Phân biệt Procurement, Sourcing và Purchasing

Trong lĩnh vực Quản trị Chuỗi cung ứng, có những khái niệm tưởng như rất quen thuộc nhưng không phải ai cũng hiểu hết nội hàm của nó. Đơn cử là 3 khái niệm thuộc phòng ban mua hàng: Purchasing, Sourcing và Procurement. 3 khái niệm này thường được sử dụng thay thế cho nhau và được hiểu theo nghĩa là mua hàng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự thật là cả 3 đều hướng đến mục tiêu cuối cùng là mua hàng, nhưng chúng lại khác nhau về ý nghĩa và cách thức hoạt động. Hiểu đúng 3 thuật ngữ này giúp xác định phạm vi công việc của mình một cách hiệu quả nhất.

Về cơ bản, hoạt động Mua hàng là một hoạt động không thể thiếu của một doanh nghiệp sản xuất nói riêng và trên phạm vi một chuỗi cung ứng nói chung. Một số doanh nghiệp thành lập Phòng Mua hàng trực tiếp thực hiện nghiệp vụ, một số thì sử dụng dịch vụ thuê ngoài. Dù với hình thức nào thì để đảm bảo sự lưu chuyển hiệu quả của dòng hàng hoá, dòng thông tin và dòng tài chính, doanh nghiệp bắt buộc phải có bộ phận phụ trách mảng Mua hàng.

Procurement

Quá trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng và duy trì hoạt động mua hàng gọi chung là Procurement. Đối tượng của hoạt động “Procurement” ở đây có thể là các nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần cho quá trình sản xuất thành phẩm, hoặc trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất, hoặc là những hàng hoá hoặc dịch vụ cần thiết để duy trì hoạt động của công ty. Quy trình Procurement cũng bao trùm các hoạt động:

Lên kế hoạch mua hàng (Planning),
Tìm kiếm nguồn hàng (Sourcing),
Lựa chọn nhà cung cấp (Supplier Selection),
Đàm phán về giá và các điều khoản (Negotiation),
Ký kết hợp đồng và Chuyển giao (Transaction and Contract management),
Đo lường hiệu quả của nhà cung ứng (Supplier Performance Management),
và Duy trì tính ổn định của việc cung ứng (Supplier Sustainability Issues).

Sourcing

Nói đến Sourcing là nói đến các khâu đầu tiên trong chuỗi Procurement, Sourcing đề cập đến những hoạt động đầu vào bao gồm tìm kiếm và đánh giá hiệu quả nhà cung ứng để tiến tới thoả thuận. Hoạt động Sourcing quan tâm đến việc làm thế nào để chọn được đúng nguôn hàng với những tiêu chí mà doanh nghiệp đưa ra như chi phí, số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm và tính chiến lược trong việc hợp tác lâu dài với nhà cung ứng.

Việc tìm kiếm nhà cung ứng mang tính chiến lược rất cao, người làm Sourcing luôn ở trong tâm thế làm sao để cân bằng giữa chi phí và chất lượng sản phẩm cũng như lợi ích của doanh nghiệp. chi tiêu cho nguyên vật liệu càng ít, thì tỷ suất lợi nhuận cho doanh nghiệp càng tốt.Tiết kiệm chi phí là điều quan trọng, nhưng nếu chỉ quan tâm về giá mà thì sẽ rất dễ bỏ quên chất lượng của sản phẩm.

Purchasing

Là một “tập hợp con” của Procurement, thuật ngữ Purchasing thường được sử dụng với tầng ngữ nghĩa hẹp hơn. Purchasing đơn giản là hoạt động thuần tuý mua một loại hàng hoá và dịch vụ nào đó, nhận hàng và thanh toán – do đó Purchasing giới hạn trong chức năng giao dịch là chủ yếu. Hoạt động Purchasing hiệu quả là hoạt động đảm bảo được các yếu tố: chi phí thấp, thời gian cung ứng nhanh, chất lượng chuỗi cung ứng được cải thiện. Một quy trình mua hàng điển hình bao gồm:

Nhận yêu cầu mua hàng
Tạo và phân phối đơn đặt hàng
Nhận sản phẩm / dịch vụ
Đảm bảo chất lượng của sản phẩm / dịch vụ đã nhận
Thu xếp thanh toán cho nhà cung cấp

THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM

Nói tóm lại, khái niệm Procurement là khái niệm chung nhất và hoàn thiện nhất, bao trùm lên hai khái niệm Purchasing và Sourcing, và tất cả chúng đều là những hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy vào quy mô và tính chất của từng doanh nghiệp, từng ngành hàng mà Purchasing, Sourcing hay Procurement không có sự tách biệt, chúng thường được gọp chung lại và được hiểu là hoạt động mua hàng. Chúng tôi hy vọng việc nắm vững ý nghĩa và phạm vi sử dụng của các thuật ngữ này sẽ giúp cho công việc của các bạn được thuận lợi hơn.