Sales & Operations Planning – S&OP là công cụ thiết yếu trong quản lý chuỗi cung ứng để đạt được sự cân bằng giữa nguồn lực và trách nhiệm liên đới giữa các phòng ban, qua đó đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Trước hoạt động S&OP, doanh nghiệp sẽ cần phải tập hợp đầy đủ các thông tin về năng lực sản xuất hiện tại, tình trạng hàng tồn kho, dự báo nhu cầu theo thời gian. Bất kỳ hạn chế nào về nguồn lực sẵn có như khả năng vận hành kho bãi, tài chính, nhân sự; hoặc sai sót trong tổng hợp dữ liệu đều gây nên sự biến động trong đồng thuận về bộ dữ liệu chuẩn cho bộ phận bán hàng, Marketing, sản xuất, kho hàng, và cả chi phí đầu tư phát triển.
Vậy để chuẩn bị cho một quy trình S&OP thành công thì những yếu tố nào là cần thiết?
Những điều cần chuẩn bị trước S&OP:
Đánh giá Nhu cầu
Kết quả chính sau quy trình S&OP chính là quyết định về mức độ đáp ứng nhu cầu khách hàng với sản phẩm – dịch vụ của doanh nghiệp. Do đó, việc đánh giá nhu cầu thị trường từ khách hàng, nhà phân phối, đại diện kinh doanh và tiếp thị giúp chuẩn hóa hơn cho các kế hoạch vận hành. Ở bước này, ta thực hiện 2 giai đoạn chính
– Demand Sensing: Lên kế hoạch dự đoán những lỗi về dự báo và giải pháp khắc phục dự phòng
– Demand Shaping: Đưa bộ số nhu cầu thị trường của công ty vào buổi họp S&OP. Sau đó các phòng ban khác sẽ kết hợp các mục tiêu và khả năng của mình nhằm rút ra bộ số nhu cầu thị trường cuối cùng, phù hợp với năng lực của doanh nghiệp.
Đánh giá Nguồn cung
Một khi bộ số về nhu cầu thị trường được hoàn thiện, bộ phận cung ứng cần xác định khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. 2 yếu tố trọng tâm trong việc xác định khả năng phục vụ thị trường chính là: Tối ưu hóa tồn kho và sản xuất cũng như hoạt động mua hàng.
– Tối ưu hóa tồn kho: Tồn kho là khoản đầu tư tốn kém nhất, nhưng đồng thời là yếu tố giúp đáp ứng nhu cầu thị trường, tạo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ, đặc biệt là vào mua cao điểm.
– Kế hoạch sản xuất: Hoạch định nhu cầu giúp khả năng sản xuất và thu mua đáp ứng mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận dựa trên năng lực thực tế của doanh nghiệp.
Đánh giá sự cải tiến và chiến lược phát triển
Hoạt đông quản lý vòng đời sản phẩm là một yếu tố quan trọng khác mà các công ty cần suy xét thông qua 3 câu hỏi:
• Sản phẩm nào công ty nên tung ra thị trường?
• Khi nào công ty nên giới thiệu sản phẩm?
• Sản phẩm nào nên ngưng sản xuất?
Ba câu hỏi trên sẽ ảnh hưởng đến doanh số, sản xuất, tồn kho và tài chính. Việc ra mắt sản phẩm mới (New product introductions – NPI) là chìa khóa cho việc đánh giá khả năng cải tiến và phát triển của doanh nghiệp. Tuy vậy, việc thiếu dữ liệu lịch sử khiến doanh nghiệp lúng túng trong khi đề xuất kế hoạch vận hành cho sản phẩm mới. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá tính chất những “cải tiến” của mình nhằm đưa ra công cụ dự báo và kế hoạch phù hợp từ ban đầu.
Cân bằng khả năng Tài chính
Đây là bước then chốt nhất trong cả quy trình S&OP. Khi cung – cầu đã được xác đinh, trách nhiệm của Phòng tài chính cần rà soát năng lực của doanh nghiệp để khi theo đuổi các mục tiêu đề ra nhưng vẫn đảm bảo an toàn tài chính.
Đánh giá mức độ vận hành của Doanh Nghiệp
Mục tiêu cơ bản nhất của quy trình S&OP chính là kết thúc cuộc họp bằng kế hoạch vận hành lý tưởng với chiến lược của doanh nghiệp. Bước này đề cập các danh sách hoạt động cụ thể nhằm triển khai kế hoạch đề ra. Ngoài ra, các đánh giá cần bao quát cả những rủi ro có thể xảy ra trong chuỗi cung ứng:
- Rủi ro về chất lượng
- Độ tin cậy của nhà cung ứng
- Thời điểm nhu cầu tăng cao hoặc hạ thấp
- Sự lỗi thời so với thị trường
