycle – CMC) không chỉ là một khung làm việc. Đây là một cách tiếp cận chi tiết và có thể điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy sự phát triển thông qua quản lý danh mục. Từ việc xác định phạm vi cho đến việc đảm bảo hiệu suất và cải tiến liên tục, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc định hình thành công bền vững cho tổ chức.

 

Nguồn: CIPS