CÁC BỘ PHẬN THAM GIA S&OP
S&OP là hoạt động mang tính chất tập thể theo từng giai đoạn và được cho là một trong những quy trình đa chức năng nhất trong tổ chức. S&OP yêu cầu đầu vào từ nhiều bộ phận như Kinh doanh, Marketing, Tài chính, Chuỗi cung ứng, Sản xuất, … Các thành phần của nhóm S&OP tại các tổ chức hàng đầu thường được thể hiện như mô hình sau:
Về mặt lý thuyết, mô hình này có ý nghĩa và khá hợp lý với hầu hết mọi doanh nghiệp, nhưng trong thực tế, đôi khi một số các chức năng của các bộ phận được thể hiện khá mờ nhạt hoặc hầu như không có đóng góp gì. Để có được sự tham gia đúng mức từ các bộ phận khác trong tổ chức đòi hỏi một số điều cần lưu ý.
- Đầu tiên, sự lãnh đạo từ trên xuống cần thể hiện rõ và nhấn mạnh về tầm quan trọng của S&OP đối với doanh nghiệp mà chủ yếu là trao đổi chi tiết vấn đề này với đội ngũ điều hành.
- Thứ hai, việc nói S&OP là hoạt động mang tính chất tập thể đồng nghĩa với việc mọi người phải tham gia hoạt động đó. Một quy trình S&OP hoạt động tốt đòi hỏi sự tham gia vào quá trình thực hiện các hoạt động và đầu vào cần thiết từ các phòng ban bộ phận khác.
- Cuối cùng, ta cần lưu ý việc cung cấp đầu ra có giá trị cho các thành viên trong nhóm. Một cách khách quan, mọi phòng ban đều bận rộn với các công việc của mình, vì vậy để khuyến khích các bộ phận đóng góp tích cực cho quá trình đầu vào của S&OP, chúng ta phải đảm bảo được các yếu tố đầu ra tạo ra các giá trị phục vụ cho chính các bộ phận đó. Hãy ghi nhớ khái niệm WIFM (what’s in it for me), nó sẽ giúp cho các bộ phận tham gia tích cực hơn vào hoạt động S&OP của tổ chức.
AI NÊN QUẢN LÝ S&OP?
Thách thức đối với quy trình thực hiện S&OP chính là ai sẽ thực hiện việc quản lý quy trình cũng như sự liên kết của các mục tiêu và những lợi ích đạt được. Mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều sẽ đặt câu hỏi rằng ai là người quản lý quy trình S&OP. Khi nhắc đến S&OP, doanh nghiệp cần một nhóm nhân sự để dẫn dắt quá trình và một nhóm nhân sự sở hữu quy trình S&OP.
- Đầu tiên, người quản lý quy trình S&OP thường là người phụ trách khâu lập kế hoạch của tổ chức, cụ thể là lập kế hoạch cung ứng. Tuy nhiên, các bộ phận kế hoạch thường khác nhau về cấu trúc, vì vậy đôi khi các nhà lập kế hoạch nhu cầu dẫn dắt quá trình. Do đó, trong các quy trình S&OP đạt hiệu quả cao, cấp quản lý về lập kế hoạch (nhu cầu hoặc cung cấp) thường sẽ là người dẫn dắt qui trình.
- Thứ hai, chủ sở hữu của quy trình thường phụ thuộc vào cấu trúc của một tổ chức, tuy nhiên thông thường là tổng giám đốc, giám đốc thương hiệu hoặc chủ tịch bộ phận / phó chủ tịch.
HIỆU QUẢ CỦA NHÓM
Hoạt động hiệu quả ở đây mang ý nghĩa là hoạt động trơn tru với ít sự nhầm lẫn và sai sót. Điều quan trọng là chúng phải phân biệt giữa một nhóm thực hiện công việc hiệu quả và các kỹ năng hoặc tài năng của những cá nhân trong từng bộ phận. Những kỹ năng và tài năng của một nhân viên chắc chắn là những yếu tố quan trọng góp phần vào thành công, nhưng để nói chúng góp phần cho hoạt động hiệu quả của nhóm thì chưa thể khẳng định hoàn toàn.
Vậy những điều làm cho các nhóm hoạt động hiệu quả là gì? Nhìn chung, nó liên quan đến các lợi ích, mục tiêu và làm thế nào nhóm hướng đến các mục tiêu đó. Đối với một nhà hàng, tất cả mọi nhân viên trong bếp đều cố gắng phục vụ khách hàng, cung cấp trải nghiệm thực phẩm và dịch vụ tốt nhất có thể. Trong một đội bóng, mọi người trong đội đang cùng nhau cố gắng giành chiến thắng bằng cách ghi điểm hoặc bằng cách ngăn đội khác ghi điểm. Trong cả hai tình huống trên đều có những mục tiêu và lợi ích chung khiến mọi người trong nhóm gắn kết với nhau.
Trong các tổ chức ngày nay, hiếm khi có các mục tiêu chung hoặc các lợi ích phù hợp giữa một tập thể nhóm đa dạng như S&OP. Do đó, nhóm S&OP thường phải mang gánh nặng trong việc phân loại và điều hướng những khác biệt này. Trong hầu hết các tổ chức ngày nay, có rất nhiều loại số liệu về hiệu suất (theo khu vực chức năng) và tất nhiên các thông số đó sẽ không phổ biến trên tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. Điều đó đồng nghĩa với việc sẽ hiếm có các lợi ích phù hợp hoặc số liệu quản lý chung gắn liền với các kế hoạch. Do đó, việc xác định các số liệu chung cho nhóm S&OP mà mỗi bộ phận và khu vực chức năng được đo lường và chịu trách nhiệm sẽ giúp hỗ trợ hiệu quả của nhóm nhờ vào việc tất cả bộ phận đi theo một mục tiêu chung và hiểu được giá trị của việc triển khai S&OP.
KẾT LUẬN
- S&OP là một hoạt động đòi hỏi vận dụng tất cả nguồn lực của tổ chức, vì vậy chúng ta phải đảm bảo tất cả các bộ phận đều đóng góp tích cực vào quy trình;
- Nâng cao nhận thức của nhân sự các bộ phận về tầm quan trọng của S&OP trong tổ chức và đồng thời cho họ thấy các giá trị mà S&OP tạo ra;
- Để quy trình S&OP đạt hiệu quả cao, cấp quản lý về lập kế hoạch (nhu cầu hoặc cung cấp) thường sẽ là người dẫn dắt qui trình;
- Điều cần lưu ý để tạo nên một nhóm hoạt động hiệu quả chính là tạo nên một mục tiêu chung có thể liên kết các thành viên trong tổ chức.
===========================
Seminar “Sales & Operations Planning: Consensus the Variability”
- For more information
- Date: Sunday, 28/09/2019
- Time: 8:30 am – 12:30 pm
- Location: VILAS Office, Floor 11, Hai Au Building, 39B Truong Son, Ward 4, Tan Binh District, HCMC
- Register here
Nâng cao vị thế chuỗi cung ứng gắn liền với chiến lược tài chính doanh nghiệp với Hội thảo SCSS_No.05/23 – Cost Management In Supply Chain: Strategies For Reducing Expenses And Maximizing Profitability
