Chiến lược Mua hàng giúp tối ưu chi phí doanh nghiệp hiệu quả

Chiến lược mua hàng đề cập đến cách tiếp cận theo kế hoạch trong việc mua vật tư cần thiết của một doanh nghiệp đồng thời mang đến tính hiệu quả về chi phí. Ngoài ra, chiến lược còn xem xét một số yếu tố và mốc thời gian đặt hàng, ngân sách, rủi ro và cơ hội, … với mục tiêu đưa ra chiến lược phù hợp.

Để phát triển một chiến lược mua hàng và tìm nguồn cung ứng hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp phải đánh giá về các mục tiêu, các nguồn lực và vật tư hiện có, ngân sách và thời gian. Thông qua việc đánh giá các yếu tố này, nhóm procurement sẽ có thể bắt đầu lập kế hoạch cho một chiến lược mua hàng hiệu quả và tối ưu hóa chi phí có thể cho công ty.

Điểm then chốt ở đây là việc đảm bảo mọi chi tiết của kế hoạch sẽ góp phần đạt được mục tiêu đã thiết lập của doanh nghiệp. Khi bắt đầu một chiến lược mua hàng tối ưu hóa chi phí cần thực hiện 7 bước:

Bước 1: Tiến hành phân tích nhu cầu nội bộ

Để bắt đầu, nhóm procurement sẽ cần đánh giá về hiệu suất hiện tại của toàn bộ chuỗi cung ứng nói chung và bộ phận mua hàng nói riêng. Sau đó xác định nhu cầu và mục tiêu trước khi phát triển chiến lược mua hàng. Điều này liên quan đến việc thu thập một số dữ liệu khác nhau. Mục đích của việc thu thập dữ liệu ban đầu là để đánh giá hiệu suất, tài nguyên được sử dụng, chi phí cho tất cả các bộ phận / chức năng trong tổ chức và dự báo tăng trưởng hiện tại.

Bước 2: Tiến hành đánh giá thị trường của nhà cung cấp

Trong bước này, nhóm procurement sẽ phải xác định các khu vực hay quốc gia tiềm năng là nguồn cung khả thi của nguyên liệu thô, linh kiện, hàng hóa thành phẩm hoặc dịch vụ cần thiết cho công tác vận hành của doanh nghiệp. Những yêu cầu cụ thể có thể sẽ dẫn đến việc giới hạn số lượng các quốc gia phù hợp. Chẳng hạn nếu một trong những nguyên liệu thô được sử dụng bởi doanh nghiệp chỉ có thể được tìm thấy ở một quốc gia thì các tùy chọn sẽ hẹp hơn nhiều.

Đối với các sản phẩm được sản xuất, việc lựa chọn nhà cung ứng sẽ rộng hơn vì sẽ nhiều quốc gia tiềm năng cung cấp các sản phẩm này. Ngoài ra, một điều cần lưu ý đó chính là dịch vụ có thể bị giới hạn bởi các yêu cầu công nghệ của tổ chức.

Xem thêm: Mô hình Kraljic và chiến lược mua hàng

Bước 3: Thu thập thông tin nhà cung cấp

Điều quan trọng ở bước này chính là doanh nghiệp phải lựa chọn nhà cung cấp kỹ lưỡng và cẩn thận. Việc nhà cung cấp không có khả năng đáp ứng các tiêu chí lựa chọn có thể dẫn đến tổn thất đáng kể cho tổ chức. Danh tiếng và hiệu quả kinh doanh của nhà cung cấp phải được đánh giá và xếp hạng cho doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quyết định của mình.

Báo cáo tài chính, báo cáo tín dụng và tài liệu tham khảo phải được kiểm tra cẩn thận. Nếu có thể, tổ chức nên sắp xếp để kiểm tra trang web của nhà cung cấp và nói chuyện với các khách hàng khác về kinh nghiệm của họ với nhà cung cấp. Việc khai thác thông tin từ các đại lý, những người quen thuộc với thị trường và các bên liên quan, cũng có thể có lợi cho quá trình này.

Các doanh nghiệp có thể chọn nhiều hơn một nhà cung cấp để tránh sự gián đoạn nguồn cung tiềm năng cũng như tạo ra một môi trường cạnh tranh. Chiến lược này cũng có hiệu quả đối với các doanh nghiệp đa quốc gia lớn và cho phép kiểm soát tập trung, nhưng giao hàng trong khu vực nhiều hơn.

Bước 4: Xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng / thuê ngoài

Dựa trên thông tin thu thập được trong ba bước đầu tiên, một tổ chức có thể phát triển chiến lược tìm nguồn cung ứng / thuê ngoài. Sau đây là các ví dụ về chiến lược tìm nguồn cung ứng:

• Mua trực tiếp: Gửi Yêu cầu Đề xuất (RFP) hoặc Yêu cầu Trích dẫn (RFQ) để chọn nhà cung cấp.
• Mua lại: Mua từ một nhà cung cấp mong muốn.
• Quan hệ đối tác chiến lược: Tham gia vào thỏa thuận với một nhà cung cấp được chọn.

Xem thêm: Thuê ngoài (Outsourcing) logistics có phải là một quyết định tối ưu?

Bước 5: Thực hiện chiến lược tìm nguồn cung ứng tối ưu chi phí

Chiến lược tìm nguồn cung ứng liên quan đến mua lại hoặc quan hệ đối tác chiến lược là chủ trương chính. Trong những trường hợp này, các nhà cung cấp có thể có các đặc điểm sau:

• Sự tham gia vào các hoạt động cốt lõi cho người mua, ví dụ như cung cấp nguyên liệu thô hạn chế cho sản phẩm cốt lõi, tiếp cận kiến ​​thức độc quyền bí mật cao
• Một trong số lượng hạn chế các nhà cung cấp có sẵn với thiết bị / công nghệ cụ thể và đội ngũ lao động lành nghề
• Một phần của chiến lược kinh doanh rộng lớn hơn

Để mua trực tiếp, các tổ chức có thể bắt đầu bằng Thư bày tỏ nguyện vọng (Expression of Interest – EOI), chuẩn bị RFP hoặc RFQ và thu hút giá thầu từ các nhà cung cấp tiềm năng được xác định là một phần của quy trình đấu thầu cạnh tranh. RFP nên bao gồm:

• Tài liệu chi tiết
• Thông số kỹ thuật sản phẩm hoặc dịch vụ yêu cầu
• Giao hàng và dịch vụ
• Tiêu chí đánh giá cơ cấu giá cả
• Điều khoản tài chính.

Bước 6: Đàm phán với các nhà cung cấp và chọn giá

Nhóm chiến lược procurement phải đánh giá phản hồi từ các nhà cung cấp và áp dụng các tiêu chí đánh giá của mình. Các nhà cung cấp đấu thầu có thể yêu cầu thông tin bổ sung để đưa ra giá thầu thực tế nhất và doanh nghiệp nên cung cấp thông tin này cho tất cả các nhà thầu từ đó giúp học có cơ sở phản hồi những thông tin mới trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Sau đó, nhóm procurement chiến lược sẽ đánh giá các đề xuất, báo giá hoặc giá thầu đã nhận và sử dụng các tiêu chí để lựa chọn ra một danh sách rút gọn của các nhà cung cấp để yêu cầu các bản đề xuất chi tiết hơn (nếu xem xét EOIs) hoặc chọn nhà cung cấp theo thứ hạng thứ nhất và thứ hai (nếu xem xét RFPs hoặc RFQ). Sau khi quá trình đánh giá hoàn tất, nhóm procurement chiến lược sẽ tham gia đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp được chọn.

Bước 7: Thực hiện kế hoạch chuyển đổi hoặc cải thiện chuỗi cung ứng theo hợp đồng

Các nhà cung cấp được chọn làm những đối tác chiến lược nên được mời tham gia thực hiện các cải tiến. Kế hoạch trao đổi phải được phát triển và một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu suất sẽ được xây dựng dựa trên việc sử dụng các chỉ số hiệu suất chính có thể đo lường (KPI). Điều này rất phù hợp trong giai đoạn đầu hợp tác với một nhà cung cấp mới. Kế hoạch chuyển đổi đặc biệt là công tác rất quan trọng khi có vấn đề cần chuyển đổi nhà cung cấp.

Cải tiến chuỗi cung ứng theo hợp đồng

Khi hợp tác với các nhà cung cấp mới, doanh nghiệp cần phải chuyển thông tin và thiết lập mối liên kết với các hệ thống liên lạc và logistics, cung cấp đào tạo và thậm chí cả tài sản vật chất cụ thể nếu cần. Việc thực hiện các chuyển đổi này cần có thời gian và chuyên môn để thiết lập và khởi động. Những kỳ vọng của doanh nghiệp trong khung thời gian này nên được thỏa thuận trong quá trình đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp.

Kế hoạch chuyển đổi

Việc chuyển đổi từ cung cấp dịch vụ nội bộ sang nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài có thể là một trong những khía cạnh rủi ro hơn của việc thuê ngoài ngay từ ban đầu. Việc chuyển đổi sang dịch vụ thuê ngoài được xử lý tối ưu không tạo ra các rủi ro tiềm ẩn và cách nhân sự trong doanh nghiệp cảm nhận nó là rất quan trọng. Sự minh bạch và chuẩn bị là chìa khóa cho khía cạnh này của chiến lược mua hàng tìm nguồn cung ứng phù hợp.

THAM GIA:CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM