Just In Time – Mô hình sản xuất tinh gọn trong chuỗi cung ứng

1. Thế nào là Just In Time?

Sản xuất Just in time là một triết học quản lý tập trung vào loại trừ những hao phí trong sản xuất bằng việc chỉ sản xuất đúng số lượng và kết hợp các thành phần tại đúng chỗ vào đúng thời điểm.

Nói cách khác, JIT là hệ thống sản xuất trong đó các luồng nguyên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm truyền vận trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết từng bước sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt. Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi để có đầu vào vận hành.

Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới. Các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bỏ. Điều này cũng đúng với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra cái mà khách hàng muốn.

Các dây truyền lắp ráp của hãng Ford đã áp dụng JIT từ những năm 1930. Cần nói thêm rằng Ford là người đi đầu trong việc áp dựng các dây truyền sản xuất. Tuy nhiên, phải đến những năm 1970, quy trình sản xuất theo mô hình JIT mới được hoàn thiện và được Toyota Motors áp dụng. Nó được phát triển và hoàn thiện bởi Ohno Taiichi của Toyota, người mà bây giờ được xem như cha đẻ của JIT. Taiichi Ohno phát triển những triết học này như một phương tiện nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng với thời gian nhanh nhất. Như vậy, trước đây JIT được sử dụng không chỉ để giảm bớt hao phí trong sản xuất mà còn chủ yếu để sản xuất hàng hóa sao cho hàng hóa đến tay khách hàng chính xác khi họ cần đến.

Chúng ta có thể tóm gọn chiến lược Just In Time trong một câu nói: sản xuất “đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm” nhằm mục tiêu “tồn kho bằng không, thời gian chờ đợi bằng không, chi phí phát sinh bằng không”.

2. Mục đích của JIT

Là nhằm giảm thiểu các những hoạt động không gia tăng giá trị và không di chuyển hàng tồn trong khu vực dây chuyền sản xuất như:

• Thời gian sản xuất nhanh hơn
• Thời gian giao hàng ngắn hơn
• Sử dụng thiết bị hiệu quả hơn
• Yêu cầu không gian nhỏ hơn
• Tỷ lệ sai lỗi sản phẩm thấp hơn
• Chi phí thấp hơn và lợi nhuận cao hơn.

 

Tại sao người ta lựa chọn chiến thuật JIT?

Những nhà sản xuất đại trà theo truyền thống “đẩy” bán thành phẩm từ khâu trên xuống khâu dưới và tới khách hàng bất kể yêu cầu thực tế là gì. Một kế hoạch tổng thể được đưa ra dựa trên một yêu cầu chung. Mỗi ngày, các bộ phận đều nhận kế hoạch sản xuất để sản xuất những chi tiết mà khâu lắp ráp sẽ cần trong vài ngày sau. Vì chuyển đổi trong sản xuất lâu nên sản xuất theo mẻ lớn là phổ biến.

Vào những thập niên 1970, phương pháp làm kế hoạch sản xuất thủ công được thay thế bằng chương trình kế hoạch cung ứng vật tư được vi tính hóa (MRP) – Material Requirements Planning . Một hệ thống MRP tốt có thể ít nhiều theo dõi được hàng tồn, yêu cầu mua vật tư và gửi kế hoạch cho từng xưởng biết kế tiếp sản xuất cái gì. Nhưng có vài vấn đề lớn, nếu vài chi tiết bị sót không nhập vào hệ thống khi chúng được sản xuất từ công đoạn này qua công đoạn khác, thì sai sót bắt đầu tích lũy. Hàng hư, máy không chạy được, chuyển đổi không theo kế hoạch, và những yếu tố bất ngờ trong sản xuất sẽ làm hệ thống yêu cầu nguyên vật liệu rối tung lên.

Vào những năm 1990s một phần mềm phức tạp và đắt tiền làm kế hoạch dự toán nguồn lực cho toàn xí nghiệp – ERP (Enterprise Resource Planning) được phát triển bao gồm kế hoạch sản xuất, giao nhận hàng, kế hoạch bảo trì, quản lý chất lượng và nhân sự. Kết quả là sau một thời gian ngắn người sử dụng nhận thấy là ERP không đáp ứng yêu cầu mong muốn nhất là trong lĩnh vực giao nhận hàng.

Chính vì vậy hệ thống JIT bao gồm định nghĩa luồng sản xuất và thiết lập khu vực sản xuất sao cho luồng nguyên liệu khi được đưa vào sản xuất được thông suốt và không bị cản trở, do đó giảm bớt thời gian đợi nguyên liệu. Điều này yêu cầu khả năng của các trạm làm việc khác nhau mà nguyên liệu đi qua tương ứng và cân bằng một cách chính xác như vậy những điểm “thắc cổ chai” trong dây chuyền sản xuất sẽ được loại trừ. Cơ cấu này bảo đảm rằng nguyên liệu sẽ được gia công mà không có việc xếp hàng hay ngừng lại chờ.

Khía cạnh quan trọng khác của JIT là việc sử dụng một hệ thống “kéo – Pull” để di chuyển những tồn kho xuyên qua dây chuyền sản xuất. Với một hệ thống như vậy, những yêu cầu của công đoạn tiếp theo sẽ điều chỉnh sản lượng của công đoạn trước đó. Vì vậy đối với JIT thật cần thiết để định nghĩa một quá trình nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc “kéo” các lô từ một công đoạn sang công đoạn kế tiếp.

Những lợi ích mà JIT mang lại cho nhà sản xuất là rất lớn:

• Giảm tối đa hiện tượng tồn kho, ứ đọng vốn.
• Giảm diện tích kho bãi.
• Tăng chất lượng sản phẩm.
• Giảm phế liệu, sản phẩm lỗi.
• Tăng năng suất nhờ giảm thời gian chờ đợi.
• Linh hoạt trong thay đổi qui trình sản xuất, thay đổi mẫu mã sản phẩm.
• Công nhân được tham gia sâu trong việc cải tiến, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm.
• Giảm lao động gián tiếp.
•  Giảm áp lực của khách hàng

3. Điều kiện áp dụng Just in time

• Áp dụng hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại.
• Đặc trưng quan trọng của mô hình Just in time: áp dụng những lô hàng nhỏ với qui mô sản xuất gần như nhau, tiếp nhận vật tư trong suốt quá trình sản xuất tốt hơn là sản xuất những lô hàng lớn rồi để tồn kho, ứ đọng vốn. Nó cũng giúp dễ kiểm tra chất lượng, giảm thiệt hại khi có sai sót.
• Luồng “hàng hóa” lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập chi tiết cho từng bước sao cho công đoạn tiếp theo thực hiện được ngay sau khi công đoạn trước hoàn thành. Không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi sản phẩm đầu vào.
• Mỗi công đoạn chỉ làm một số lượng sản phẩm / bán thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới.
• Người công nhân ở qui trình tiếp theo chính là khách hàng của qui trình trước đó.
• Họ có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu bán sản phẩm được chuyển đến trước khi thực hiện công việc của mình. Sản phẩm không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ ra khỏi dây chuyền và báo cho toàn Hệ thống để điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
• Sử dụng mô hình Just in time đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp. Tăng cường phân công lao động xã hội thông qua hợp tác với các Công ty liên kết.

Muốn Just in time thành công, Doanh nghiệp cần kết hợp đồng bộ nhiều biện pháp: áp dụng dây chuyền luồng một sản phẩm (sản phẩm được chuyển theo qui trình sản xuất chứ không theo bộ phận chuyên môn nhằm giảm thiểu chi phí vận chuyển), khả năng tự kiểm lỗi (công đoạn sau kiểm tra, nghiệm thu công đoạn trước), bình chuẩn hóa (phân bổ công việc đều mỗi ngày, không có ngày quá bận, ngày ít việc).

Just in time tuân theo một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Không sản xuất trừ khi khách hàng đã đặt hàng.
• Trung bình hóa yêu cầu của khách hàng và như vậy mọi nguồn lực trở nên trung bình hóa và ổn định trong toàn bộ nhà máy.
• Tất cả các công đoạn phải được thông tin nối với nhau bằng một công cụ quản lý bằng trực quan đơn giản – Kanba
• Tối đa tính linh động về nguồn lực và máy móc.

4. Công cụ hỗ trợ khi áp dụng Just In Time

Cùng với công nghệ thông tin hiện đại, Thẻ báo (Kanban) là phương pháp hỗ trợ hữu hiệu.

Kanban là hệ thống quản lí thông tin kiểm soát số lượng linh kiện trong từng qui trình sản xuất.

Mỗi Kanban được gắn vào hộp linh kiện khi chuyển qua từng công đoạn lắp ráp.

Công nhân ở công đoạn nhận linh kiện từ công đoạn trước phải để lại 1 Kanban đánh dấu việc chuyển giao số lượng linh kiện.

Linh kiện qua hết các công đoạn trong dây chuyền lắp ráp, Kanban đã được điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu và gửi ngược lại vừa để lưu công việc đã hoàn tất, vừa để yêu cầu cung ứng linh kiện tiếp theo.

Kanban được áp dụng theo 2 hình thức:

• Thẻ rút (Withdrawal Kanban): chi tiết chủng loại, số lượng linh kiện qui trình sau nhận từ qui trình trước.
• Thẻ đặt (Production – Ordering): chi tiết chủng loại, số lượng linh kiện qui trình sau phải thực hiện.

Công nghệ thông tin không thể thay thế con người.

Toyota đã cắt giảm 80 % lượng hàng tồn kho bằng cách chuyển từ hệ thống “Đẩy” sang hệ thống “Kéo” trên cơ sở áp dụng Thẻ báo – Kanban.

Như vậy chúng ta có thể thấy, cải tiến qui trình là cách tốt nhất kiểm soát kho.